Žinoma, iššūkių išlieka – sunku, sudėtinga, kažkam neįprasta, bet tenka tą priimti. Laukti, kad greitai viskas pasibaigs ir grįš į senas, įprastas vėžes, tikrai nebereikia. O ir darbuotojai, išmokę dirbti iš namų, nebūtinai norės to visiškai atsisakyti.
Pasitikėjimas, o ne kontroliavimas
Ne vienas vadovas greičiausiai vis dar sprendžia pasitikėjimo klausimą: kaip patikrinti, ar darbuotojas, būdamas namie, tikrai dirba ar tiesiog žiūri filmus? Ar yra būdų, kaip tą patikrinti, galiausiai, ar iš tiesų reikia tą tikrinti, kaip neperlenkti lazdos?
Stebuklų nebūna ir, jeigu iki šiol vadovas nelabai pasitikėjo savo darbuotojais, tai jam, ko gero, bus sunku pradėti pasitikėti jais dabar. Jis ieškos būdų, kaip kontroliuoti, ir kyla dvi rizikos: arba hyper kontroliuos, kas labai apsunkina bendrą darbą ir paprastai demotyvuoja darbuotojus, arba ieškos kokių nors unikalių kontrolės būdų ir vis tiek bus nepatenkintas, kad nemato, ar darbuotojas tikrai dirba.
Tokia kontrolės nuostata gali tapti netgi pavojinga. Jeigu mes nesusitariame dėl bendrų tikslų, jei iki tol žmogus nelabai žinojo, kaip savarankiškai atlikti vieną ar kitą užduotį, nes visą laiką buvo kontroliuojamas, tai pradėjęs dirbti per atstumą toks darbuotojas gali susidurti su nemenkais sunkumais, kadangi nežinos, kokį žingsnį gali žengti be vadovo nurodymų. Tuo pačiu ir vadovui bus itin sudėtinga, nes juk neįmanoma kontroliuoti visų vienu metu. Vadovui kyla įtampa, ji persiduoda komandai, o tai gali sąlygoti įvairiausius konfliktus.
Šiuo atveju svarbiausia rekomendacija – išnaudoti šį – būtinojo nuotolinio darbo – laiką žmonių savarankiškumui ir abipusiam pasitikėjimui auginti. Beje, tikrai nemažai vadovų labai sėkmingai tą išnaudojo. Kada, jeigu ne dabar galime pamatyti, kiek žmonės patys daug gali?
Aiškus susitarimas dėl darbų atskaitomybės
Apskritai „kontroliavimo“ sąvokos galbūt vertėtų netgi atsisakyti. Jeigu mes vietoje jos vartotume sąvoką „atskaitomybė“, turbūt viskas būtų konstruktyviau. Jeigu vadovas su darbuotoju iš anksto aptaria, kokios yra darbuotojo atsakomybės, kokie jo uždaviniai tam tikru laikotarpiu, taip pat susitaria, kaip darbas turėtų būti atliktas, kokie rodikliai reikš, kad jis padarytas tinkamai: kokybė, kiekis, terminai, klientų atsiliepimai, skaičiai ar kas kita, susitaria, kada bus aptarta, kaip darbuotojui sekasi, tai ir bus tokia atskaitomybė, kuri pakeičia kontrolę.
Šiomis dienomis žvelgiant į ekspertų rekomendacijas sėkmingai lyderystei dirbant nuotoliu, galima pastebėti, kad nemaža dalis jų yra apie tai, kad vadovas suteiktų galimybių lankstesniems darbo atlikimo būdams. Galbūt darbuotojas norėtų pabandyti naują užduotį nuo A iki Z įgyvendinti savarankiškai. Jam tai būtų iššūkis, tuo pačiu – žingsnis į priekį. Gal netgi vadovas pats gali tai pasiūlyti, padrąsinti. Pasilikę laiko rezervą iki galutinio termino, turėsite galimybę koreguoti, jeigu bus toks poreikis.
Taip pat svarbu nepamiršti, kad dalis žmonių, dirbdami iš namų, tikrai turi sudėtingesnes sąlygas negu būdami ofise. Gal šiuo metu pradinukas, sėdintis prie kito kompiuterio ar prie planšetės, prašo mamos, kad jam padėtų? Vadovui, ko gero, nėra didelio skirtumo, ar užduotis bus atlikta be penkių, ar penkios po. Ir galbūt galime nereikalauti anksčiau nusistovėjusio tikslumo. Žinoma, kiekvienas atvejis individualus ir šioje vietoje nekalbame apie piktnaudžiavimą. Svarbu susikalbėti – iš anksto abipusiai suderinti darbus bei jų atlikimo terminus ir kitus rodiklius.
Gerbti darbo ir asmeninį laiką
Nemažai tyrimų rodo, kad įsitraukę darbuotojai, dirbdami iš namų, yra linkę dirbti maždaug 23-28 proc. daugiau nei įprastai. Kitaip sakant, žmonės dirba papildomas valandas. Dabar kaip niekad dažniau pasireiškia technologinis nuovargis, nemigos, pervargimo ir perdegimo grėsmės. Nuvagiamas laikas iš šeimos, aukojamas poilsis.
Šiuo atveju, išryškėja dvi svarbios žinutės. Pirmiausia, kiekvienas vadovas turėtų galvoti apie tai, ar mes, kaip organizacija, sudarome žmogui galimybę pailsėti. Antra, jeigu yra rizika, kad žmonės persidirba, būtina imtis papildomų priemonių, kad padėtume darbuotojams susitvarkyti ir tokiu būdu išvengtume perdegimo sukeltų pasekmių – klaidų, kritusio darbingumo, sumažėjusio pasitenkinimo darbu ir kita.
Yra organizacijų, kuriose įvesti aiškūs susitarimai, kad sutartu laiku tam tikros serverio dalys yra nenaudojamos, nepasiekiamos, kad vadovai būtų ramūs, jog darbuotojai tikrai ilsisi. Taip pat vertėtų leisti nebūtinai visais atvejais prisijungti prie susirinkimų, ypač jei informacija bus išplatinta raštu. Rekomenduojama priimti taisyklę, kad pietų metu nebūtų planuojami susitikimai. Leisti žmogui turėti „aš esu nepasiekiamas“ laiką: darbo metu nusimatyti laiką, skirtą susikaupti, susikoncentruoti dirbant prie tam tikrų projektų, kuomet kolegos ir vadovai mato, jog šiuo metu darbuotojas negali kalbėti ar kitaip operatyviai sureaguoti.
Dar viena iš rutinų, kurią organizacijos yra įsivedusios, kai nebetenka galimybės su visais darbe „check in‘ą“ padaryti, tai padaryti „check out‘ą“. Tai reiškia, kad susitaria komandoje, kad žmogus, kai baigia darbą, parašo: „šiandien savo darbą baigiau“, ir jo trukdyti nevalia.
Kasdienis ryšio palaikymas
Iki išėjimo dirbti nuotoliu mes, patys to nejausdami, kasdien susitikdami palaikydavome ryšį „žmogus-žmogus“: susitikdavome virtuvėlėje ar lifte, eidavome drauge pasivaikščioti per pertraukėlę ar papietauti, prasilenkdami koridoriuje apsikeisdavome trumpomis frazėmis. Dabar viso to neturime. Galbūt ne kiekvienas aiškiai įsisąmoniname, kad to mums trūksta – tiesiog kyla vienišumo, atskirumo jausmas. Vadovo uždavinys – rasti būdus, kaip tą atskyrimo jausmą sumažinti.
Jei organizacijoje buvo įprasta, kad vadovas su komanda ar kiekvienu darbuotoju atskirai bendrauja kasdien, rekomenduotina tokį ritmą išlaikyti ir dirbant nuotoliu. Patariama, kad kartą per dieną vadovas su pavaldiniu kontaktą būtinai turėtų. Jis gali būti ir labai trumpas: susirašyti žinute, pasimatyti gyvai per ekraną, susiskambinti. Viskas priklauso nuo darbo pobūdžio ir nuo įprastų bendravimo būdų. Rekomenduojama dažninti individualių vadovų ir darbuotojų susitikimų skaičių, negu tai darydavote gyvai, ir siekti, kad jie būtų su vaizdu. Dar viena paprasta rekomendacija – susirašinėjimo metu naudokite daugiau įvairių „emocijų“, „veidukų“ – nematant vieniems kitų ir negirdint intonacijos, tai padės išlaikyti emocinį santykį.
Svarbu, kad vadovas matytų, jaustų situaciją, ir, žinoma, galėtų pasikalbėti ne tik apie darbą. Turėkite taip vadinamų „small talks“ arba „kavagėrių“, kuomet kalbėsitės apie „orą ir bites“, apie savaitgalį perskaitytą knygą ar pamatytą filmą, o galbūt – nueitus kilometrus. Tikslas – palaikyti žmogišką ryšį, o ne tik darbinį. Tai padės geriau suprasti darbuotojo nuotaiką, savijautą, sudarys sąlygas jam išsakyti rūpesčius, jeigu tokių kilo. Žinodami situaciją, galėsite priimti tinkamus sprendimus.
