Paprastai, kai įmonėje yra įdiegta efektyvi darbuotojų valdymo ir pamainumo planavimo sistema, esminių nesklandumų atostogaujant vienam ar kitam darbuotojui nekyla.
Tačiau yra viena išimtis – atostogų išeinant įmonės vadovui dažnai susiduriama su problemomis, kylančiomis todėl, kad vadovo atostogoms nėra tinkamai pasirengiama.
Į ką reikėtų atkreipti dėmesį išleidžiant įmonės vadovą atostogų ir ką turėtų žinoti jį pavaduojantis asmuo?
LR įstatymuose numatoma, jog darbuotojai turi teisę į atostogas, o Darbo kodeksas detalizuoja atostogų suteikimo, jų skaičiavimo ir apmokėjimo darbuotojams ypatumus.
Nors pagal Lietuvos teisės aktus įmonės vadovas yra laikomas specialiu subjektu, kuriam taikomi aukštesni veiklos ir atsakomybės standartai nei eiliniam bendrovės darbuotojui, visgi tam tikros darbo teisės normos, įskaitant ir socialines garantijas bei atostogas, įmonės vadovui yra taikomos.
Aptarkime svarbiausius pasiruošimo vadovo atostogoms aspektus, į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.
Pirma, teisingas dokumentų įforminimas. Priklausomai nuo to, kam priklauso teisė išleisti vadovą atostogų (akcininkas/-ai, valdyba, pats vadovas savo įsakymu) pagal galiojančią įmonės vidaus tvarką, turi būti atitinkamai įforminti dokumentai, kuriuose rekomenduotina aiškiai nurodyti tikslų atostogų laikotarpį ir įvardyti pavaduojantį asmenį.
Antra, pavaduojančio asmens paskyrimas. Pavaduojantis asmuo gali būti paskirtas tiek lokaliniu teisės aktu (vadovo įsakymu, valdybos sprendimu), tiek tai gali būti numatyta pareigybių aprašyme (vadovo ir/ar pavaduojančio darbuotojo).
Minėtuose dokumentuose gali būti numatyta ir pavaduojančio asmens teisių apimtis (arba apribojimai). Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad pavaduojančiu asmeniu negali būti akcininkas, jei šis nėra ir įmonės darbuotojas, mat Lietuvos įstatymuose įtvirtinta nuostata, kad visais atvejais pavaduojantis asmuo turi būti įmonės darbuotojas.
Trečia, darbo užmokestis už vadovo pavadavimą. Tuo atveju, jeigu pavaduojančio asmens pareigybių aprašyme be kitų tiesioginių pareigų yra nustatyta pareiga pavaduoti vadovą jo atostogų, ligos ir kitais laikotarpiais, papildomas darbo užmokestis jam nepriklauso.
Kitais atvejais, kai pareigybių aprašyme tokios nuostatos nėra, vadovą pavaduojantis asmuo galėtų pretenduoti į didesnį darbo užmokestį, atitinkantį vadovo užmokestį.
Ketvirta, preliminarus darbų sąrašas ir pareigos tretiesiems asmenims. Net ir nesant vadovui, įmonė turi veikti ir vykdyti įvairias pareigas tretiesiems asmenims. Todėl siekiant išlaikyti efektyvią ir nepertraukiamą įmonės veiklą, rekomenduotina iš anksto numatyti, kokie projektai ar sandoriai galėtų patekti į vadovo nebuvimo laikotarpį, ir pasirūpinti reikalingais akcininkų ar valdybos sprendimais, taip pat ir notariniu įgaliojimu pavaduojančiam asmeniui tam atvejui, jeigu, pavyzdžiui, tektų pirkti/parduoti vertybinius popierius ar nekilnojamąjį turtą arba pasirašyti kitus sandorius, kuriems reikalingas notarinis patvirtinimas.
Jei įmonės vadovui išėjus atostogų, jį pavaduojantis asmuo nėra paskiriamas, tokiu atveju įmonės veikla, kuriai reikia vadovo įgaliojimų (sutarčių pasirašymas, įsakymai, įvairūs priėmimo-perdavimo aktai, įgaliojimai) yra paralyžiuojama, nes neįgaliotas asmuo tokių veiksmų vykdyti negali, nebent įmonėje yra išduota prokūra.
Penkta, preliminarus darbų sąrašas įmonės viduje.
Svarbu iš anksto įvertinti, kokie netipiniai veiksmai vadovo pavadavimo metu įmonės viduje galėtų įvykti – pavyzdžiui, vadovą pavaduojančio asmens komandiruotės, naujų darbuotojų priėmimas ar esamų darbuotojų atleidimas.
Neįvertinus šių situacijų, įmonėje gali kilti rimtų keblumų. Tarkime, jei buhalteris ar skyriaus vadovas paduoda prašymą išeiti iš darbo pieš 14 darbo dienų, kaip reikalauja Darbo kodeksas, o atėjus jo paskutinei dienai, kai reikia perduoti turtą/kasą (buhalterio išėjimo atveju), paaiškėja, kad vadovas atostogauja, pavaduojantis asmuo, nežinodamas informacijos, patenka į keblią situaciją – jam tenka pareiga pasirašyti įvairius apskaitos dokumentus, darbo sutarties nutraukimą. Tad šias rizikas geriau įvertinti iš anksto ir joms pasirengti.
Šešta, atsakomybė už žalą, atsiradusią vadovo pavadavimo metu. Norint išvengti neigiamų pasekmių ir nepatogumų tuo atveju, jeigu vadovo pavadavimo metu įmonei būtų padaryta žala, reikėtų iš anksto pasirūpinti pavaduojančio asmens materialinės atsakomybės sutartimi.
Galioja bendra taisyklė, kad jei vadovas įstatyme nustatytas jam pareigas perduoda kitam valdymo organui ar asmeniui be teisinio pagrindo ar nesilaikydamas teisės aktų reikalavimų, tai vadovas nėra atleidžiamas nuo pareigos atlyginti žalą bendrovei, kuri atsirado dėl šių pareigų pažeidimo.
Tokiu atveju atsakomybė galėtų būti taikoma solidariai tiek vadovui, tiek jį pavaduojančiam asmeniui.
