Dar įdomiau, kai veiklos valdymo procesai iki šiol turi atestacijos pavadinimą arba jos prieskonį. Tradicinis veiklos valdymo procesas, koks iki šiol buvo aprašinėjamas personalo valdymo vadovėliuose, atrodo taip: darbuotojas su vadovu, įvertinę praėjusius metus, pakalba apie ateinančius metus ir sukerta rankomis. Tada metų eigoje prisimena, ką buvo susitarę, ir peržiūri, arba ne – kaip čia spėti, kai tiek darbų aplink. Bet koks stabtelėjimas metų eigoje tampa prabangos dalyku. Metai prabėgami finišo link kaip maratone, tuomet metų pabaigoje vėl susėdama – peržiūrima, jei randama ir prisimenama, kas buvo sutarta, draugiškai pritariama, kad daug kas jau neaktualu, padiskutuojama, įvertinama ir vėl suplanuojama.
Ir neretai apninka savotiškas tuštumo jausmas – kam visa tai? Laiko tiek įdėta, o naudos?! Pažįstama? Norint to jausmo išvengti, siūlau kelias įžvalgas iš savo patirties – į ką verta atkreipti dėmesį ir ko geriau tikrai vengti.
Bėgant ilgą distanciją – sveika ir stabtelėti
Atvertus pirmą pasitaikiusį verslo leidinį arba nuėjus į vadybos konferenciją, vieni pagrindinių akcentų yra aplinkos dinamiškumas, didelis greitis, būtinybė organizacijoms prisitaikyti ir gebėjimas greitai keistis. Kyla natūralus klausimas – kodėl mes, viena ranka maišydami nuolatinių pokyčių sriubą, vis dar tikime, kad metiniai veiklos valdymo procesai yra efektyvūs?
Žinoma, vienas iš pasirinkimų yra atskirti realybę nuo proceso – realybė teka savo vaga, procesas savo. Sutirštinus spalvas tai jau primintų ne vieną populiarų serialą apie absurdiškas realybes iš biurų gyvenimo. Kitas pasirinkimas – priimti iššūkį ir stengtis, kad įmonės veiklos valdymas taptų mūsų kasdienybės dalimi. Kad taptų toks natūralus, jog mes jau nesuvoktumėme jo kaip atskiro proceso.
Kaip tai padaryti? Vieno ir paprasto atsakymo, žinoma, čia negali būti, bet sąmoningas noras to siekti jau yra labai sveikintinas dalykas. Tad besirengiant bėgti ir pradėjus bėgti ilgesnes distancijas svarbu turėti nuolatinius tarpinius stabtelėjimus. Kad būtų galima ramiai apsižvalgyti, kur esi, ir susivokti, kur laukia kitas atžymos taškas.
Darbuotojų vertinimas – ar naudinga?
Natūrali veiklos valdymo proceso dalis yra ir darbuotojų vertinimas. Juk taip smagu yra visus sugrupuoti ir sudėlioti į lentynėles. Tuomet viskas aišku, tuomet saugu, nes kiekvienas turi savo etiketę. Darbuotojų vertinimas naudingas tiek, kiek tai yra priemonė dalintis grįžtamuoju ryšiu ir padeda aptarti, kaip mums sekasi. Vertinimas turi būti sutariamas arba bent jau labai rimtai aptariamas, o ne vienašališkai nusprendžiamas.
Tačiau ar tikrai tikime, kad visus darbuotojus galime suskirstyti pagal „normalinio“ pasiskirstymo skalę? O gal valdydami šiuolaikines darbuotojų ugdymo galimybes ir pasiekę aukštą vadybos lygį sugebėtume išugdyti daugumą tinkamoje vietoje įdarbintų darbuotojų?
Man daug priimtinesnis yra antrasis teiginys. Su šypsena pagalvoju, kas būtų, jei, tarkim, turėtumėme užduotį įvertinti ir sukategorizuoti savo šeimos narius. Arba draugus. Tad nors mokyklų praktikos mums ir lengvai suprantamos, tačiau klausimas peršasi savaime – ar dar ilgai jos turi būti taikytinos šiuolaikinėse organizacijose.
Kada veiklos valdymas yra prasmingas?
Žinoma, didelėse organizacijose be tam tikros struktūros ir rėmo suvaldyti veiklą yra sudėtinga. Būtų naivu tikėtis, kad pora tūkstančių darbuotojų viską supras kaip vienas, patys išsiaiškins, ką jiems daryti, ir tai atliks puikiai, kad pateisintų organizacijos lūkesčius ir poreikius.
Tad kažko reikia. O ko? Iš patirties galiu pasakyti, jog veiklos valdymo procesas organizacijoms naudingas ir prasmingas, jei jis padeda nustatyti kryptį visoje organizacijoje ir įprasminti kiekvieno darbuotojo veiklą. Jei leidžia akimirkai sustoti, ramiai pagalvoti ir visoje organizacijoje visiems sutarti dėl tikslų, tobulėjimo ir ambicijų. Jei padeda suprasti – kaip sekasi ir kokie mūsų pačių norai. Jei leidžia geriau pažinti organizaciją – jos darbuotojų potencialą ir įmonės veiklą. Jei galime juo naudotis kaip įrankiu kasdien, palaikydami gyvus, greitus ir savalaikius susitarimus. Ir jei naudodamiesi tuo procesu jaučiame, jog organizacijoje dirbame prasmingai.
Baigdama dar norėčiau grįžti prie šeimos metaforos. Šeimose mes dažnai laikomės nerašytų tradicijų, kaip sutariame dėl įvairių dalykų ir kaip dalinamės savo jausmais bei patirtimis. Tad veiklos valdymas galėtų būti suvokiamas kaip analogiška praktika organizacijoje – tai buvimas kartu, kuomet susivienodiname savo požiūrius ir vertybes. Žinoma, kartais galime ir nesutarti. Bet tai tik ženklas, kad reikia dar vieno, gilesnio pokalbio.