Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?

 (5)
Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

www.DELFI.lt
Parašykite savo komentarą
arba komentuokite anonimiškai čia
Skelbdami komentarą, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Skaityti komentarus Skaityti komentarus
 
Naujienų prenumerata

Karjera

Kaip suvaldyti stresą ir nuveikti daugiau?

Stresas – neišvengiama verslo dalis. Nepaisant didelio atlygio, gali būti labai sunku nekreipti dėmesio į spaudimą, kurį siunčia Jūsų vadovaujamos įmonės. Verslui plečiantis įdarbinama vis daugiau darbuotojų, todėl atsakomybės jausmas tik išaugs ir būtinai iššauks nerimą.

Ar magistro studijos gali atverti kelius į sėkmingą karjerą? (4)

Daugeliui abiturientų Lietuvoje klausimų, ką veikti baigus mokyklą, paprastai nekyla. Didžioji dalis jų toliau siekia žinių ir stengiasi įgyti išsilavinimą vienoje iš Lietuvos ar užsienio aukštųjų mokyklų.

5 taisyklės, užtikrinančios virtualaus susitikimo sėkmę

Bendravimas ir ryšių palaikymas, tai esminiai aspektai, užtikrinantys verslo sėkmę. Kartais gali būti sudėtinga palaikyti santykius su žmonėmis gyvenančiais kitoje laiko zonoje ar net kitam žemyne. Spartus naujųjų technologijų tobulėjimas, gali itin prisidėti prie ryšių palaikymo galimybių.

Kaip nerimas veikia mūsų sveikatą? (12)

S. Freudo epochoje pagrindinė liga buvo isterija, o mūsų laikų psichologiniu sutrikimu galima vadinti nerimą, sako psichiatrė Rima Samušytė. Psichologas Dima Kuniskis teigia, kad tai, kaip išgyvenimai paveiks organizmą, priklauso nuo silpnosios žmogaus vietos – ar nukentės virškinimo sistema, ar širdies ir kraujagyslių sistema, ar vystysis onkologiniai susirgimai.

Ką sako mumyse gyvenantys vidiniai drakonai (6)

Baisusis drakonas yra vienas svarbiausių pasakų gyvūnų. Jis įkūnija blogį ir chaosą, kai žmogui grasina ne tik išorinės gamtos jėgos, bet ir jo paties laukiniai instinktai.