Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?

 (5)
Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

www.DELFI.lt
Parašykite savo nuomonę
arba diskutuokite anonimiškai čia
Skelbdami savo nuomonę, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Rodyti diskusiją Rodyti diskusiją
 
Naujienų prenumerata

Karjera

5 pamokos, kurių šiuolaikiniam vyrui verta pasimokyti iš Spartos karių (18)

Šiandien nebereikia nudobti mamuto, kad išlaikytum šeimą sočią. Naujus pavidalus įgavo priešai ir plėšrūnai, pasikeitė socialiniai lyčių vaidmenys. Iš vyro neretai vis dar reikalaujama būti stipriam, kad būtų galima pasislėpti kaip už mūro, bet tuo pačiu būti rūpestingu ir dėmesingu, būti principingu, fiziškai tvirtu, finansiškai apsirūpinusiu, bet kartu ir leisti daugiau laiko su šeima, kalbėtis, rūpintis savo išvaizda ir įdomiai leisti laisvalaikį.

10 kasdienių dalykų, kurie padeda lavinti smegenis (5)

Protas yra didžiausias mūsų turtas. Visi tai žino, ir tai yra šventa tiesa. Protas pernelyg vertingas, kad jį beatodairiškai švaistytume. Juo reikia rūpintis. Pateikiame sąrašą 10-ies dalykų, kuriuos galima daryti kasdien, kad pasirūpintumėte savo smegenimis.

Kaip įveikti psichologinę krizę?

Artimojo mirtis ar savižudybė, santykių nutrūkimas, patirta prievarta, tėvų skyrybos, darbo ar socialinio statuso netekimas, žinia apie sunkią ir nepagydomą ligą – tai vienos dažniausiai pasitaikančių priežasčių, kurios priverčia žmogų jaustis bejėgiu, pasimetusiu, nebežinančiu, ką daryti, ir kaip iškilusius sunkumus įveikti. Tokią situaciją psichologai vadina psichologine krize, kurią reikia spręsti nedelsiant, sakoma pranešime spaudai.

Asmenukių kiekis socialiniuose tinkluose gali pranešti apie psichologines problemas (3)

Nuotraukos prie žydinčių sakurų, triukšmingo vakarėlio akimirkos, tobula šypsena į jūrą besileidžiančios saulės fone, viena šukuosena, kita, ryškiai raudonos lūpos, paskui – oranžinės, kabantys auskarai vienokie, kitokie, kadras lovoje, dar vienas – tualete.

X, Y ir Z darbuotojų kartos: kaip motyvuoti ir pelnyti lojalumą (2)

„Vis daugiau kalbama apie X, Y ir Z kartas ir jų daromą arba būsimą įtaką tolesnei organizacijų raidai. Prieš 20 metų sklandžiai funkcionavusi organizacija su savo valdymo principais jau nebeturi šansų išlikti chaotiškoje nūdienos aplinkoje, nes naujos kartos kelia naujus reikalavimus, diktuoja savo požiūrį į gyvenimą ir ne visose organizacijose pritampa“, – pažymi socialinių mokslų daktarė Diana Lodienė.