Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?

 (5)
Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

www.DELFI.lt
Naujienų prenumerata
Parašykite savo komentarą
arba komentuokite anonimiškai čia
Skelbdami komentarą, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Skaityti komentarus Skaityti komentarus

Karjera

Karjeros laipteliai nyksta: kaip šiandien matuojama profesinė sėkmė? (2)

Dažno žmogaus galvoje karjera vis dar asocijuojasi su lipimu aukštyn. Tačiau, anot psichologės Solveigos Grudienės, pagreitėjęs tempas ir pasikeitęs gyvenimo būdas iš dešimtmečiais gyvavusio posakio „pakilti karjeros laiptais“ atėmė prasmę.

Kaip savyje ugdyti patikimumą? (1)

Patikimumas – priemonė, padėsianti įtampos akivaizdoje išlikti ramiam. Tai tokia solidi proto būsena, kuri, regis, be jokių pastangų skraidina Jus per gyvenimo problemas, kliūtis ir sudėtingas situacijas. Tai sugebėjimas klestėti maloniose erdvėse, kur viskas teka sava vaga. Tai – stiprioji charakterio savybė, paverčianti Jus lyderiu.

Žodžiai, kurie padės efektyviai parduoti (4)

Nesvarbu, ar rašote elektroninius laiškus, kurių tikslas yra parduoti, tinklaraščius, darbo pasiūlymus, galite pasinaudoti taisyklėmis, idant Jūsų skaitytojai atkreiptų dėmesį ir būtų motyvuojami veikti. Štai kelios taisyklės, kuriomis galite pasinaudoti.

T. Valančius: įgyto išsilavinimo atimti neįmanoma

Tadą Valančių būtų galima priskirti Y kartai. Tačiau su juo kalbamės ne apie tai, kaip darbdaviui bendrauti su šios kartos atstovais... Tadas istoriją ir teisę studijavo ne Harvarde ar Oksforde, bet keliose skirtingose Lietuvos aukštosiose mokyklose.

Kaip tinkamai pasirinkti profesiją ir gauti norimą darbą

Daugelį mūsų profesijos pasirinkimui nuo mažų dienų ruošia tėvai – jie tiki, kad žino, kuri profesija jų vaikui bus geriausia ir programuoja savo atžalas nuo mažų dienų: „gerai mokykis mokykloje ir galėsi studijuoti teisę, o tuomet gyvensi pasiturinčiai“ arba „norėtume, kad užaugęs studijuotum mediciną“ ir panašiai.