Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?

 (5)
Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

www.DELFI.lt
Naujienų prenumerata
Parašykite savo komentarą
arba komentuokite anonimiškai čia
Skelbdami komentarą, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Skaityti komentarus Skaityti komentarus

Karjera

Besiskeryčiojančio politiko kalba, arba Su kokiais iššūkiais susiduria vertėjai žodžiu (2)

Prieš kurį laiką vertimų biurui „Ars libri“ teko garbė ir vargas savo vertėjus siųsti sinchroniniam vertimui į vieną didelę konferenciją. Vargas, nes kaip tik tą savaitę pasitaikė didelis renginys Briuselyje, pasiglemžęs didžiąją dalį vertėjų žodžiu.

Ko lietuviai galėtų pasimokyti iš gruziniškos ginčų kultūros? (8)

Gruziniškas temperamentas dažnai nesuderinamas su turininga diskusija. Tačiau vadybos specialistai Kaukazo šalies ginčų kultūroje randa ir teigiamų bruožų, kurių pasimokyti turėtų ir lietuviai.

Kodėl dabar puikus metas investuoti į savo įmonės turinio rinkodarą? (1)

Jūs girdėjote apie galimą rinkodaros naudą, bet kiek investavote į jos strategiją? Jei atsakymas yra „nedaug“ arba „nieko“, galite nemažai prarasti. Turinio rinkodara yra ne kaprizas. Tinkamai ją įgyvendinant, lyginant su minimalia savikaina, viskas grįš su kaupu.

Ar žinote, kokiu žodžiu nerekomenduojama pradėti elektroninio laiško? (13)

Ar žinote, kokio žodžio patariama vengti pradedant rašyti elektroninį laišką? Viešbučių magnatas Jonathan M. Tisch atskleidė asmeninę taisyklę, kuria vadovaujasi kitiems siųsdamas laiškus elektroniniu paštu.

Karjeros planavimo specialisto patarimai abiturientams: kaip išsirinkti studijų kryptį (1)

Nors stojamieji artėja septynmyliais žingsniais, tačiau tikrai dar ne visi abiturientai yra apsisprendę, ką studijuoti ir kur. Kaip nepasiklysti informacijos gausoje, išsigryninti prioritetus ir tinkamai pasirinkti studijų kryptį, pasakoja Šiaulių universiteto karjeros konsultantė Sigita Gintilaitė. Savo patirtimi taip pat dalijasi alumnai Gabrielė Gendvilaitė ir Tautvydas Milaknis.