Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?

 (5)
Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
Kaip sutaupyti pusantros valandos per dieną?
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

www.DELFI.lt
Parašykite savo komentarą
arba komentuokite anonimiškai čia
Skelbdami komentarą, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Skaityti komentarus Skaityti komentarus
 
Naujienų prenumerata

Karjera

Įmonės krikštynos: kaip išrinkti tinkamą vardą? (2)

Kas slypi pavadinime? Kalbant apie smulkų verslą – labai daug. Geras pavadinimas pavers Jūsų įmonę vienu svarbiausių objektų mieste. Blogas pasmerks nežinomybei ir nesėkmei. Idealiu atveju Jūsų vardas turėtų perteikti žinias, vertę ir produkto unikalumą ar paslaugą, kurią išvystėte.

Ugniagesių viršininkas: tokį darbą dirba tie, kurie tikrai nori padėti (36)

„Sunkiausia šiame darbe, kai atiduodi visas jėgas, bet vis tiek neišgelbėji žmogaus gyvybės ar patiriami dideli nuostoliai. Kai nepavyksta išsaugoti ūkininko tvartelio ar gyvulių – vienintelių, kuriuos jis turi. To mūsų darbe, deja, pasitaiko, ir tai išlieka galvoje“, – kiek pamąstęs, atsako Vilniaus apskrities priešgaisrinės gelbėjimo valdybos (APGV) 1-osios komandos viršininkas Simonas Matulevičius.

5 patarimai vadovams, kaip teisingai girti ir kritikuoti pavaldinius

Vienas pagrindinių bet kokios srities vadovo uždavinių yra personalo ugdymas ir tobulinimas. Tam sukurta nemažai įrankių: individualus mokymas, mentorystė, delegavimas, metiniai pokalbiai. Tačiau vienas efektyviausių – grįžtamojo ryšio teikimas.

Ką daryti neįstojus ten, kur norėjote? (13)

Beveik 30 tūkst. šią vasarą į aukštąsias mokyklas įstoti siekiančių abiturientų bei jau anksčiau vidurines mokyklas baigusių asmenų su nerimu laukė praėjusio šeštadienio, kai buvo paskelbta, kam per bendrąjį priėmimą pavyko patekti į norimas studijų programas pirmuoju bandymu.

8 tipų nuotraukos, kurioms „LinkedIn“ žiebia raudoną šviesą

Kai kalbama apie profesionalias profilio nuotraukas, „LinkedIn“ nežaidžia, tad neturėtumėte ir Jūs. Jei į savo profilį įkėlėte nuotrauką, kurioje – ne Jūs ar kurioje nėra aiškaus Jūsų veido, „LinkedIn“ pasilieka teisę ją pašalinti.