Per trumpą, bet itin konstruktyvų pokalbį į Kaune vyksiančią lyderystės konferenciją „Forum One“ atvyksiantis amerikietis pasakojo, kodėl neatliekame darbų laiku ir kaip efektyviai susiplanavus dieną sutaupyti net iki 25 proc. darbo laiko.
- Darbų atidėliojimas – gana įprastas reiškinys studijų metais. Tačiau pakliuvę į darbinę aplinką vieni nustoja tai daryti, o kiti ir toliau praktikuoja savo studentiškus įpročius. Kodėl žmonės atidėlioja darbus vėlesniam laikui?
- Delsiama yra dėl dviejų priežasčių. Pirma, atidėliojama, jei darbuotojui darbas nėra įdomus, jei jis nejaučia darbui aistros.
Antra, dėl besikeičiančio pasaulio kai kurie žmonės tapo priklausomi nuo greičio ir jie nesijaučia motyvuoti, jei nejaučia artėjančio termino (angl. deadline). Jie nedaro darbų, nes juos „veža“ adrenalinas, kurį jaučia, kai daro darbus paskutinę minutę.
Tačiau darbų delsimas nėra blogas dalykas tol, kol darbus planuoji ir nepraleidi terminų.
Kiekvienas iš mūsų turime ilgą sąrašą darbų, kuriuos reikia padaryti, bet svarbiausia išmokti tuos darbus susiskirstyti pagal svarbiausius ir mažiau svarbius.
Jei esate linkęs atidėlioti darbus, įsitikinkite, kad darbas vienaip ar kitaip bus atliktas laiku. Pavyzdžiui, jei kažkokiam darbui reikia atlikti dviejų valandų, tai savo kalendoriuje atsižymėkite, kad jį turite pradėti daryti trys valandos iki termino ir žinosite, kad padarysite laiku.
- Kaip įmonių vadovai gali protingai naudotis terminais (angl. deadlines), neišgąsdindami darbuotojų ir kartu priversdami juos produktyviai dirbti?
- Vienintelė taisyklė, kurią aš naudoju terminams – naudoti juos tik tada, kai jie yra būtini. Kitaip darbuotojams ir tau pačiam bus sukeliama papildoma įtampa.
Nenustatykite dirbtinių terminų. Nes jei jie dirbtiniai, darbuotojai tai jaus ir pats terminas neatliks savo funkcijos. Taigi, terminai turi būti realūs ir žmonės privalo žinoti, kad turi jų laikytis.
Kiekvienas iš mūsų dažnai nusistatome susigalvotus terminus – tačiau tai tik leidžia delsti ir juos perkelti vis vėlesniam ir vėlesniam laikui. Juk jie iš tiesų neegzistuoja.
Kiti laiko valdymo specialistai teigia, kad, jei nenusistatai darbo atlikimo laiko, jis nebus padarytas. Tačiau aš su tuo nesutinku.
- Darbo laiko planavimas neatima daug laiko. Užtenka 15 minučių per dieną. Mano mokama laiko planavimo sistema labai paprasta ir daugiau nei 10 minučių nepareikalauja.
Efektyviam laiko planavimui reikėtų skirti po 10 minučių kasdien. Tačiau vieną dieną galima darbus planuoti ir ilgiau, kitą - mažiau. Jei turite svarbių kelionių, planavimą galite praleisti. Svarbiausia, kas porą dienų būtinai sugrįžti, kad nieko svarbaus nepraleistumėte.
Viena iš metodikų, kurios aš mokau - „vienos minutės būtinų darbų sąrašas“, kuriame turite susirašę visus būtiniausius darbus ir į jį peržvelgti nereikia daug laiko.
- Kokios didžiausios klaidos planuojant darbo laiką?
- Manau, kad didžiausia klaida, kurią daro žmonės, kad jie išvis neplanuoja arba planuoja per daug.
Kai kurie laiko planavimo specialistai sako, kad į darbo knygą reikia surašyti kiekvieną savo darbą. Bet aš manau, kad tai – nesąmonė.
Jei į kalendorių sudėliosite visus savo darbus, net ir neskubius, tikrai ką nors praleisi, nes atsiras neplanuotų užduočių, kurias pulsite daryti. Tuomet planas neteks reikšmės, teks iš naujo jį sudaryti.
Kita klaida, kurią daro vadovai ar darbuotojai, per didelis susitikimų skaičius.
Verslo žmogus negali savo darbo užgožti nesibaigiančiais susitikimais. Jei visas kalendorius nuspalvintas susitikimais, tai vienintelis laikas, kada gali atlikti individualias užduotis, lieka po darbo valandų. O tada jau nukentės namai ir šeima. Taigi, įsitikinkite, kad savo kalendoriuje paliekate laiko ir individualiems darbams.
- Besikeičiančios technologijos keičia darbo specifiką bei tempą. Kaip produktyviai išnaudoti technolgijas darbo laiko planavimui?
- Šiais laikais tikriausiai visi naudojasi kalendoriais kompiuteriuose. Tačiau manau, kad daugiau turėtų žmonės naudotis automatizuotomis užduočių sistemomis.
Didelė bėda yra ta, kad darbe dažnai bandoma elektroninį paštą paversti užduočių darbalaukiu. Tačiau tie, kurie taip daro, anksčiau ar vėliau pakliūna į bėdą. Toks pašto naudojimas priveda prie kontrolės praradimo.
Vos gavus įprasti elektroninį laišką reikėtų paversti užduotimi. Elektroninį laišką siūlau paversti užduotimi jūsų darbo knygoje ar kalendoriuje. Paskirstykite, kurios užduotys pačios svarbiausios, kurios – mažiau.
Užduočių palikimas elektroninio laiško formatu veda prie to, kad tenka nuolat peržiūrinėti elektroninio pašto dėžutę. Taip pasimeta kai kurios užduotys.
Jei naudosite mano siūlomą sistemą, galėsite sutaupyti iki 25 proc. savo laiko.
- Stresas darbe dažnai trukdo viską atlikti laiku. Kaip pasitelkiant laiko planavimą to išvengti?
- Žinoma, stresas trukdo dirbti. „Harvard Business Review“ žurnale buvo paskelbtas straipsnis, kuris atskleidė, kad kai vykdantieji direktoriai patiria daug streso, jų darbo efektyvumas dramatiškai krenta.
Taip pat blogėja jų aplinkos suvokimas, blaivus mąstymas, prasčiau priimami sprendimai. Juose pastebimas dėmesio sutrikimas (angl. attention deficit disorder). Taigi, privalu išmokti apeiti stresą, kitaip dirbsite neefektyviai ir padarysite mažiau darbų.
Mano mokomas darbų sąrašo sudarymo būdas padeda nusistatyti, kas iš tiesų turi būti padaryta, ir leidžia nepatirti streso dėl ne taip svarbių darbų. Jei jūsų darbų sąraše yra visos užduotys, tai kelia stresą, nes suprantate, kad visko greitai padaryti nespėsite.
- Kaip teisingai reikėtų susidaryti tą planą?
- Siūlau darbus suskirstyti į tris dalis. Pradėkite nuo darbų rašymo ant dviejų atskirų popieriaus lapų.
Pirmo lapo viršutinėje dalyje surašykite kritinius laiškus - į kuriuos privalote atsakyti kuo greičiau. Viduryje – ne daugiau penkių darbų, kuriuos būtinai turite tą dieną nudirbti. Jei šiandien „mirtinų“ darbų neturite, palikite tą lauką tuščią.
Apatinėje lapo dalyje surašykite tuos darbus, kuriuos atliktumėte, jei pasitaikytų galimybė (pvz. turėsite laisvo laiko). Šie darbai turi būti tokie, kuriuos turite atlikti per savaitę.
Antrame lape susirašykite tuos darbus, kurie gali palaukti savaitę ir daugiau.
Vien darbų padalijimas pagal svarbą leis jums kontroliuoti savo laiką. Kritinius darbus tikrinkitės kas valandą, kad nieko neužmirštumėte. Darbus, kuriuos atliktumėte pasitaikius galimybei, peržvelkite kartą per dieną. O antrą lapą užtenka pasitikrinti kartą per savaitę.
- Neretai manoma, kad norint būti sėkmingam darbe reikia nuolat sėdėti po darbo. Ar sutinkate, kad karjeros sėkmė slypi viršvalandžiuose?
- Manau, kad viršvalandžiai nėra būtini, jei moki naudotis laiko planavimo įrankiais, nes tuomet gali padaryti daugiau per mažiau laiko.
Tačiau bėda yra ta, kad kai kuriose įmonėse yra nerašyta taisyklė, kad būsi labiau vertinamas, jei dirbsi viršvalandžius. Manau, kad tokios bendrovės turėtų keisti savo požiūrį, nes tai veda prie darbuotojų „perdegimo“ ilguoju laikotarpiu.
Pasirūpinkite, kad visus jums priklausančius darbus padarytumėte per darbo valandas. O po darbo likite tik tada, jei norite kažko pasimokyti, pakelti savo kvalifikaciją. Viršvalandžius darbe praleiskite tik savo paties pasirinkimu. Darykite tai, nes jums tai patinka.
Jei po darbo tenka likti, nes nespėjate atlikti savo darbų – jums tik blogiau, didinate streso lygį.
- Gal turite receptą, kuris dienos metas yra geriausias sunkiausioms užduotims?
- Tai priklauso nuo kiekvieno žmogaus individualiai. Kiekvienas turi susiprasti, kada jam yra pats produktyviausias laikas. Tuomet galima susidaryti „žemėlapį“, kuriame pasižymėtumėte, kada jums geriausia dirbti prie projektų, kada bendrauti, eiti į susitikimus.
Asmeniškai man verslo susitikimams tinkamiausias laikas – po pietų, nes po valgio bendraudamas pasikraunu jėgų, atsigaunu. O štai, pavyzdžiui, rytais man geriausiai sekasi dirbti su sunkiausiais individualiais darbais.
„Forum One“ – didžiausias lyderystės forumas Rytų Europoje, į vieną sceną sutrauksiantis pasaulines verslo, lyderystės, asmeninės sėkmės žvaigždes ir bestselerių autorius. Finansų valdymas, neurolingvistinis programavimas, asmeninis tobulėjimas, užimtumo vadyba, įtakos menas, naujų rinkų atradimas – kiekvieną iš temų pristatys pranešėjas, kurio įdirbis ir patirtis šioje srityje praktiškai pasiteisinę, pripažinti tarptautiniu mastu ir įkvėpę tūkstančius. Forumo priešakyje – daugelyje pasaulio šalių laukiamas svečias „Virgin Group“ įkūrėjas milijardierius seras Richardas Bransonas, Europos finansų ekspertas Nr.1 Bodo Schaferis ir „Get Jar“ įkūrėjas Ilja Laursas. „Forum One“ vyks birželio 1-2 d. Kaune, Žalgirio arenoje.
