Iki to laiko, kol šių direktyvų nuostatos bus perkeltos į Lietuvos nacionalinius įstatymus, teks palaukti dar kelerius metus, tačiau tiek tiekėjai, tiek perkančiosios organizacijos dažnai nesinaudoja ir esamo teisinio reguliavimo priemonėmis, kurios leidžia supaprastinti pirkimų organizavimą ir užtikrinti sėkmingą pirkimo sutarties vykdymą.
Ką galėtų daryti perkančioji organizacija:
rengiant pirkimo dokumentus ir atsižvelgiant į perkamų paslaugų, prekių ar darbų specifiką, naudotis Viešųjų pirkimo įstatymo suteikiama galimybe netikrinti visų pasiūlymus teikiančių tiekėjų kvalifikacijos, o kvalifikacijos atitiktį patvirtinančių dokumentų prašyti tik laimėjusio pirkimą tiekėjo. Tokiu atveju perkančioji organizacija negaištų laiko, tikrindama, ar visi pirkimo dalyviai pateikė visus reikiamus kvalifikacijos atitiktį patvirtinančius dokumentus ir pažymas. Iš kitos pusės, tiekėjai negaištų laiko ir neeikvotų lėšų oficialių pažymų ir kitų dokumentų gavimui, kvalifikacijos duomenis patvirtinančių sąrašų pildymui ir kitų jų kvalifikaciją patvirtinančių įrodymų rinkimui, kuriuos pateikti turėtų tik laimėjimo atveju. Taip perkančiajai organizacijai nebereikėtų kaupti milžiniškos apimties dokumentų, būtų sutaupoma ir laiko, ir tiekėjų administracinių kaštų, kurie tik didina galutinę pasiūlymo kainą;
bendradarbiauti su tiekėjais. Tiekėjų paklausimai dėl pirkimo dokumentų nuostatų ar viešojo pirkimo sutarties sąlygų dažnai yra akivaizdus galimų pirkimo dokumentų netikslumų požymis. Esant tokiems požymiams, perkančioji organizacija galėtų pasinaudoti galimybe tikslinti neaiškias tiekėjams pirkimo dokumentų sąlygas, taip galimai išvengdama pirkimą stabdančių teisminių ginčų ir su jais susijusių išlaidų.
Ką galėtų daryti tiekėjai:
analizuoti ir klausti. Bene didžiausia problema viešųjų pirkimų procedūrų eigoje yra ta, kad pasirodžius skelbimui apie pirkimą, tiekėjai skuba rinkti reikiamus pirkimui dokumentus, tačiau neįsigilina į pirkimo sąlygų reikalavimus, neįvertina savo atitikties arba tai pastebi per vėlai, t.y. tuomet, kai jau nebelieka laiko susirasti jungtinės veiklos partnerio ar pasiremti kitų ūkio subjektų pajėgumais. Nors ir turėdamas abejonių dėl pirkimo sąlygų reikalavimų proporcingumo, tikslingumo ar teisėtumo, dažnas tiekėjas nesikreipia į perkančiąją organizaciją ir neprašo paaiškinti neaiškių sąlygų, o tiesiog teikia pasiūlymą pirkimui. Neretai nutinka taip, kad tik tada, kai yra atmetamas tiekėjo pasiūlymas, pastarasis skuba ginčyti pirkimo sąlygas, nors atsižvelgiant į Viešųjų pirkimų įstatymo reguliavimą ir Lietuvos teismų poziciją, tokios pretenzijos jau yra nesavalaikės, o jų teikimas po pasiūlymų pateikimo procedūros beprasmiškas;
teikti savalaikes pretenzijas. Kadangi pasirašytos viešojo pirkimo sutarties keitimas iš esmės yra negalimas, tiekėjai turėtų deramai įsigilinti į viešojo pirkimo sutarties projektą, prieš pateikdami pasiūlymą. Rengdama viešojo pirkimo sutarties projektą, perkančioji organizacija gali neturėti reikalingų specifinių žinių, susijusių su pirkimo objektu, ir dėl to suformuluoti netikslias ar nevisiškai tikslias viešojo pirkimo sutarties sąlygas. Kita vertus, dalyvaudamas pirkime tiekėjas ne visais atvejais nuosekliai ir atidžiai įvertina viešojo pirkimo sutarties projekto nuostatas, pagal kurias laimėjimo atveju sutartį tektų vykdyti, ir tik laimėjęs konkursą pamato, kad sutartimi jam tenka neproporcingai didelė įsipareigojimų ir rizikos dalis. Tokiu atveju tiekėjas kreipiasi į perkančiąją organizaciją, prašydamas koreguoti sutartį, tačiau perkančioji organizacija to daryti nebegali dėl imperatyvaus įstatyme nustatyto draudimo keisti viešojo pirkimo sutartį. Tiekėjai neturėtų pamiršti, kad pirkimo sutarties sąlygas rengia perkančiosios organizacijos atstovai, dažnai neturintys specifinės paslaugų ar darbų sferos žinių, todėl teikdami klausimus ir pretenzijas dėl sutarties, kurią tektų vykdyti laimėjimo atveju, projekto iki pasiūlymų pateikimo dienos, jie išvengtų galimų teisminių ginčų ir neproporcingos įsipareigojimų dalies.
Praktikoje pritaikius bent dalį nurodytų „gerosios praktikos“ pavyzdžių, viešųjų pirkimų procedūros taptų paprastesnės ir pigesnės tiek tiekėjams, tiek ir perkančiosios organizacijoms, būtų išvengiama situacijų, kai pagal parengtus pirkimo dokumentus įsigyjama ne tai, ką buvo siekiama įsigyti, ar prisiimami įsipareigojimai, kurių prisiėmimo rizika nebuvo įvertinta. Sėkmingos viešųjų pirkimų procedūros neįmanomos be glaudaus tiekėjų ir perkančiųjų organizacijų bendradarbiavimo.