Pagrindinės duomenų valdymo problemos, su kuriomis susiduria kiekviena įmonė
Duomenų valdyme brandos nepasiekusios organizacijos neretai veikia informacinio chaoso sąlygomis – informacijos judėjimas nėra valdomas, duomenys, atsirandančios skirtingose sistemose, nėra unifikuojami, jų iškreipimai nekoreguojami. Kai duomenų judėjimas yra nestruktūruotas – neįmanoma įvertinti gautų rezultatų patikimumo, pvz., neturint duomenų valdymo sistemos bendrą dokumentą rengiantys departamentai gali naudoti skirtingas koduotes ir programines priemones, taikyti nevienodus šablonus, duomenų apibendrinimo taisykles bei skirtingus informacijos pateikimo metodus. Nesisteminis neištaisytų duomenų kaupimas gali brangiai kainuoti įmonei, nes virsta nekokybiškomis ataskaitomis, kurių pagrindu skyriaus, departamento ar netgi įmonės vadovas gali priimti klaidingus sprendimus.
Kita problema susijusi su Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu, kuris nurodo, kad kiekviena įmonė ar organizacija prisiima atsakomybę už žmogaus asmeninių duomenų saugojimą ir tvarkymą. Gerų duomenų valdymo įgūdžių neturinčioms įmonėms čia gali kilti nemažai problemų, nes, pavyzdžiui, rengiant ataskaitas, kuriose turi būti atsižvelgta į šį teisinį aspektą, asmeninė informacija gali patekti kur nereikia: į kompiuterines bylas, elektroninius laiškus arba tiesiog į kitas sistemas. Duomenų valdymo kompetencijų neturinčiai įmonei reglamentuotų ataskaitų pateikimas gali tapti sudėtingu uždaviniu, nes pirmiausia reikia išsiaiškinti, kur apskritai šie jautrūs duomenys yra. Procesas jau savaime nelengvas, jį dar labiau apsunkina netvarkingas elgesys su gaunama informacija, o už taisyklių nesilaikymą numatytos dar ir didelės baudos. O ką įmonei daryti, jeigu klientas prašo visą apie jį turimą informaciją pašalinti iš įmonės sistemų? Įsivedus informacijos tvarkymo taisykles, įsidiegus duomenų valdymo kultūrą, sukūrus jos bendrą viziją ir įsisavinus, kaip reikia elgtis su informacija jos judėjimo įmonėje metu – atlikti tokius ir panašius uždavinius bus žymiai paprasčiau.
Rimtus verslo uždavinius sprendžianti įmonė negali sau leisti operuoti neteisingais duomenimis ar abejoti jų patikimumu. Todėl, siekiant užtikrinti aukštesnį duomenų brandos lygmenį, tokia įmonė neretai apsisprendžia turėti duomenų saugyklą, kurioje numatoma saugoti visus kasdienei analizei ir sprendimų priėmimui naudojamus duomenis. Tai yra nepigi, sudėtinga ir atskiro valdymo reikalaujanti sistema. Tačiau neturint duomenų valdymo kultūros ji egzistuojančių problemų nepašalina ir tik sukuria naujų. Pavyzdžiui, neretai atsitinka taip, kad vietoje informacijos sisteminimo vienoje vietoje, kas leidžia priimti strateginius bei taktinius sprendimus verslo įžvalgos (angl. Business Intelligence) pagrindu, duomenų valdymo klaidos nulemia, kad įmonėje kuriamos kelios duomenų repozitorijos, skirtos skirtingoms įmonės funkcinėms sritims. Duomenų valdymas, kuomet departamentai savo duomenis kaupia ir pristato atskirai, yra naudingas priimant jų veiklai poveikį darančius sprendimus, tačiau sukuria rimtą problemą, kai rezultatus reikia apibendrinti visos įmonės ar organizacijos mastu.
Pasitaiko ir tokių atvejų, kai įdiegus duomenų valdymo ir verslo įžvalgos sprendimus gaunami rezultatai neatitinka realybės. Tuomet sukeliamos abejonės ir dėl verslo analitikai naudojamų duomenų, ir dėl jos pačios metodų: kokie duomenys panaudoti? Iš kur jie paimti? Ar jie geri? Ar panaudoti reikiami duomenų apdorojimo metodai? Kodėl gauti tokie keisti rezultatai (rodikliai, grafikai)? Galiausiai, suvokiama, kad duomenis valdyti ir apdoroti nėra taip paprasta, kaip atrodė pradžioje. Šių įgūdžių reikia mokytis, juos lavinti, nes kokybiškų rezultatų gavimas neatsiejamas nuo duomenų valdymo.
Kaip valdyti duomenis savo verslo sėkmei?
Įmonei pavyks veikti žymiai efektyviau, jei ji sugebės vadovaujantis keliomis taisyklėmis, laikomomis elementaria duomenų valdymo higiena.
Visų pirma, reikia apibrėžti duomenų valdymo principus, sukurti šio proceso modelį, strategiją ir jos laikytis.
Antra, kiekvienas darbuotojas, kuris vienaip ar kitaip susiduria ir dirba su įmonės informacija, turi žinoti, iš kur ji atkeliauja, kaip duomenys renkami, kas rūpinasi jų saugumu, saugojimu ir apdorojimu. Visi duomenų valdymo procese dalyvaujantys darbuotojai turi užtikrinti informacijos kokybę savo kompetencijų ribose.
Didesnėms ir į informacijos valdymą rimtai žiūrinčioms įmonėms tikslinga įvesti už duomenų valdymą atsakingą poziciją – vyriausiąjį duomenų pareigūną (angl. Chief Data Officer). Tai duomenų judėjimo esmę ir tikslus suprantantis žmogus, galintis organizuoti ir prižiūrėti visus reikiamus procesus. Vyriausiasis duomenų pareigūnas – didelę reikšmę turinti, tačiau ne vienintelė už duomenų valdymą atsakinga pareigybė. Svarbi yra visa šiame procese dalyvaujančių specialistų grandis, kuri užtikrina sklandų duomenų judėjimą – nuo jų gavimo iš įvairių šaltinių iki jų pristatymo reikiamoje formoje sprendimus priimantiems vartotojams.
Mažesnėms, vieną-dvi informacines sistemas turinčioms įmonėms minėtoji pareigybė nėra reikalinga, nes jos su duomenų integravimu ar konsolidavimu susiduria ganėtinai retai. Tačiau ir joms reikėtų atsakyti į keletą svarbių klausimų: kokią informaciją kaupti? Kokiu būdu duomenys gali atnešti naudą? Kokia duomenų kaupimo sistema aktualiausia? Tokios įmonės su didesnėmis problemomis susidurs tik joms augant ir pasitelkiant vis daugiau informacinių sistemų. Šį procesą suvaldyti ir sėkmingai išspręsti padės tinkama duomenų vadyba.
Duomenų kokybę bei kontrolę padidina ir išsamus duomenų judėjimo žinojimas (angl. Data Lineage). Jis prasideda nuo informacijos atsiradimo akimirkos – specialistams turi būti žinoma, kokiose sistemose informacija atsirado, kokie buvo sugeneruoti išeitiniai duomenys, kada ir kokiu pavidalu jie nukeliavo į saugyklą, kada ir kur buvo panaudoti, į kokią tolimesnę sistemą pateko ir t.t. Duomenų judėjimo žinojimas ypač svarbus siekiant užtikrinti duomenų apsaugą, nes įmonėje informacija neretai keliauja iš sistemos į sistemą. Tad šiuo klausimu reikalinga atsakinga priežiūra ir kontrolė.
Kartais su duomenų tvarkymu gali padėti susitvarkyti iš išorės kviečiamas konsultantas. Jo rekomendacijos leidžia išvengti kai kurių akivaizdžiai daromų klaidų, įdiegti tam tikrus technologinius sprendimus, pagerinti duomenų valdymo mechanizmą. Tačiau šis žingsnis neišsprendžia egzistuojančios darbo kultūros su duomenimis problemos, nes tam reikalinga nuolatinė duomenų priežiūra. Be to, konsultantas niekuomet taip gerai neišmanys įmonės viduje atsirandančių problemų, procesų ir nesklandumų, kaip savas žmogus. Todėl labai svarbu pačioje įmonėje ar organizacijoje ugdyti duomenų valdymo kultūrą, akcentuoti jos svarbą.
Apibendrinant, geras duomenų valdymas turi būti elementari įmonių ir organizacijų veikimo dalis. Duomenys yra jų svarbiausias variklis, turtas ir sėkmės garantas – tik teisingi duomenys užtikrins teisingus sprendimus.
