Šiek tiek prasklaidykime šią tamsą. Trumpai tariant, el. spaudai naudojami dviem atvejais: arba siekiant užtikrinti dokumentų kilmę ir vientisumą, arba automatizuoti procesus ir atsisakyti rankinio darbo. Kai kuriais atvejais abu šie tikslai susijungia. Pasak „Dokobit" pardavimų komandos Lietuvoje vadovo Domanto Puslio, el. spaudu galima antspauduoti automatiškai generuotus dokumentus, pvz., elektronines sąskaitas faktūras, sąskaitų išrašus, išrašus iš duomenų bazių, o taip pat jie naudojami norint automatizuoti veiklos procesus sistemoms automatiškai patikrinant gautą elektroniniu spaudu patvirtintą informaciją. Tekste peržvelgsime, kokiose situacijose el. spaudai gali būti naudingi.
Kaip apsaugoti jautrią informaciją?
Elektroniniai spaudai naudojami užtikrinti jautrios informacijos vientisumą ir autentiškumą, pvz., mokesčių ataskaitos, asmens sveikatos informacija. Kaip tai iš tiesų veikia?
Pavyzdžiui, teikiate skolinimo paslaugas, el. spaudais tvirtinate aptarnavimo ir pagalbos skambučių įrašus, siekdami užtikrinti, kad skambučiai nebuvo pakeisti ir viskas, kas sutarta telefonu, galioja. Tai itin aktualu įmonėms, teikiančioms finansines paslaugas ar toms, kurios vadovaujasi žodiniais susitarimais skambučių metu.
Dar vienas realių el. spaudų panaudojimo pavyzdžių – automatiškai spaudu tvirtinti kraujo tyrimų rezultatus. Tai leidžia klinikos pacientams būti tikriems ir ramiems, kad dažnai el. paštu gauti tyrimų rezultatai yra tikri ir patvirtinti konkrečios klinikos.
El. spaudai taip pat naudojami elektroninėje teismų sistemoje, per kurią teisininkai teikia dokumentus teismams – dokumentai antspauduojami, siekiant užtikrinti, kad jie nebus kaip nors pakeisti.
Skaitmeniniai dokumentai: kaip užtikrinti jų kilmę ir vientisumą
El. spaudai taip pat tinkami norint užtikrinti skaitmeninių dokumentų kilmę ir vientisumą. Kaip tai veikia, paklausite?
Telekomunikacijų sektoriuje el. spaudais galima tvirtinti skenuotus dokumentus, pvz., ranka pasirašytas paslaugų sutartis su klientais. Tai gali praversti, jei aptarnavimo centruose nėra įdiegta išmaniųjų technologijų dokumentų pasirašymui.
Kiti el. spaudu tvirtina dokumentus, kurie pasirašomi ant planšečių, t.y., kai parašas nupiešiamas ant planšetės ekrano. Kadangi taip nupiešti parašai yra itin pažeidžiami ir lengvai pakeičiami, el. spaudo naudojimas šiuo atveju padeda užtikrinti dokumentų kilmę ir galiojimą. Šis scenarijus taip pat populiarus mobiliųjų operatorių ar paskolas išduodančių įmonių aptarnavimo centruose, kuriuose jau įdiegtos šiokios tokios technologijos, skirtos supaprastinti klientų patirtį pasirašant dokumentus.
El. spaudai taip pat naudojami organizacijose, kurios nori skaitmenizuoti gaunamus popierinius dokumentus, ar tai būtų sąskaita, ar sutartis. Gaunamas popierinis dokumentas nuskenuojamas ir ant jo uždedamas el. spaudas, siekiant užtikrinti, kad dokumentai nebus redaguojami ar kitaip pakeičiami.
Automatiškai generuojami dokumentai. Kaip išvengti klastočių?
El. spaudu galima antspauduoti automatiškai generuotus dokumentus, pvz., el. sąskaitas faktūras, sąskaitų išrašus, išrašus iš duomenų bazių. Kaip?
„El. spaudais dažnai tvirtinamos mėnesio gale automatiškai generuojamos sąskaitos klientams. Tai leidžia užtikrinti, kad klientai gavo dokumentą iš konkrečios įmonės. Kaip žinia, automatiškai formuojami dokumentai dažnai gali tapti klastočių taikiniu: šiais laikais nesunku suklastoti sąskaitą, į ją įrašant kitą banko sąskaitos numerį, ir išsiųsti ją dieną prieš tikram paslaugų teikėjui siunčiant sąskaitą. Tai taip pat aktualu bet kokiam kitam dokumentui, kuris nekuriamas žmogaus. El. spaudas šiuo atveju padeda išvengti neteisėtų veiksmų, nes jis patvirtina, kad dokumentą parengė ir atsiuntė konkreti įmonė", – dalinasi „Dokobit" pardavimų komandos Lietuvoje vadovas.
Automatizuoti veiklos procesai: kaip susitvarkyti su dideliais kiekiais dokumentų?
Elektroniniai spaudai taip pat naudojami norint automatizuoti veiklos procesus sistemoms automatiškai patikrinant gautą el. spaudu patvirtintą informaciją. Kaip iš tiesų tai veikia?
Daugeliu atveju automatizuoti veiklos procesai naudojami organizacijose, kurios gauna didelius kiekius dokumentų ir kurios nori supaprastinti procesus taip, kad žmogui rankomis nereikėtų tikrinti ir tvirtinti gaunamos informacijos. Pavyzdžiui, el. spaudai šiuo atveju gali būti naudojami keičiantis informacija tarp mokėjimo paslaugų teikėjų ir bankų, tvirtinant momentinius mokėjimus – žmogui atlikus pavedimą, bankas turi peržiūrėti ir patvirtinti operaciją, tad jei transakcija patvirtinta el. spaudu, patikros procesas gali vykti automatiškai, nes sistema gali patvirtinti, kad informacija tikrai gauta iš mokėjimo paslaugų teikėjo. Šis konkretus panaudojimo pavyzdys ypač aktualus paslaugų teikėjams, kurie privalo vadovautis PSD2 direktyva.
Kaip jau supratote, el. spaudai ne tik padeda atsikratyti rankinio darbo, taupo laiką ir kitus resursus, bet ir užtikrina dokumentų saugumą. O tai, pripažinkime, yra vienas kertinių kriterijų šiame dinamiškame ir nuolat besikeičiančiame skaitmeniniame pasaulyje.