„Informacija – XXI amžiaus valiuta, jai tenka kertinis vaidmuo daugumoje įmonių. Nuo verslo informacijos saugumo tiesiogiai priklauso įmonės sėkmė, bet daug vadovų apie tai nesusimąsto tol, kol patiria skaudžius padarinius savo kailiu. Tokių pavyzdžių ne tik pasaulyje, bet ir Lietuvoje buvo ne vienas. Nepaisant visko, mūsų atlikta apklausa patvirtino liūdną realybę: debesijos sprendimais naudojasi vos 16 proc. smulkių Lietuvos įmonių. Tai rodo, kad smulkieji verslininkai kol kas neįvertina debesijos suteikiamų naudų“, – sako Milda Klimašauskaitė, „Microsoft“ debesijos sprendimų produktų vadovė kompanijoje „Telia“.
Debesų kompiuterijos sprendimai pakeitė dokumentų saugojimo ir saugaus dalinimosi jais sąvokas. Verslo informacija nebėra priklausoma nuo kompiuterio ar serverio, kuriame ji saugoma, ją galima pasiekti iš bet kur, nustatyti jos pasiekiamumo apribojimus ir dirbti keliems vienu metu. Net jei kompiuteris sugestų, būtų pamestas ar pavogtas, debesijoje informacija visada lieka, o apsaugos mechanizmai užtikrina, kad ją pasieks tik šias teises turintys žmonės.
Didesnį saugumą padeda užtikrinti ir papildomi sprendimai, pavyzdžiui, į visus „Office 365“ paketus įeinančios debesijos paslaugos „OneDrive“ aplinką neleidžiama įkelti ir saugoti virusais užkrėstų failų, todėl dirbdami su šiais dokumentais žmonės gali būti ramūs, kad net jei jų įrenginį užpuls kenkėjiškos programos, debesijoje esantys dokumentai turėtų išlikti nepakitę.
Taip pat „OneDrive“ įkeltais dokumentais patogu dalintis su kolegomis, juos vienu metu gali redaguoti keli žmonės, taigi nereikia siuntinėti daugybės atnaujintų ar papildytų versijų elektroniniu paštu, gaišti laiko derinant pakeitimus ir sudarinėti galutinių versijų. Dalinantis šiais failais su kitais žmonėmis galima nustatyti skirtingus saugumo lygius – paprasčiau sakant, kas šiuos failus galės atidaryti ir su jais dirbti.
Pats laisviausias dalinimosi būdas yra laisvai prieinama nuoroda, kurią gali atidaryti bet koks vartotojas. Tai patogu, kai reikia su dideliu kiekiu išorės žmonių pasidalinti informacija, kuri nėra konfidenciali. Tačiau darbuotojai turi aiškiai suprasti, kad šį dalinimosi būdą galima naudoti tik išimtiniais atvejais, kadangi įmonė negali valdyti, kas pasiekia šiuos failus. Beje, saugumo sumetimais įmonės administratorius gali sistemiškai uždrausti tokį dalinimosi būdą.
„Įmonėms rekomenduojame nustatyti, kad pagal nutylėjimą visų „OneDrive“ saugomų failų dalinimosi parinktis būtų tik įmonės viduje, o norint jais pasidalinti su kitais žmonėmis, darbuotojas turi pats, sąmoningai suteikti jam prieigą. Tai apsaugo įmones nuo netyčinio informacijos nutekėjimo – net jei neatsargus darbuotojas pasidalintų nuoroda su pašaliniu asmeniu, failų šis nematytų. Tai yra vienas iš paprasčiausių pavyzdžių, kaip „Office 365“ paketą kiekviena įmonė gali pritaikyti pagal savo poreikius ir saugumo strategiją“, – teigia M. Klimašauskaitė.
Vienas didžiausių „Office 365“ privalumų – tai intuityvi vartotojo aplinka, kuria paprasta naudotis ir specifinių IT žinių neturintiems žmonėms. Taip pat visos programos ir tarnybos yra suderinamos ir integruotos vienos su kitomis.
Laikant dokumentus debesijoje, įmonės darbuotojams kur kas patogiau jais dalintis elektroniniu paštu „Exchange“ tarnyboje. Norint prisegti failą, nereikia jo ieškoti „OneDrive“, užtenka vienos, elektroninio pašto programos. „Outlook“ automatiškai parodo naujausius debesijoje sukurtus ir redaguotus dokumentus ir leidžia juos prisegti bei nurodyti, kokios teisės suteikiamos laiško gavėjui. Tuo metu dokumentą gavęs žmogus gali iškart jį redaguoti ir šiuos pakeitimus automatiškai mato visi prieigą turintys žmonės. Tai taupo laiką, o paštas nėra užkemšamas krūva to paties dokumento redaguotų versijų.
Dar patogesnį komandinio darbo būdą siūlo programa „Teams“. Ji leidžia susirašinėti, skambinti, dalyvauti vaizdo konferencijose ir dalintis failais su kolegomis, juos komentuoti ir redaguoti vienoje patogioje aplinkoje. Taip pat žmonės gali burti komandas, susirašinėti tarpusavyje apie įvairius projektus, rengti konferencinius skambučius įmonės viduje ar su išorės partneriais, naudotis „Office 365“ ir trečiųjų šalių programomis.
M. Klimašauskaitė atkreipia dėmesį, kad pažangesni „Office 365“ planai turi dar didesnes galimybes ir šioje aplinkoje leidžia kurti savo duomenų apsaugos planus. Pavyzdžiui, administratoriai gali neleisti trečiosioms šalims išsiųsti tam tikra žyma pažymėtų dokumentų, arba jei darbuotojas bando tai atlikti – parodyti įspėjimą, kad jis ketina dalintis konfidencialiu dokumentu. Automatiniai duomenų paieškos mechanizmai gali tikrinti į debesiją įkeltus dokumentus ir, juose radę kreditinių kortelių numerių ar kitos jautrios informacijos, automatiškai pažymėti juos kaip konfidencialius, kad darbuotojai nenutekintų šios informacijos.
Visa tai – tik dalis „Office 365“ ir debesijos paslaugų suteikiamų privalumų verslui. Norite sužinoti daugiau? Kreipkitės į savo „Telia“ vadybininką, arba susisiekite telefonu 1816.
Užsakymo nr.: PT_79350667