„Šiuolaikiniams verslams ypač svarbi galimybė darbinius dokumentus pasiekti bet kada ir bet kur, nepaisant to, daug darbuotojų naudojasi senais metodais: failus kuria ir juos saugo kompiuteryje, kolegoms siunčia prie laiškų prisegtus dokumentus, o gavę trijų, penkių ar dar daugiau žmonių korekcijas bando jas sutraukti į vieną vietą. Tai ne tik nepatogu, nesaugu, bet ir gaištamas laikas, kurį darbuotojai galėtų panaudoti efektyviau. Ką jau kalbėti apie tai, kad savo dokumentus žmonės gali pasiekti tik būdami darbo vietoje“, – sako Milda Klimašauskaitė, „Microsoft“ debesijos sprendimų produktų vadovė kompanijoje „Telia“.
Su tokiais nepatogumais dažnai susiduria smulkios ir vidutinės įmonės, kadangi jos debesijos paslaugas naudoja rečiau nei stambūs verslai.
Didelė dalis verslininkų skeptiškai vertina debesijos paslaugas, esą kai dokumentai yra darbuotojų kompiuteriuose ar serveryje biure, jie gali jaustis patikimiau. M. Klimašauskaitė paneigia šį mitą: biure esantys kompiuteriai ir serveriai dažniausiai nėra taip gerai apsaugoti nuo gedimų, atakų, virusų ir kitų veiksnių, kurie gali lemti duomenų nepasiekiamumą ar net praradimą, tačiau tokie tiekėjai kaip „Microsoft“, būdami šios srities specialistais, skiria daug dėmesio duomenų saugumui duomenų centruose bei garantuoja beveik 100 proc. duomenų pasiekiamumą, tad gedimai yra praktiškai neįmanomi. Pavyzdžiui, „Microsoft“ turi klientų visame pasaulyje ir ypač didelį dėmesį skiria saugumui: vienoje šalyje ar regione užfiksavus saugumo incidentą, į jį reaguojama ir saugumo parametrai taikomi iškart visiems klientams, visame pasaulyje.
Ar failai kompiuteryje yra saugūs?
Kompiuteryje laikomiems dokumentams kyla pavojus, jei įrenginys sugenda, jį užpuola virusas ar kompiuteris prarandamas. Tokiais atvejais įmonių vadovai netgi labiau jaudinasi ne dėl pačių įrenginių netekimo ar taisymo, bet dėl juose esančių duomenų, kurių netekus gali stoti įmonės darbas. Debesijoje esantiems dokumentams kompiuterio būklė įtakos neturi. Paprasčiau sakant, tai yra tarsi atsarginė kompiuteryje esančių dokumentų kopija, kurią patogiau ir paprasčiau pasiekti bei su ja dirbti.
Pasak „Telia“ atstovės, debesijos paslaugos nepanaikina būtinybės saugoti atsargines kertinių duomenų, dokumentų ir programų kopijas. Kita vertus, jos gali pasirūpinti visais darbiniais dokumentais, todėl atsarginėms kopijoms reikia mažiau vietos.
Pamirštama apie darbuotojų produktyvumą
Darbas tradicinėmis priemonėmis jau tampa per lėtas, bet daugelis įmonių nesusimąsto, kiek daug laiko jų darbuotojai sugaišta, kol, tarkim, grįžta į ofisą, kad galėtų išsiųsti klientui pasiūlymą ar greičiau atsakyti į klausimus, kai laisvai tai galėtų daryti tik baigę reikalus mieste. Taip pat suteikiamos priemonės bendradarbiavimui tarp kolegų net kai jie yra nutolę – debesų kompiuterijos paslaugos leidžia su čia laikomais dokumentais vienu metu dirbti keliems kolegoms. Taigi net jei kolega atidarė failą ir išėjo pietauti, nereikia laukti, kol jis sugrįš – dokumentai visada prieinami ir juos gali redaguoti visi tokias teises turintys darbuotojai.
Pažangios produktyvumo ir saugumo savybės
Daug žmonių turi įprotį dokumentus kolegoms siųsti elektroniniais laiškais. Tačiau kam siųsti prisegtą failą, jei su kolegomis galima pasidalinti į debesiją įkelto dokumento nuoroda? Tai ir patogiau, ir saugiau, šie failai yra pasiekiami bet kada ir iš bet kur.
„Siuntinėjant failus el. paštu taip pat kyla rizika, kad darbuotojas supainios gavėjo adresą ir išsiųs laišką klaidingam adresatui. O jei tai – konfidenciali įmonės informacija? Paprastai verslui skirti failų saugojimo debesyje sprendimai suteikia galimybę įkeltiems failams nustatyti įvairius apribojimus, pavyzdžiui, kad juos pasiektų tik tos įmonės darbuotojai arba konkretūs asmenys, kuriems yra suteikta prieiga. Tai didina duomenų saugumą ir padeda apsisaugoti nuo netyčinių darbuotojų klaidų“, – pastebi M. Klimašauskaitė.
Taip pat čia esančius dokumentus galima redaguoti tiesiai naršyklėje, naudojantis internetinėmis biuro programų versijomis telefone, arba kompiuteryje įdiegtomis „Office“ programomis, tokiomis kaip „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „OneNote“ ir kitomis. „Paprastas pavyzdys: vykstate į renginį ar verslo susitikimą, kuriame turėsite rodyti prezentaciją. Ją galite atsidaryti tiesiog savo telefone ir darsyk pasikartoti ar net atlikti paskutinius pakeitimus tiesiog gurkšnodami kavą laukiamajame“, – siūlo „Telia“ ekspertė.
„OneDrive“ pagal nutylėjimą saugomos visos redaguotų dokumentų versijos, taigi jei failas buvo netinkamai pakeistas, sugadintas ar tiesiog atsirado būtinybė grąžinti ankstesnę jo versiją, tai visada galima padaryti. Net jei failas yra netyčia ištrinamas, jis dar 30 dienų laikomas šiukšliadėžėje ir per šį laiką ištrintus dokumentus galima atkurti.
Turite klausimų apie debesiją, „Office 365“ ar kitas verslui skirtas IT paslaugas? Kreipkitės į savo „Telia“ vadybininką arba susisiekite telefonu 1816.
Užsakymo nr.: PT_79566439