Pasirodo, kad apibrėžti susikaupimo reikalaujantį darbą (angl. focus work) nėra paprasta. Tai daugiau, nei „darbas vienumoje“. Tam, kad geriau suprastume, kaip atliekamas susikaupimo reikalaujantis darbas ir kas gali jam pakenkti, Haworth kompanijos Žmogaus veiklos aboratorijoje (Haworth’s Human Performance Lab) buvo atlikta daugybė eksperimentų. Ir štai ką pavyko išsiaiškinti.
Duomenų nuskaitymas
Priklausomai nuo užduoties pobūdžio ir asmens atitinkamos patirties lygio, matomi ir girdimi trikdžiai – kartu – gali paveikti veiklos efektyvumo sumažėjimą vidutiniškai nuo 3% iki 23%. Kodėl toks platus reikšmių intervalas?
Gauti rezultatai ir kitų tyrimų medžiaga rodo, kad sėkmingas susikaupimo reikalaujančio darbo užbaigimas priklauso tiek nuo žmogaus, tiek nuo užduoties tam tikros aplinkos įtakoje.
Mūsų smegenys yra tarsi prognozavimo varikliai. Naujesni tyrimai pateikia įrodymų, kad smegenys per mūsų pojūčius nepertraukiamai renka ir vertina informaciją apie mus pačius, mus supantį pasaulį ir mūsų vietą jame – dažniausiai sąmoningai. Daroma hipotezė: kai tai, ką mūsų pojūčiai surenka, lengvai sutampa su tuo, ką mes jau žinome, mūsų smegenys nuspėja, kas turėtų nutikti. Kai mes vis geriau nuspėjame, kas atsitiks, mums reikia vis mažiau kreipti dėmesį į išorinę informaciją tam, kad pasiektume savo tikslą, – galiausiai tai leidžia mums santykinai lengvai „irtis“ per mūsų pasaulį.
„Prognozavimo variklio“ geroji įtaka: efektyvumas
Ką tai reiškia, kalbant apie susikaupimą darbe? Taigi, kuo daugiau žinote apie užduotį, tuo lengviau jums ją atlikti. Pavyzdžiui, skaitymas gimtąja kalba. Jūs galite greitai permesti akimis dviejų pastraipų elektroninį laišką. (Kartais mes skaitome taip greitai, kad galime praleisti detales ir dėl to klaidingai suprasti esmę. Vis dėlto dviejų pastraipų laiško teisingas perskaitymas gimtąja kalba būtų lengva užduotis.).
O dabar įsivaizduokite, kad planuojate atostogas užsienyje ir mokotės tos šalies kalbą. Jei tas pats laiškas būtų parašytas nauja jums kalba, prireiktų daug daugiau laiko ir pastangų tiksliai suprasti jo turinį. Turėtumėte atkreipti dėmesį, kaip sudaryti žodžiai, prisiminti jų reikšmes, tada sudėlioti tas reikšmes teisinga tvarka, kad viską suprastumėte.
Tai iliustruoja skirtumą tarp darbo iš mokymosi pozicijos ir darbo iš patirties pozicijos. Tą patį darbą atlikti praktikantui prireiks valandos, o ilgiau dirbančiam darbuotojui pakaks 15 minučių. Abu gali atlikti užduotį gerai ir gauti panašų rezultatą, tačiau vienas iš jų turi daugiau patirties, todėl jam užduotis yra labiau nuspėjama, automatizuota ir įprasta.
Dabar įvertinkime tinkamą laiko apimtį konkrečios užduoties atlikimui, arba, kitais žodžiais, kaip ilgai turite išlaikyti dėmesį ties užduotimi. Tai irgi skiriasi. Vienas asmuo gali pamažu rengti ataskaitą, likus dar daug laiko iki termino pabaigos – skaidydamas darbą dalimis ir darydamas normalias pertraukas, o štai kitas gali turėti grėsmingai artėjančią ataskaitos pateikimo termino pabaigą ir jam reikia užbaigti ją vienu prisėdimu. Kiekvieno iš mūsų „prognozavimo varikliai“ funkcionuoja skirtingai, bet tol, kol prognozės yra geros, sklandžiai judame į priekį. Reikalai pakrypsta bloga kryptimi tik tada, kai mūsų „prognozavimo variklis“ aptinka klaidą.
„Prognozavimo variklio“ blogoji įtaka: blaškymasis
Kai įvyksta kažkas nenumatyto, mūsų smegenys užprogramuotos pateikti tą nenumatytą įvykį mūsų susivokimui – ir mūsų dėmesys „pagaunamas“. Pavyzdžiui, sirenos ir signalizacijos saugo mus, todėl jos sukurtos atkreipti mūsų dėmesį.
Tačiau ne viskas, kas atkreipia mūsų dėmesį, yra būtina, pvz., kai bendradarbis nusičiaudi. Visi mūsų dėmesį atkreipiantys dalykai yra atitraukimai nuo užduoties, kurie pablogins užduoties atlikimą. Be to, blaškymasis gali kilti tiek mūsų vidiniame, tiek išoriniame pasaulyje. Mes turime nuosavą vidinį „pašalinių minčių generatorių“ bei streso, nuovargio ar alkio būsenas, ir su visu tuo turime tvarkytis.
Blaškymosi valdymas siekiant geresnio rezultato
Organizacijos vadovai gali padėti mums suvaldyti blaškymąsi. Nors mes sėkmingiausiai tvarkomės su savo vidiniu blaškymusi ir galime kontroliuoti kai kuriuos išorinius trikdžius, mums sekasi geriau, kai galime savarankiškai ir laisvai pasirinkti, kur dirbti bei kontroliuoti savo darbo erdvės sąlygas.
Tinkamų barjerų, darbo zonų ir kaimynysčių sukūrimas drauge su naudojamais įrankiais asmeniniam blaškymuisi valdyti gali padėti įveikti ilgą kelią palengvinant mūsų pastangas susikoncentruoti. Kai tai yra prieinama, tuomet mes galime pasirinkti geriausiai, kas teisinga ir reikalinga atitinkamai mūsų asmeniniams ir užduoties sąlygotiems poreikiams.
Pastangų maksimizavimas susikaupimo reikalaujančiam darbui
Kaip tvarkytis su vidiniu blaškymusi:
- Išsiaiškinkite, kada ir kaip dirbate geriausiai, ir kryptingai „nusistatykite“ save sėkmei. Kurią dienos dalį lengviausiai susidoroti su sunkiomis užduotimis? Nuo ankstyvo ryto, prieš pat pietus ar vėliau pavakary? Ar sekasi geriau dirbant ne pagal dienotvarkę? Kokį blaškymą jums sunkiausia suvaldyti?
- Rūpinkitės savimi. Pailsėkite arba darykite pertrauką, kai jaučiate, jog reikia. Visiems mums sekasi geriau, kai turime daugiau resursų. Dažnai pasirinkimas trumpą darbo pertraukėlę paaukoti dėl „proveržio“ išvirsta į prastesnę darbo kokybę ir padidėjusį stresą. Taip pat, kai patiriame vidinį išsiblaškymą, geriausia išeitis būtų jį pripažinti, nuspręsti, kaip norite su juo tvarkytis, o užduotį atidėti tam laikui, kurį galėsite jai skirti. Kita naudinga taktika yra „buvimas čia ir dabar“ (angl. mindfulness), trumpam panyrant į veiklą, kuria mėgaujatės, ir būsenos pripažinimas.
Kaip tvarkytis su išoriniu blaškymu, trukdymu ir pertraukimais:
- Išnaudokite ribas. Pasirinkite darbo erdves, turinčias fizinius barjerus, tokius kaip sienas ar pertvaras, arba pasirinkite susikaupimo darbui skirtas zonas – tokiose erdvėse mažiau netikėtų įvykių. Nukreipkite save nuo nepageidaujamų matomų ir girdimų trikdžių arba naudokite įrankius (pvz., ausines), apsaugančius nuo jų.
- Sukurkite ribas. Pažymėkite savo kalendoriuje laiką, kurį numatote darbo užbaigimui, – tai neleis kitiems suplanuoti įvykių, kurie galėtų pertraukti jūsų darbą. Priimkite ir kalendoriuje patvirtinkite tik tuos kvietimus, kurie aiškiai nurodo, kodėl jūsų dalyvavimas būtinas. Vienas „LinkedIn“ straipsnis netgi pasiūlė tokią mantrą: Nėra darbotvarkės, nebus ir dalyvavimo (angl. No agenda, no attenda).
- Nubrėžkite ribas. Tie, kurie nebuvo pakankamai efektyvūs darbo metu, gali jausti poreikį pasiimti užduotis į namus, kad užbaigtų jas vakare. Toks darboholizmas (angl. work creep) yra problema ir gali lemti „perdegimą“ darbe. Kai kurios kompanijos pastebėjo, kad darbo savaitės sutrumpinimas padidina produktyvumą, nes tai motyvuoja darbuotojus ieškoti būdų, kaip efektyviau išnaudoti laiką.
- Pasikalbėkite su kolegomis apie tai, kaip kiekvienam iš jūsų dirbti sekasi geriausiai. Kai mes pažįstame ir suprantame vieni kitus, mums lengviau valdyti savo lūkesčius.
Skirtingos darbo veiklos dažnai varžosi tarpusavyje, susikaupimo reikalaujančios užduotys būna skirtingos, taip pat skiriasi ir žmonių gebėjimai. Yra daug mažų dalykų, galinčių padėti mums išlikti susikaupusiems.
Žodžiu, žmogus, atliekantis darbą, tik pats gali tiksliausiai nuspręsti, kokioje darbo aplinkoje jam dirbti geriausia. Taigi patys turime išsiaiškinti, kaip ir kada mes dirbame geriausiai, o įmonės turi gerbti, kad mes nesame vienodi, kad mūsų poreikiai skirtingi. Nėra visiems vienodai tinkamo sprendimo.
Žinojimas, kad susikaupimo reikalaujantis darbas yra veikiamas užduoties ir ją atliekančio žmogaus ypatybių, gali padėti darbdaviui sukurti tokią darbo vietą – jos kultūrą, politiką ir darbo erdves, kuri atitiks skirtingų darbuotojų su poreikius.
Daugiau informacijos rasite ergonomiskoskedes.lt