Nepamirškite, kad kaip ir susitikimai taip ir virtualūs pokalbiai turi savo specifiką bei nerašytas taisykles. Šios 5 taisyklės Jums užtikrins kokybišką komunikaciją.
1. Prisistatykite
Pristatykite visus konferencijos dalyvius. Tai yra esminis dalykas, kuomet jie vieni kitų nepažįsta. Jeigu yra užtektinai laiko, siekiant sukurti komandinį ryšį, plačiau papasakokite apie susitikimo narius. Kuomet tokio pobūdžio konferencijos vyksta reguliariai ir kaskart matotės su tais pačiais žmonėmis, galite pasiteirauti dėl per nesimatymo laikotarpį įvykusių pokyčių.
2. Įtraukite į pokalbį
Vaizdo konferencijų metu gali atsirasti žmonių, kurie nepasidalins savo įžvalgomis, o Jūs jų net nepastebėsite. Jeigu esate atsakingas už susitikimo koordinavimą, palaikykite kontrolę, tačiau žinokite ir ribas.
Padrąsinkite dalyvius išsakyti savo nuomonę. Svarbu, kad visi asmenys dalyvaujantys pokalbyje jaustųsi vienodai svarbūs ir būtų išgirsti. Kitaip, jie gali nutylėti savo įžvalgas ar net pradėti nuobodžiauti.
3. Rinkitės vaizdo konferencijas
Tam, kad virtualus susitikimas būtų išties naudingas, rinkitės vaizdo konferencijas. Taip kiekvienas galės ne tik išgirsti, bet ir matyti komandos narius. Vaizdo konferencijos metu komunikacija bus žymiai paprastesnė, nes galėsite analizuoti neverbalinius ženklus ir veido išraiškas. Tokie susitikimai leis dalyviams užmegzti glaudesnius ryšius, juk matant kitų žmonių reakcijas, pokalbis iškart tampa artimesnis ir šiltesnis.
4. Naudokite aukštos kokybės technologinę įrangą
Pasirinkus nekokybišką įrangą, viduryje svarbaus pokalbio būti nutrauktiems technologinių gedimų yra tikra nesėkmė.
Skirkite laiko technologinės įrangos įsigijimui, kuri leistų ne tik komunikuoti vaizdo ir balso skambučiais, bet ir dalintis informacija bei atitinkamais failais.
5. Planuokite
Tris dienas prieš susitikimą visiems nusiųskite priminimą apie jį. Nurodykite, kokios papildomos medžiagos Jums reikės ir informuokite apie planuojamą naudoti konferencinę įrangą. Paprašykite techninių darbuotojų, kad viską paruoštų sklandžiam konferencijos įrangos veikimui.
Svarbiausias temas aptarkite pokalbio pradžioje, kol visi dalyviai yra labiausiai susidomėję. Nepamirškite užsirašyti priimamus sprendimus ir susitikimo išvadas.
„Dirbant su užsienio įmonėmis, neužtenka vieną kartą per metus susitikti. Būtina ryšius palaikyti nuolatos. Nors virtualūs susitikimai ir nėra tokie efektyvūs kaip pokalbis „akis į akį“, tačiau jie pakankamai geras sprendimas, padėsiantis sutaupyti laiko ir greitai išspręsti kilusius neaiškumus bei problemas“ - teigia pardavimų ir rinkodaros sistemų kūrėjas, „63 Wire Marketing“ direktorius Romualdas Mačiulis.
Remtasi entrepreneur.com medžiaga
