Turiu dvi naujienas: vieną gerą, kitą - blogą. Pradėsiu nuo blogos - laiko valdyti neįmanoma. Vis dėlto, yra ir gera žinia: laiką galima planuoti, o tai darant tinkamai ir suspėsit žymiai daugiau, ir pavyks išvengti kenksmingų momentinės amnezijos pasekmių.
Laiko planavimo pagrindams bei užduočių paskirstymui pagal prioritetus skirsiu tris rašinius: šiandien aptarsiu tvarkymosi su turimomis atlikti užduotimis aspektus, kitą pirmadienį, prieš visiems paragaujant 12 Šv. Kūčių patiekalų, aprašysiu užduočių surikiavimo pagal svarbą subtilybes, o dar po savaitės, kai laikrodis skaičiuos paskutines šių metų valandas, pasidalinsiu savo asmenine patirtimi, o jūs sužinosite, kaip naudojantis visiems prieinamais techniniais sprendimais suspėti daugiau bei nepasiklysti darbų, užduočių ir atsakomybių girioje.
Bet koks planavimas prasideda nuo žinojimo, ką tu turi padaryti, todėl pirmiausia mums reikės darbų sąrašo. Laiko planavimo ekspertas ir GTD (Getting things done) sistemos kūrėjas David Allen siūlo užsivesti turimų atlikti užduočių žurnalą, kuris turi būti atskirtas žymekliais į kelias kategorijas.
Visų pirma, kiekviena užduotis patenka į bendrinę skiltį „Užduotys“. Kitų kategorijų pavyzdžiai: - darbas; - laisvalaikis; - namai; - parduotuvė; - mokesčiai; - veikla ir t.t. Po to kiekvienai iš užduočių reikia priskirti kategoriją - perrašyti užduotį prie tos kategorijos užduočių bei ištrinti iš bendrinės skilties. Tokio veiksmo tikslas - turėti kuo mažiau jokiai kategorijai nepriskirtų užduočių, nes vien buvimas bendrame užduočių sąraše prie jos įvykdymo neveda.
Jei kilo gera mintis, bet sunku ją priskirti vienai iš kategorijų, arba esate tikras, jog šiuo metu neketinate tos minties įgyvendinti, siūlau susikurti ir kategoriją pavadinimu „Kada nors“, į kurią priskirsite visus ateities planus, kurių įgyvendinimą dabar dėl laiko, motyvacijos ar kitų dalykų stokos nukėlėte neribotai. Dabar, kai jau turite savo užduočių žurnalą ir jį esate suskirstę į kategorijas, pats metas įvesti ir pagrindinę kategoriją - „Šiandien“, nes būtent joje ir bus surašytos visos tos konkrečios dienos užduotys.
Iš patirties galiu pasakyti, jog dažnai kyla pagundų į šiandien turimų atlikti užduočių kategoriją prisirašyti per daug, todėl reiktų kritiškiau įvertinti tiek galimą tos užduoties trukmę, tiek jos svarbą - šiuos dalykus aptarsime po savaitės.
Pabaigai - 5 užduočių paskirstymo ir veiksmų planavimo patarimai:
1. Skirkite 15 minučių užduočių planavimui prieš darbą ir 15 minučių atliktų veiksmų peržiūrai po darbo
Jei tai, ką darote, jums yra svarbu ir norite tai atlikti be streso, kiekvieną rytą rekomenduoju skirti 15 minučių užduočių žurnalo peržiūrai ir atsirinkti iš kiekvienos kategorijos, kurias užduotis ketinate atlikti šiandien. Be to, kadangi kasdien atsiranda tam tikrų nuokrypių nuo dienos plano, labai naudinga kiekvienos dienos pabaigoje skirti 15 minučių atliktiems darbams peržvelgti - labai galimas daiktas, jog dar liko neatliktų užduočių, kurias reikia atlikti.
2. Susigrupuokite tos dienos užduotis pagal svarbą
Dažnai pasiduodame pagundai atlikti mažai pastangų ir laiko reikalaujančias nereikšmingas užduotis, o svarbesnes ir sunkesnes - atidėliojame. Vis dėlto, pirmiausia reiktų atlikti svarbiausias užduotis, o jei laiko mažareikšmėms ir neliks, sielotis tikrai neverta.
3. Atlikti užduotį iškart, jei tai užims mažiau nei 5 minutes
Jei reikia atlikti užduotį, kuri užtruks labai trumpai - geriau tą atlikti iškart, neatsižvelgiant į jos svarbą, nes tokios užduoties užsirašymas, kito veiksmo suplanavimas, paskirstymas į kategorijas gali užimti daugiau laiko nei pats atlikimas.
4. Suplanuoti kitą veiksmą užduočiai atlikti
Tai, kad užsirašome turimas atlikti užduotis - pirmas žingsnis, tačiau tokio veiksmo vertė dar labiau padidėja, jei prie kiekvienos užduoties užsirašome kitą veiksmą, kurio imsimės. Gali būti, kad planuojama užduotis - pernelyg abstrakti ir ją reikės suskaidyti į mažesnius žingsnelius.
5. Įvertinti, kas gali tai atlikti vietoj jūsų
Dažnai apsikrauname krūva bereikšmių darbų, kurie ne tik, kad menkai prisideda prie norimo pasiekti rezultato, tačiau ir tokie, kuriuos gali atlikti kiti, o kartais - net ir geriau nei mes patys. Lietuviui, kuriam taip savi „pasidaryk pats“ mentaliteto marškiniai, taip sunku išrauti individualizmo šaknį bei deleguoti darbą tam, kuris jį atliks geriau. O aš siūlau nustoti vaidinti visa gebančius ir prieš atliekant kiekvieną užduoti įsivertinti, ar tikrai niekas kitas negali to padaryti vietoj manęs?