Rytas. Atvykstate į darbą kupini energijos, pasiryžę kibti į darbus. Pradedate nuo pirmosios užduoties, palengva įsibėgėjate ir... O, atėjo el. laiškas. Turite jį perskaityti ir nedelsdami atsakyti. Tai padarę, bandote grįžti prie darbo, bet suskamba telefonas. Manote, kad po pokalbio pagaliau galėsite ramiai atlikti užduotį, bet...
Kai padėsite ragelį, kas nors biure būtinai pradės klausytis erzinančios muzikos, o galiausiai iš kažkur išdygs draugiškai nusiteikęs kolega su puodeliu kavos rankoje ir priėjęs prie jūsų draugiškai paplekšnos per petį: „Na, tai kaip savaitgalis?“
Trukdžių kaltininkai
Pertraukimai yra neatsiejama mūsų darbo dienos dalis: laiškai ir skambučiai, internetas ir kolegos. Anot psichologės Glorijos Mark, daugybę metų tyrinėjusios produktyvaus darbo kliūtis, darbe esame pertraukiami vidutiniškai kas tris minutes! Pakeliame telefoną, padedame telefoną, įjungiame programą „Word“, pažiūrime į laikrodį, persimetame pora žodžių su bendradarbiu, įsijungiame „Facebook“... Kai nuolat susiduriame su tiek trukdžių, sunku patikėti, kad apskritai per dieną ką nors padarome.
Kai kurie trukdžiai mus užklumpa iš šalies: plūsta el. laiškai, telefonas nenustoja skambėjęs, kas nors garsiai juokiasi, kitas daug vaikšto, o vadovas staiga sumano surengti papildomą susirinkimą. Suversti atsakomybę išoriniams šaltiniams populiaru, bet netikslu: anot G. Mark, beveik pusė visų pertraukimų yra sukelti mūsų pačių. Taip, mes pertraukiame savo darbą beveik taip pat dažnai kaip ir kiti žmonės (bei modernios technologijos) – trukdome sau kokybiškai dirbti, pereidami vis prie naujos veiklos.
Todėl kone kiekvienam pažįstamas jausmas, kai praleidus darbe aštuonias valandas (o neretai ir visas dešimt) padaroma tik nedidelė dalis darbų. Kartais ima atrodyti, kad svarbiausia jūsų darbo funkcija – „gesinti gaisrus“ ir reaguoti į pertraukimus.
Dažnai girdime apie produktyvumą, laiko valdymą ir naiviai tikimės, kad su laiku situacija pasitaisys arba ką tik į telefoną atsisiųsta laiko planavimo programėlė išspręs mūsų rūpesčius. Tačiau belaukiant, kol taip nutiks, tikrai nepakenks susipažinti su keliais principais, kaip veikia mūsų smegenys darbo kontekste.
Neplanuok planavimo – tiesiog daryk
Dirbdami dažnai gaištame laiką neproduktyviai veiklai, vėliau kaltiname save ir graužiamės, kad tai – valios trūkumas. Valia dažnai atlieka menkesnį vaidmenį, nei manome. Tad vien jos pastangomis perlaužti save į produktyviąją pusę vargu ar pavyks. Mūsų smegenys natūraliai bijo didelių projektų, todėl, susidūrę su rimta ir atsakinga užduotimi, nejučia užklumpame save bežiūrintį dešimtą „Youtube“ filmuką iš eilės.
Mokslininkas Johnas Barghas antrina šiai minčiai: mūsų smegenys mėgsta vaidinti, kad yra užsiėmusios, ir simuliuoja kažko darymą, susidūrusios su stambesniais projektais. Bijome pradėti daryti tą didelį darbą, todėl mūsų dėmesį nukreipia atpalaiduojančios veiklos arba smulkios, streso nekeliančios užduotys, kurios – staigmena! – užpildo visą mūsų laiką. „Ryt galutinis projekto terminas... Einu susitvarkysiu kompiuterio piktogramas.“
Ieškantiesiems būdų veiksmingiau dirbti naudinga sužinoti apie Zeigarnik efektą. Šis fenomenas, pavadintas jį atradusios mokslininkės vardu (Bluma Zeigarnik – psichologė, gimusi Prienuose, Lietuvoje), pirmą kartą aprašytas jau beveik prieš šimtmetį. Jo esmė paprasta – tai, kas neužbaigta, lieka mūsų galvoje. Kai kuriuose šaltiniuose teigiama, kad B. Zeigarnik pirmą kartą atkreipė į tai dėmesį, stebėdama padavėjus restorane. Jai pasirodė įdomu, kad padavėjai prisimena užsakymus su daugybe patiekalų, bet informacija išsitrina iš atminties, vos ant staliukų patiekus maistą.
B. Zeigarnik atliko eksperimentus, kuriuose dalyviams reikėjo spręsti įvairias užduotis. Kai kurie dalyviai tyrimo metu būdavo pertraukiami, kiti – ne. Vėliau buvo klausiama, kokias užduotis tiriamieji prisimena darę. Pasirodo, nutrauktos užduotys buvo įsimenamos 90 proc. geriau nei tos, kurios buvo tvarkingai užbaigtos.
Mes ne tik bijome didelių projektų (visi žino, kaip sunku juos pradėti!), bet ir pradėję negalime atsikratyti įkyrių minčių. Zeigarnik efektas prie to prisideda: mūsų smegenys nebaigtų darbų nepamiršta ir darbinė atmintis nuolat sukasi. Todėl, jei norisi, kad galva nebūtų apkrauta šalutinėmis mintimis apie nebaigtus darbus, būtina išskaidyti didelius projektus į smulkesnes užduotis (su savomis taisyklėmis, savais baigimo terminais ir t. t.). Jei į kiekvieną jų žiūrėsite kaip į atskirą mažą projektą, kiekvieną pabaigus smegenys nurims.
Daugiau dirbsi – daugiau padarysi?
Vis daugiau vadovų organizacijose rūpinasi, ar darbuotojai neleidžia laiko veltui, tačiau pavaldinių darbo kokybė dažnai vis dar matuojama valandomis, praleistomis sėdint kėdėje priešais kompiuterio ekraną. Tyrimai rodo, kad dirbantys žmonės dažnai atlieka nebūtinas užduotis, kad tik atrodytų užsiėmę.
Kiek laiko per savaitę reikėtų dirbti? Šį klausimą nagrinėjo ne vienas tyrimas ir, nors universalų valandų skaičių apibrėžti sudėtinga, tyrimų rezultatai patvirtina tai, ką mums kužda sveika nuovoka: dirbant viršvalandžius, produktyvumas krinta. Pavyzdžiui, 2008 m. Mariannos Virtanen ir kolegų atliktas tyrimas lygino žmones, dirbančius po 40 ir 55 val. per savaitę. 55 val. per savaitę darbas buvo susijęs su suprastėjusia kognityvine funkcija – ši žmonių grupė prasčiau atlikdavo žodyną ir samprotavimą tikrinančius testus.
Pasak mokslininko Peretzo Lavie, norėdami tvarkingai paskirstyti energiją, turime griežtai nuspręsti, kad po kiekvienos produktyvios sesijos seks trumpa atokvėpio pertraukėlė. Dirbdami be poilsio niekaip negalėsime išlaikyti didelio produktyvumo visą dieną. Dirbti daug lengviau, kai iš anksto žinome, kada galėsime pailsėti.
Taigi svarbiausias principas yra paprastas: stambius projektus skirstyti į smulkesnius darbus, o tada iškart suplanuoti darbo ir pertraukėlių laiką, kurio laikysimės.
Nesiblaškykite ir smegenys jums padėkos
Dažniausiai pasitaikanti klaida siekiant didesnio produktyvumo – kelių darbų darymas vienu metu, t. y. šokinėjimas nuo vienos veiklos prie kitos. JAV 2013 m. darbo produktyvumo ataskaita (angl. Workplace Productivity Report) atskleidė, jog dauguma žmonių darbe nuolatos atitraukiama nuo savo pagrindinės veiklos, ir tik nedidelė dalis sugeba veiksmingai bei greitai grįžti prie nutrauktų darbų. Kiekvieną kartą, kai dirbate intelektinį darbą ir esate sutrukdomi, pavyzdžiui, suvibruoja jūsų telefonas ar iššoka „Skype“ langelis, net ir viena sugaišta minutė gali reikšti 20 minučių prarasto produktyvumo (tiek laiko reikės praleisti bandant grįžti prie ankstesnės užduoties).
Įdomūs faktai apie kelių veiklų darymą vienu metu
• Per 20 metų atlikti psichologiniai tyrimai rodo aiškią tendenciją: perėjimas nuo vienos veiklos prie kitos mus sulėtina. Darbus atliekame iki 40 proc. lėčiau, negu darydami juos paeiliui, t. y. vienu metu vieną darbą.
• Toks blaškymasis mažina gebėjimą susikaupti. Stanfordo universiteto mokslininkai Kepas Lohas ir Ryota Kanai teigia, kad tie, kas nuolat atlieka keletą darbų vienu metu, pripratina smegenis blaškytis – ilgainiui taip dirbant gali keistis smegenų struktūra, todėl tampa vis sunkiau susitelkti į vieną užduotį.
Ironiška, bet vis dar dažnai manome, kad daugybinio režimo veikla yra veiksminga: šitaip dirbantis žmogus atrodo aktyvus, nuolat įsisukęs į veiksmą, todėl kuriama iliuzija, kad jis nuverčia kalnus. Dažnai užimtumą prilyginame produktyvumui, nors iš tiesų jie tarpusavyje gali turėti mažai bendra.
El. laiškų pinklės
Labiausiai paplitęs (ir vienas kenksmingiausių) darbinis įprotis – dažnas el. pašto dėžutės tikrinimas. Pats veiklos pobūdis – skaityti laiškus – nėra blogas. Bėda yra šiai veiklai skiriamas laikas. Visiems pažįstamas jausmas, kai darant ką nors svarbaus pasirodo pranešimas, kad gavote naują laišką – iš vadovo, kolegos ar antrosios pusės. Net jei atsakymas trunka akimirką, šis mažas trukdys išmuša mus iš vėžių ir išblaško. Jei tai kartojasi daugybę kartų per dieną, dienos pabaigoje suprantate nuveikę mažiau, nei galėjote.
Jei tikrinatės el. paštą kas 10 minučių (arba to langelio apskritai neuždarai, kad galėtum realiuoju laiku pastebėti kiekvieną gautą laišką), tampate labai reaktyvūs. Žaidžiate pagal kitų žmonių taisykles, nustumdami savo pačių darbus į antrąjį planą. Žmonės žino, kad greitai reaguosite, todėl netrukus ima to reikalauti ir laikyti tai savaime suprantamu dalyku. Jie ima rašyti be paliovos.
Gali atrodyti, kad nuolatinis komunikacijos priemonių naudojimas naudingas, nes užtikrina, jog nepraleisite nė kąsnio svarbios informacijos. Tačiau kas nutiks, jei tas kąsnis informacijos šiek tiek palauks? Turbūt visi sutiktume: tokių situacijų, kurioms žūtbūt reiktų mūsų dėmesio dabar, šią akimirką, yra labai mažai.
Anot tyrėjų Thomo Jacksono ir Ray’aus Dawsono, geriausia el. pašto dėžutę tikrintis porą kartų per dieną (jei būtina, kas keletą valandų) iš anksto nustatytu laiku. Taigi patarimas trumpas: išjunkite pranešimus ir pasirodančius langelius, informuojančius apie kiekvieną gautą laišką. Su visais laiškais susitvarkysite iš karto, kai ateis tam skirtas laikas. O kol kas ramiai dirbkite prioritetinius darbus – joks laiškas tikrai niekur nedings, jei per sekundę į jį nesureaguosite.
