Šiuolaikinis žmogus, pasižymintis pragmatiškumu, sukūrė daugybę priemonių, padedančių efektyviau valdyti laiką, optimizuoti laiko sąnaudas ir nuveikti daugiau. Informacinių technologijų dėka turime šimtus ir tūkstančius skirtingų programėlių, net įrenginių, kurie skirti mūsų gyvenimo kontrolei, planavimui ir pan.
Tačiau tuo pat metu, kai šios priemonės atsirado, daugelis vis dar nesupranta, kam šios priemonės iš tikrųjų tarnauja ir ką jos keičia gyvenime. Ir net pabandžius naudoti tai vieną ar kitą programėlę (apps‘ą) ar įrenginį, viduje kyla dar daugiau sumaišties ir jausmas, kad laiko valdymas slysta iš rankų.
Pateikiu dažniausiai pasitaikančius mitus apie laiko valdymą:
Mitas Nr. 1: laiką galima sukontroliuoti.
Tai didelė klaida, nes laikas egzistuoja nepriklausomai nuo mūsų valios. Vienintelis dalykas, kurį galime kontroliuoti, yra mes patys, mūsų efektyvumas ir produktyvumas. Kiekvienas žmogus atsakingas už savo dėmesio valdymą ir darbą su mintimis, emocijomis, gebėjimą išbūti su diskomfortu. Taigi, kad iš tikrųjų išmoktumėte veiksmingai valdyti laiką, turite pradėti nuo didelės savidisciplinos ir motyvacijos.
Mitas Nr. 2: Yra vienintelė „teisinga“ laiko valdymo sistema.
Iškart nuvilsiu „stebuklingų receptų“ ieškotojus – tokios sistemos nėra. Nepadeda ir veiksmingiausios laiko valdymo priemonės ir net išmanieji įrenginiai. Visos priemonės pritaikytos kiekvienam konkrečiam atvejui. Tai, kas veiksminga vieniems žmonėms, gali būti visiškai nenaudinga kitiems. Todėl patys turite sukurti asmeninę, sau individualiai pritaikytą savo laiko planavimo ir organizavimo sistemą. Labai svarbu išbandyti skirtingus laiko planavimo ir darbų bei užduočių vadybos metodus, stebėti save, reflektuoti, užfiksuoti ir pažymėti, kas tinka konkrečiai jums ir anksčiau ar vėliau atrasite sau tinkamiausias priemones ir savo individualią laiko valdymo sistemą, kuri labiausiai tiks jūsų asmenybei, esamam gyvenimo būdui ir turimoms darbų apimtims.
Mitas Nr. 3: būti organizuotam reiškia turėti dienos planą, surašytą minutėmis.
O kaip dėl netikėtumų? Sprogusi padanga, vėluoja vaiko auklė, susirgo kolegė ar klientui iškilo sunkumų ir reikia padėti ar padėti mamai nuvykti iki ligoninės tuoj pat ir t. t. Galite planuoti, bet negalite numatyti visų išorinių ir ne nuo jūsų priklausančių aplinkybių, todėl jūsų darbų ir laiko planavimo sistema turi būti lanksti ir leisti veiksmingai reaguoti į besikeičiančią tikrovę. Taip pat svarbu neužmiršti, kad remiantis laiko planavimo rekomendacijomis, reiktų planuoti tik 60 proc. darbą ir likusį laiką palikti nenumatytiems darbams ir papildomoms užduotims
Mitas Nr. 4. Dirbant vienu metu bus atlikta daugiau darbų.
Nors neuromokslininkai paskutiniais metais nuolat tvirtina, kad multitaskingas žalingas smegenims, tai vienas iš labiausiai paplitusių ir pavojingiausių klaidingų įsitikinimų dėl efektyvumo dirbant. Bandydami vienu metu dirbti su skirtingomis užduotimis, iš tiesų blaškysite savo dėmesį ir dažnai sugaišite daugiau laiko bei jūsų darbas bus mažiau kokybiškas. Todėl labai svarbu išmokti dėmesio sutelkimo technikų tam, kad galėtumėte padaryti tai, kas svarbiausia per trumpiausiai įmanomą laiką.
Mitas Nr. 5. Viską padarysiu!
Tikėtina, kad jei tikrai turite daug darbų, jų visų nespėsite atlikti laiku. Laiko planavimo esmė – ne viską padaryti, bet teisingai susidėlioti prioritetus, nes priešingu atveju tikrai svarbūs dalykai pasimeta už skubių, degančių reikalų. Atsiliepti į skambutį darbe yra skubu, o vakarienė su šeima yra labai svarbi jūsų santykiams ir ryšio su partneriu bei vaikais palaikymui.
Pažvelkite į savo gyvenimą ilgalaikėje perspektyvoje – kokią ateitį sau kuriate? Kam iš tiesų norite skirti daugiausiai dėmesio ir laiko? Todėl labai svarbu išmokti nusistatyti prioritetus ir jų laikytis.
Mitas Nr. 6. Būtinai turiu laikytis suplanuoto darbų sąrašo.
Tai iliuzija. Galite dirbti nepakeldamas akių nuo kompiuterio, daryti daugiau, nei galite, bet tai truks neilgai. Jūsų kūno, protiniai ir intelektiniai ištekliai yra riboti ir juos reikia atkurti. Jei neplanuosite poilsio, ateis laikas, kai jūsų produktyvumas pradės mažėti, o sveikata ir darbingumas prastės. Įsiklausykite į save, darykite tiek, kiek galite padaryti nepakenkdami sau.
O kaip skamba mintis, jog pradėtumėte planuoti savo dienos ir savaitės darbus nuo pauzių, skirtų poilsiui ir savo resursų atstatymui?
Mitas Nr. 7. Laiko valdymas reikalauja daug laiko ir pastangų.
Iš pradžių taip gali atrodyti. Iš tikrųjų laiko ir darbų valdymas yra įprotis, turintis savo įsitvirtinimo etapus: smalsumas ir motyvacija, pasipriešinimas, prisitaikymas ir adaptacija. Todėl natūralu, kad sunkumų kyla šio įpročio ugdymo etape, ypač jei niekada anksčiau nesate kryptingai skyrę laiko ir dėmesio savo laiko planavimui. Tačiau po dviejų savaičių ar mėnesio taip priprasite prie kasdienio kompiuterio, telefono, užrašų knygutės ar mėnesio/savaitės/dienos sąrašo, kad planavimui skirsite ne daugiau kaip 10 minučių per dieną.
Lapkričio 18 d. „Žmogaus psichologijos institutas“ rengia atvirąjį šiuolaikinės Psichoterapijos ir vadybos pasiekimais pagrįstus laiko, dėmesio ir darbų planavimo bei valdymo seminarą „Laiko planavimas ir valdymas užimtiems žmonėms. Efektyvumo, gyvenimo ir dėmesio vadybos įgūdžių mokymai“, rašoma atsiųstame pranešime spaudai.
