Taip, kiekvienas turime dirbti tai, ką geriausiai išmanome, tačiau būdami vadovais, Jūs turėtumėte žinoti, su kokiomis buhalterinėmis klaidomis gali susidurti naujais įsikūrusios įmonės. Pateikiame šešias dažniausiai pasitaikančias problemas.
1. Apskaitos programa
Užbaigus vieną finansinį laikotarpį, tikrai neturėtų būti jokių pakeitimų. Nepaisant šios taisyklės, yra programų, kuriuose praėję laikotarpiai nėra užrakinami ir juos vis dar galima koreguoti. Ši funkcija yra patogi, jei reikia pataisyti nežymias klaideles, tačiau ši funkcija leidžia ir sukčiauti. Renkantis buhalterinės apskaitos programą įsitikinkite, kad programa turi visas saugos funkcijas, nes ką gali žinoti, gal Jūsų buhalteris sumąstys nelegaliai pasikelti atlyginimą.
2. Neinformatyvios ataskaitos
Buhalterinės apskaitos programa tikrai gali sutaupyti laiko, nes į ją lengva įvesti reikiamus duomenys ir juos struktūrizuoti. Įvedinėjant į programą sąskaitas, jos yra suskirstomos pagal išlaidų paskirtį, tačiau pripažinkite, kad pasitaiko ir smulkių išlaidų, arba išlaidų, kurių nemokame kas mėnesį. Šios išlaidos dažniausiai yra įvardijamos kitomis ir tiksliai už ką mokami pinigai nėra įvardijama ataskaitose. Šios išlaidos paprastai jokių problemų nesukelia, tačiau jei esant patikrinimams pasitaiko neaiškumų, rasti klaidų priežastis užtruks tikrai nemažai laiko, tikrinant archyvų ir mokėjimų duomenis.
3. Profesionalumas
Dažnas naujos įmonės vadovas pasiryžta pačioje pradžioje buhalteriją tvarkyti pats. Su šiuo pasiryžimu galima ir sutikti, ir ne. Jei Jums svarbiausia, kad reikiami duomenys būtų priduoti mokesčių administratoriams, nesant aktyviai veiklai galite daryti tai pats, tačiau jei Jūs galvojate apie verslo augimą ir ateityje buhalterijos darbas lems Jūsų paslaugų ar gaminių pardavimus, Jūsų įmonėje turi būti sukuriama buhalterinės apskaitos sistema jau nuo įmonės veiklos pradžios. Visa tai, žinoma, geriausiai atliks patikimi ir kvalifikuoti specialistai. Užtikrinkite savo įmonės augimą, bendradarbiaujant su profesionalais ir nepagailėkite šiek tiek išlaidų veiklos pradžioje, nes ateityje jos Jums tikrai atsipirks su kaupu.
4. Smulkūs dokumentai
Jūsų įmonės finansinėse ataskaitose yra fiksuojamos visos išlaidos, todėl visa jas įrodanti dokumentacija, net ir pati smulkiausia, privalo būti išsaugota. Įsigyjant prekes būtina saugoti visus pirkimo kvitus, nes jie yra fiksuojami ir tampa dokumentu bei realiu įrodymu, kur ir kam buvo išleisti pinigai. Nesant kvitui, Jūsų žodinis patvirtinimas apie prekės įsigijimą nieko nereikš ir galiausiai išlaidų sumą turėsite padengti iš savo asmeninių pajamų.
5. Duomenų kopijos
Daugelis įmonių aklai pasitiki savo naudojama kompiuterine technika ir retai pamąsto apie galimas grėsmes. Kompiuteriai gali sugesti ar nukristi, buhalterines programas gali užpulti virusai, o dėl to Jūsų įmonės visi kompiuteryje esantis duomenys dings. Siekiant išvengti šios nemalonios situacijos, labai svarbu kas kiek laiko susikurti atsargines kopijas arba visą informaciją saugoti atsarginiame serveryje.
6. Personalo kvalifikacija
Net jei ir įsigijote naujausią, galingiausią ir patikimiausią buhalterinę programą, nepamiškite, kad su šia programa dirba žmonės. Programos yra nuolat atnaujinamos ir pritaikomos vis besikeičiančioms tvarkoms, Jūsų darbuotojų žinios turi būti pritaikomos šiems pokyčiams taip pat. Buhalterio kvalifikacija lemia sklandų ir taisyklingą Jūsų įmonės darbą. Svarbu žinoti, kad jei finansų specialistas privelia klaidų, dažniausiai nuo to kenčia vadovas, todėl, norėdami išvengti nemalonumų, Jūs nuolatos turite kelti darbuotojo kompetenciją, siunčiant jį į įvairius mokymus.
„Dauguma buhalterinės apskaitos tarnybų naujai įsteigtoms įmonėms suteikia nemokamas konsultacijas ir net turi specialius pasiūlymus verslo pradžiai. Net jei ir planuojate verslo veiklą pradėti vėliau, pasinaudokite konsultacinėmis paslaugomis. Sužinosite tikrai nemažai informacijos, žinoma, viena Jums bus naudinga, kita mažiau, tačiau jei nueisite į kelias skirtingas konsultacijas, galėsite palyginti siūlomas paslaugas ir išsirinkti geriausią variantą,“ – pataria verslo konsultantas ir „Apskaita ir Buhalterija LT“ steigėjas Romualdas Mačiulis.
