Į ką atsižvelgti siekiant priimti strategiškai naudingiausią sprendimą organizacijai, pataria Rasa Petruškevičiūtė, IT įmonės „Devbridge“ (priklausančios „Cognizant“ kompanijai) komunikacijos direktorė.
Pagrindiniai kriterijai
Pasirinkimą, koks kelias bus tinkamiausias organizacijai, nulemia ne vienas kriterijus, tačiau kaip pagrindinius komunikacijos ekspertė išskiria šiuos:
• Išorinės ir vidinės komunikacijos apimtys;
• Komunikacijos turinio šaltiniai;
• Organizacijos dydis;
• Komunikacijos veikloms skiriamas biudžetas.
Organizacijose, kuriose labai didelės komunikacijos apimtys ir turi dideles darbuotojų, privačių bei verslo klientų auditorijas, bendradarbiaujant su komunikacijos agentūromis galima žymiai efektyviau pasiekti tikslą nei dirbant tik vidinei komunikacijos komandai.
„Dabartinėje įmonėje mūsų pagrindinis tikslas stiprinti darbdavio įvaizdį ir strategiškai esame nusprendę, kad komunikacijos pagrindas yra mūsų komandos nariai. Per jų istorijas atskleidžiame įgyvendinamus projektus, karjeros galimybes, kompetencijas ir organizacijos vidinę kultūrą. Mūsų komunikacijos skyrių vadinu „organizacijos ausimis ir akimis“, nes įvairiais kanalais turime sužinoti apie įdomius, vykdomus projektus, karjeros pokyčius ar neįprastus kolegų hobius už darbo ribų. Dažniausiai šią informaciją gauname neformalaus bendravimo metu, todėl pirmiausia turime gebėti kurti artimą ryšį su kolegomis, pakankamai gerai juos pažinoti asmeniškai. Išoriniam partneriui tai padaryti būtų labai sunku ir neefektyvu“, – mano R. Petruškevičiūtė.
Vidinės komandos atranka
Pasak pašnekovės, trys pagrindiniai aspektai, į kuriuos reikia atsižvelgti yra vidinė organizacijos kultūra, komunikacijos komandos tikslai ir darbo modelis.
„Jei organizacija bendradarbiauja su išoriniais partneriais – ar tai būtų komunikacijos agentūra ar laisvai samdomi profesionalai, projektų valdymo kompetencija bus prioritetinė. Žinoma, jos reikės ir tuo atveju, jei komunikacija kuriama tik įmonės viduje, bet čia didesnį dėmesį reikės skirti ir tam, kiek specialistas geba savarankiškai kurti kokybišką turinį. Nesvarbu, ar dirbsime su partneriais ar ne, komunikacijos profesionalas turi gebėti surasti organizacijos strateginius tikslus, platesnį rinkos paveikslą ir kaip komunikacijos priemonėmis gali prie to prisidėti. Dažnai skelbimuose prie kompetencijų matau kūrybiškumą. Taip, jis svarbus, tačiau, mano nuomone, žymiai svarbiau gebėjimas suprasti, kokios komunikacijos priemonės, forma ir turinys leis geriausiai pasiekti tikslų. Kartais pati banaliausia ir paprasčiausia priemonė bus ta, kuri pataikys tiesiai į dešimtuką“, – pataria vadovė.
Be to, anot jos, ne mažiau svarbu, kiek kolega gebės įsilieti į organizacijos komandą bei kiek jam bus artima vidinė kultūra, vertybės. Kritiškai svarbu, kad jos būtų artimos. Priešingu atveju, gali būtų disonansas tarp to, kokią norima formuoti vidinę kultūrą ir kokios priemonės tam pasitelkiamos. Dėl to, iš asmeninių savybių ji išskiria atvirumą – atvirumą išgirsti kolegas, užčiuopti organizacijos pulsą bei norą atrasti bei išbandyti naujus dalykus.
Kada verta samdytis agentūrą
Kaip teigia „Devbridge“ komunikacijos direktorė, dėl to organizacijai reikia įsivertinti, ar ir kokių trūksta kompetencijų vidinei komunikacijos komandai.
Galbūt nepakanka „rankų“ visiems projektams įgyvendinti ir kai kurias užduotis efektyviau bei kokybiškiau gali atlikti išorinis partneris. Abejais šiais atvejais gali pagelbėti išorinis partneris – agentūra ar laisvai samdomas konsultantas, specialistas.
Įmanomi patys įvairiausi bendradarbiavimo modeliai, jei jie padeda organizacijai pasiekti tikslų. Tačiau reikėtų apgalvoti, ar bus organizacijos viduje žmogus, kuris galės kompetentingai įvertinti agentūros darbą, tinkamai suformuluoti tikslus ir užduotis bei efektyviai bendradarbiauti.
„Svarbu įsivardyti, ko įmonė ieško – strateginio partnerio ar „papildomų rankų“. Taip pat – ko organizacija tikisi iš bendradarbiavimo, kokių kompetencijų trūksta vidinėje komunikacijos komandoje. Tuomet bus lengva išsigryninti pagal kokius kriterijus vertinti būsimą partnerį. Dažniausiai tikimasi, kad agentūra gerai išmanys kliento verslo aplinką, jo strateginius tikslus ir turės komandą su bendradarbiavimui reikiamomis kompetencijomis. Tačiau reikia nepamiršti, kad agentūros atranka – tik pirmas žingsnis. Bendradarbiavimo sėkmė priklausys nuo abiejų pusių indėlio į partnerystę – kiek įmonė bus atvira ir dalinsis savo tikslais, vidine virtuve, kiek agentūra turės motyvacijos siūlyti unikalius sprendimus, ieškoti efektyviausių priemonių“, – pabrėžia ji.
Be to, šie aukščiau įvardyti pasirinkimai bus svarbūs ir strategiškai vystant vadovo komunikaciją, dėl to šie pasirinkimai įgauna dar didesnį svorį.
„Priklauso, kiek komunikacijos agentūra turi pajėgumų teikti strateginės komunikacijos paslaugas, kiek plačiai mato rinką ir visą komunikacijos lauką. Manau, kad vadovas pirmiausia reikiamą palaikymą turi gauti iš vidinių įmonės profesionalų, nes jie mato vidinį organizacijos kontekstą, geriausiai supranta organizacijos strategiją ir tikslus. Visgi išorinis partneris gali stipriai prisidėti vadovo komunikacijos kompetencijų ugdyme, pavyzdžiui, padėti pasiruošti bendravimui su žiniasklaida. Krizės atveju taip pat gali praversti išorinės agentūros patirtis, ypatingai, jei ji specializuojasi šiame lauke, o įmonei – tai viena iš pirmųjų tokių situacijų“, – apibendrina komunikacijos ekspertė.
