Sunku pervertinti susitikimų svarbą: juose kuriame ir palaikome ryšius, priimame susitarimus ir sprendimus, atrandame idėjas, formuojame komandas. Gyvame pokalbyje susiurbiame visą puokštę neverbalinės informacijos. Jų reikšmė – tarsi palaiminta griežto nerašyto profesinio įstatymo. Bet kam nepažįstamas jausmas, kai jau po poros susitikimų jaučiamės lyg išgręžti, o vėl suskambantis kalendoriaus varpelis paskatina atodūsį „o ne, dar vienas susitikimas“?

Tad, neginčijant bendros susitikimo prasmės ir vertės, į ką verta atsižvelgti, kad juos padarytume bent šiek tiek geresnius?*

Susitikimo trukmė

Jei pažvelgtume į pastarųjų savaičių susitikimus, veikiausiai pastebėtume vis pasikartojančius konkrečios trukmės „gabalus“: viena valanda aptarti strategiją, valanda procesams, dar valanda pasidalyti patirtimis.

Kalendoriai ir kasdieniai įpročiai įdiegė „fiksuotą“ teisingo susitikimo trukmę taip, kad net mintis apie trumpesnį, sakytum, devalvuotų nagrinėjamo klausimo ar žmogaus vertę. Tačiau ar tikrai kiekvienam jų reikėjo 60 min.? Pakanka prisiminti du garsius fenomenus – Pareto principą, įvardijantį, kad didžioji dalis darbo padaroma per 20 proc. numatyto laiko, ir Parkinsono dėsnį, pažymintį, kad darbas išsitęsia tiek, kiek jam įgyvendinti skirta laiko.

Galbūt verta pabandyti pritaikyti „Google“ taisyklę ir visus standartinės trukmės susitikimus sutrumpinti 5–10 min.? Jų pilnoje dienoje vien tai gali atlaisvinti visą valandą, sumažinti gumos tempimą susirinkimuose ar suteikti laiko bent trumpai įvykių refleksijai.

O galbūt priešingai – sąmoningai rinktis reguliarius, vienoje dienos pusėje suplanuotus trumpus (iki 15 min.) susitikimus, kurie neleis patirti beprasmybės ar laiko švaistymo jausmo, laiku pastebėti tik iš pažiūros smulkius klausimus ir padėti komandai ar partneriams būti tame pačiame puslapyje? Tiesa, mislinčiai pastebi, kad didesni klausimai neturėtų būti sprendžiami tokiuose trumpuose susėdimuose.

Dėmesys

Kalifornijos universiteto Irvino studija tik viena iš daugelio nagrinėja, kaip išsiblaškymas veikia mūsų koncentraciją. Pasak jos, susigrąžinti prarastą dėmesį trunka iki 23 min. Tereikia įsivaizduoti, kokie dienos rezultatai galimi jau po trijų susitikimų... Tad kodėl neišbandžius bent vienos dienos be jų?

Kitas gerų susitikimų peilis – mūsų kūnų ir smegenų pratęsimu tapusios technologijos. Nė vienas nesame be scrolinimo ar laiškų atsakinėjimo nuodėmės, ypač jei susitikimo metu dega darbai arba nagrinėjamas klausimas mus nepakankamai svarbus. Sumažinus susitikimų trukmę bus lengviau už durų palikti telefoną, o nuo to galbūt išaugs dėmesys ir susitikimo vertė. Jei pritrūktų veiklos, turėkite ant stalo LEGO ar prisiminkite mokyklos laikų keverzojimą.

Susitikimo dalyviai

Inclusivity amžiuje ypač išpopuliarėjo visuotiniai susitikimai, juk juose dalinamės patirtimi ir demokratiškai priimame sprendimus. Atrodo, kad negavę kvietimo į tokį galime pasijusti nesvarbūs ar nesaugūs. Tačiau tai turi išvirkščią pusę: per didelis susitikimo dalyvių skaičius lemia ištęstą jo trukmę, mažesnį produktyvumą, greičiau prarandamą kai kurių susirinkusiųjų dėmesį, nes dalis užsiima svarstymu, ką geresnio jie tuo metu galėtų veikti. Net jei klausimo sprendimas, ypač vidinės komunikacijos, palies daugiau žmonių, visuotinis dalyvavimas nebūtinai leis priimti geriausią.

Tad kodėl esminiais rezultatais su platesniu ratu nepasidalinti reziumuojančiais laiškais, o sprendžiant vidinius klausimus nepabandžius sukurti savanorių grupės, kurios dalyviai bus labiau įsitraukę, o nenorėję jungtis sumažins prielaidas kvestionuoti galutinį sprendimą?

Pozityvumo kultūra

Every child is special, kiekviena idėja verta laiko išklausyti ir įvertinti. Nekalbant apie komandas ir skirtingas interesų puses jungiančius small talks, humorą ar minčių traukinius, įsivyravusi only good vibes politika užslepia faktą, kad konstruktyviems pokalbiams konfliktai, pamatuota kritika ir šiek tiek dialektikos yra būtini.

Tokių pozityvių ar neutralių susitikimų rezultatas – neišpildyti lūkesčiai, sustojimas pusiaukelėje, o kartais – ir augantis kartėlis. Atsižvelgiant į socialinio įrodymo principą, galima numanyti, kad konstruktyvaus pokalbio tikimybė ypač mąžta augant susitikimo dalyvių skaičiui. Be to, ištęstuose susitikimuose ar norėdami išvengti viešos konfrontacijos, žmonės linkę greičiau priimti nebūtinai geriausius sprendimus. Tokius visuotinai priimtus sprendimus sunkiau kvestionuoti ir pripažinti, kad buvo padaryta klaida.

Susitikimo planas ir taisyklės

Ar kada atkreipėte dėmesį, kad susitikimai be aiškaus ir visiems žinomo plano trunka ilgiau?

Paprasta, iš anksto pateikta dienotvarkė gali padėti numatyti tinkamą susitikimo trukmę, dalyvius ir nenukrypti nuo esminių klausimų. Siekiant geresnių rezultatų, verta išbandyti ir kitokius susitikimo formatus. Reguliarumas ir tipinis elgesys suteikia pastovumo, bet ir mažina įsitraukimą. Tad kodėl nepakeitus aplinkos ar susirinkimo nesurengti stovint (INK praktika)?

Girdėti ne tik save

Nebūtini susitikimai priskiriami prie labiausiai erzinančių ir varginančių darbo elementų, o socialiniai mokslinčiai pastebi, kad susitikimus geriausiai, bet tikrai ne objektyviausiai, vertina jų organizatoriai. Tad jei pastebime, kad didžioji dalis kolegų jų poreikiu abejoja arba į juos reaguoja nuolatiniais atodūsiais, verta atsigręžti ir įsivertinti, ar gyvas valandos susitikimas – geriausia išeitis.

Galbūt tam pakaktų paprastų apklausų ir šiek tiek autentiškos jų statistikos? Galbūt atvirai įvertinti, ar tikrai susitikimuose priimami sprendimai nebūna priimti jau iš anksto ir todėl nenuoširdžios diskusijos prisideda prie frustruojančių emocijų? Galbūt pernelyg dažnai susitikimų svarbą vertinantys ar jų vengiantys asmenys be pagrindo suvokiami kaip priešiški arba neįsitraukiantys? Šie klausimai nereiškia, kad visi sprendimai turi būti priimami vienbalsiai ar kad galima nepagrįstai vengti susitikimų, tačiau paprastas laiškas su esmine informacija ir apgalvotas jos aptarimas gali komandai atnešti daugiau sutarimo.

Trivialu, tačiau laikas yra svarbiausias turtas. Laiku baigtas darbas, erdvė naujoms idėjoms, o galbūt viena diena ar valanda trumpesnė darbo savaitė, nei ponas Fordas prieš šimtmetį (!) numatė – tik dalelė dalykų, kuriuos kitoks požiūris į susitikimus gali ilgainiui atnešti.

* Įkvėpta Steveno Rogelbergo knygos The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance ir kitų mąslių rezonuojančių autorių.

M360
INK AGENCY