Pandemijai apribojus gyvus susirinkimus, daugeliui įmonių ir organizacijų iškilo poreikis organizuoti įvairaus pobūdžio renginius nuotoliniu būdu. Per itin trumpą laiką teko atrasti ir perprasti aibę tam skirtų platformų bei įrankių, kurie, kaip parodė praktika, gali ir padėti nuotoliniam renginiui tapti gyvesniu, ir pakišti koją sėkmei. Kaip pasirinkti tinkamą technologinį sprendimą? Kokie jų pliusai ir minusai? Kokios smulkmenos gali sugadinti net kruopščiausiai planuotą renginį? Atsakymus sudėliojo praktika, per pandemiją suorganizavus daugiau kaip 30 nuotolinių renginių – nuo tarptautinių konferencijų iki pramoginių vakarėlių.

Skirtingiems tikslams – skirtingos platformos

Platformą ir renginio formatą turite rinktis atsižvelgiant į renginio tikslą: ar norima perduoti informaciją, pristatyti produktą ar paslaugą, sužinoti dalyvių nuomonę, išgirsti idėjas diskusijų metu, ar suteikti pramogą, formuoti komandą.

Pavyzdžiui, jei nuotolinio renginio metu numatote darbą grupėse arba individualius susitikimus, patogiausia naudoti „Zoom“ platformą su „Large Events“ papildiniu, kuris turi „Breakout Rooms“ funkciją ir leidžia suskirstyti dalyvius į grupes pasirinktam laikui bei automatiškai juos perkelti. Tai labai patogu dalyviams, nes nereikia ieškoti atskiros nuorodos darbui grupėje – visą darbą padaro organizatorius.

„Zoom“ bei „Microsoft Teams“ Lietuvoje, kaip ir kitose šalyse, išpopuliarėjo jau pavasarį, jos ir toliau skaičiuoja milijonais augančius vartotojus. „Zoom“ pernai gruodį per dieną buvo surengiama apie 10 mln. susitikimų, o pastaruoju metu – apie 300 mln. „Microsoft Teams“ šiuo metu kasdien naudojasi daugiau nei 115 mln. vartotojų, o balandį jų buvo 75 mln. per dieną.

Nors „Zoom“ pakišo koją skandalas dėl duomenų saugumo, jie greitai ištaisė sistemos klaidas ir išlieka lyderiu nuotolinių renginių pasirinkimui – platforma yra draugiška vartotojui, funkcionalesnė, į ją lengviau integruoti kitas priemones. Tačiau ir toliau išlieka tendencija, kad būtent „Microsoft Teams“ kasdienei komunikacijai tarp darbuotojų ir virtualiems renginiams dažniau renkasi viešasis sektorius bei didelės organizacijos. O „Zoom“ lieka mažesnių, vidutinio dydžio įmonių, organizacijų bendravimo įrankiu.

Šios platformos toli gražu ne vienintelės, tačiau daugybė kitų mūsų šalyje netapo populiarios todėl, kad jos labiau pritaikytos tarptautinei rinkai, yra sunkiau perprantamos mažiau skaitmeninių įgūdžių ir anglų kalbos žinių turintiems žmonėms, dažnai yra brangesnės.

Dalyvius įtraukia interaktyvūs įrankiai

Dažnai pasigirsta nuomonė, kad nuotoliniai renginiai negali sukurti tokios atmosferos kaip gyvi. Tai tiesa tik iš dalies, nes jei renginio dalyviams aktualus jo tikslas ir akivaizdi nauda, net ir nuotoliniu būdu įmanoma užtikrinti ir aktyvias diskusijas, ir šiltą atmosferą. Pavyzdžiui, neseniai organizavome tarptautinį forumą, kur nepažįstami skirtingų projektų dalyviai iš įvairių šalių per kelias dienas susidraugavo, aktyviai įsitraukė į programą, teikė vieni kitiems grįžtamąjį ryšį, o atsiliepimai po renginio buvo patys geriausi.

Išlaikyti nuotolinio renginio dalyvių dėmesį ir įsitraukimą padeda interaktyvios priemonės. Kai kurios, tokios kaip klausimų-atsakymų funkcija ar balsavimas, jau būna integruotos tam tikruose populiariųjų platformų paketuose, tačiau yra begalė kitų, kurias galima naudoti paįvairinant renginį.

Dėl naudojimo paprastumo daugeliui žinomas „Slido“, minčių lietui ir greitam dalyvių įtraukimui pritaikytas „Mentimeter“, virtualias diskusijas padedančios suvaldyti „Miro“ interaktyvios lentos. Tokios priemonės suintensyvėjusio virtualaus gyvenimo metu nuolat tobulinamos, kuriamos naujos, kad būtų maksimaliai patenkinti poreikiai ir bent iš dalies kompensuotas gyvo ryšio trūkumas.

Būtina atlikti namų darbus

Kartais net ir parinkus tinkamą formatą bei tobulai įvaldžius įrankius renginio sėkmei koją gali pakišti elementarios klaidos, todėl suklysti mes neturime jokios teisės. Viena tokių klaidų – pirmiausiai pasirenkama nuotolinio renginio priemonė, o tik po to pritempiamas tikslas. Turėtų būti atvirkščiai – kai žinai tikslą, tada organiškai prie jo prisiderina ir priemonės, ir kiti įrankiai.

Dar viena dažna klaida yra neišsamios instrukcijos renginio dalyviams. Renginį mėnesių mėnesiais organizavusiųjų akimis viskas gali atrodyti aišku, tačiau dalyviams paprastai kyla pačių įvairiausių klausimų ir neaiškumų, kuriuos išspręsti ir padeda nuodugnios, išsamios bei aiškios instrukcijos su prisijungimo duomenimis, nuorodomis. Žinoma, veikiančiomis. Kaip tai garantuoti? Prieš išsiunčiant patikrinti.

Svarbiausias darbas prieš pat renginį – „generalinė repeticija“, kurios metu komanda privalo keletą kartų išbandyti ir patikrinti visas platformas bei įrankius. Kuo geriau organizatoriai žinos naudojamų priemonių funkcijas, tuo ramiau jausis renginio metu, o iškilus nesklandumams mokės juos pašalinti. Testuoti rekomenduojama ne tik iš organizatoriaus, bet ir iš dalyvio perspektyvos, tik taip galima užtikrinti, jog viskas veiks kaip planuota. Taip pat būtina įsitikinti, kad visi renginio pranešėjai yra susipažinę su virtualaus renginio funkcijomis.

Renginio pradžia – dar ne metas atsipalaiduoti

Labai geras interneto ryšys yra pats svarbiausias aspektas kalbant apie renginio techninę pusę. Ir ne tik renginio transliacijos vietoje, bet ir kiekvieno dalyvio namuose, nes jei interneto ryšys bus prastas, organizatoriai niekaip negalės užtikrinti garso ir vaizdo kokybės.

Garso kokybei, ypač didelės apimties renginiuose, neigiamą įtaką daro ir neišjungti dalyvių mikrofonai, tad verta renginio nustatymuose pažymėti, kad prisijungiant dalyviams jie būtų išjungti.

Renginio metu organizatoriai negali atsipalaiduoti – būtina įdėmiai stebėti transliaciją ir nepražiopsoti techninių nesklandumų. Virtualių renginių dalyviai daug greičiau pastebi tokius nesklandumus ir labiau į juos reaguoja, todėl svarbu žvitri akis bei greita reakcija – jei stringa ar dingsta garsas, nepasileidžia skaidrės, organizatoriai visada turi sureaguoti greičiau už dalyvius.

Ir dar vienas, bet ne mažiau svarbus aspektas – žmonės. Nuotolinių renginių dalyviai ekranuose mato tik pranešėjus, tačiau užkulisiuose visada dirba didelės komandos: techniniai bei programos koordinatoriai, kontaktiniai asmenys, atsakantys į klausimus, interaktyvias priemones valdantys specialistai ir daugelis kitų. Būtent šių „nematomų“ specialistų pastangos taip pat daug lemia renginio sėkmę, todėl būtina, kad jie žinotų, ką daro, mokėtų tai daryti puikiai ir norėtų viską atlikti tobulai.

M360
Idea Prima