„Prasidėjus neramumams metų pradžioje, visiems teko mokytis gyventi iš naujo. Verslai užsidarė, sustabdė veiklas ar gerokai susiveržė diržus, laukdami, kas bus toliau. Dalis, kaip žinome, ėjo standartiniu keliu – įjungė taupymo režimą ir pirmiausia užsuko reklamos „skaitliuką“. Tačiau, kaip jau nekartą yra įrodžiusi krizių istorija, išlošė tie, kas elgėsi priešingai“, – teigia vizualinius sprendimus verslui teikiančios įmonės UAB „Ink Idea” vadovė Ugnė Chlynovienė.

U. Chlynovienė pastebi, jog rinkos atsigavimui įgavus pagreitį, galima pastebėti, jog išlošė tie verslai, kurie visais būdais stengėsi rodyti savo prekės ženklą, aktyviai vykdė komunikaciją socialinėje medijoje, o taip pat ir tie, kurie pasitelkė kūrybiškumą ir rado būdų išlikti.

„Kalbant apie verslo renginių sektorių, tikrai daug renginių persikėlė į internetą. Organizatoriai džiaugėsi sumažėjusiais kaštais, lankytojai – galimybe dalyvauti bet kokio tipo renginyje bet kurioje pasaulio vietoje. Paradoksas, jog šalims užvėrus sienas, internete jos tapo kaip niekada atviros. Tačiau taip džiūgaujant bei svarstant, jog renginiai internete yra new normal, neilgai trukus visi pavargo nuo vaizdo ekrane ir išsiilgo gyvo kontakto. Akivaizdus pavyzdys – LOGIN 2020, kur surinko gausi specialistų ir inovatorių auditorija. Nors srautai buvo dideli, atsakingi organizatoriai užtikrino visų dalyvių bei lankytojų saugumą. Tad net ir pandemijos metu renginiai vyksta ir vyks, ir jų teigiamas indėlis verslams – milžiniškas“, – komentuoja ilgametę patirtį turinčios įmonės vadovė.

Kad dalyvavimas parodoje būtų sklandus ir efektyvus, U. Chlynovienė pateikia 10 patarimų verslui, kurie padės tinkamai pasiruošti ir išvengti netikėtumų.

1. Suformuokite aiškius lūkesčius

Turite aiškiai įsivardinti, kodėl dalyvaujate parodoje: ar siekiate pristatyti naują produktą, o gal parodyti prekės ženklą, užmegzti naujus ryšius, skatinti pardavimus ar juos tiesiogiai vykdyti? Žinodami savo lūkesčius, galėsite tinkamai suformuluoti užduotį agentūrai, sėkmingai pasiruošti renginiui bei pamatuotai įsivertinti jo rezultatus.

2. Nusistatykite biudžetą

Kuklus ar solidus – biudžetas renginiui yra būtinas. Numatę lėšas bei nubrėžę „lubas“, sutaupysite daug laiko. Pirma, gausite geriausius pasiūlymus, kurie leis efektyviai panaudoti konkrečią sumą pinigų. Antra, išvengsite nesusikalbėjimo su agentūra, jai pateikiant (o jums analizuojant) sprendimus, kurių, arba neįperkate, arba jie jums atrodo per daug paprasti.

3. Pasidomėkite galimais parodos ar renginio plotais

Renginių organizatoriai pateikia planus su galimomis standartinėmis pozicijomis, kurias galite pasirinkti. Taip pat, suteikia visą reikalingą informaciją apie srautus, aplink esančius dalyvius ir kt. Siūlome pasidomėti ir nestandartinėmis pozicijomis, kurių vis daugiau pasitaiko renginiuose: specialių lounge, fotografavimosi zonų bei kitokio formato erdvių, kurios gali būti tinkamos jūsų prekės ženklui.

Renginių organizavimas
Renginių organizavimas
© Organizacijos nuotr.



4. Pasirinkite patikimus partnerius

Rinkitės partnerį, kuris turi patirties, kuriant stendus, instaliacijas ar aptarnaujant renginius. Pasidomėkite rekomendacijomis, peržiūrėkite atliktus darbus. Kaip ir kiekviena sritis, ši – pilna teigiamų ir neigiamų patirčių, itin daug netikėtumų, streso, techninių niuansų. Procesas nuo idėjos iki rezultato – ilgas, ir suklysti galima daug kur. Dėl šios priežasties mūsų įmonė naudojasi išmaniąja verslo valdymo sistema, kuri leidžia efektyviai valdyti kūrybinius bei gamybinius procesus. Taip išvengiame nesusikalbėjimo bei klientams galime teikti informaciją apie projekto stadiją bet kuriuo momentu.

5. Aiškiai suformuokite ir perduokite užduotį bei įtvirtinkite užsakymą raštu

Kadangi jau turite apsibrėžę konkrečius lūkesčius, nustatytą biudžetą bei patikimą partnerį, aiškiai perduokite užduotį jam. Patariu iš pradžių viską aptarti gyvai (ar nuotoliniu būdu – pagal aplinkybes) dėl keleto priežasčių: dialogo metu galima tiesiogiai dalintis spontaniškomis idėjomis, iškart numatyti galimus sprendimus bei gauti grįžtamąjį ryšį.

Po pokalbio agentūros suformuotą užduotį suderinkite raštu. Be to, į sutartį įtraukite kuo daugiau detalių, smulkmenų, kurios paaiškės jau suderinus projektą. Taip apsaugosite abi puses bei turėsite galimybę dar kartą pasitikrinti, ar nieko nepamiršote.

6. Raskite būdus išsiskirti

Jau 2021-ųjų pavasarį planuojami didelės apimties renginiai, kuriuose kiekviena įmonė ieškos būdų, kaip atrodyti išskirtinai. Didesnio dėmesio sulauks tie prekiniai ženklai, kurie savo ekspozicijose pasitelks kūrybiškus ir nestandartinius dekoro elementus bei technikas; įtraukdami judesį, šviesą, garsą bei kvapą lankytojams siūlys unikalias patirtis. Be reklamos gamybai būdingų gaminių, stendus teko dekoruoti samanomis, akmenimis ir smėliu ar kvepiančiais zefyrais, kurie imitavo minkštumą.

Svarbu pastebėti ir tai, kad renginių aptarnavimo sektoriuje (kaip ir bet kuriame kitame) dirbantis verslas nuolat kaupia teigiamas patirtis, komunikuoja su partneriais kitose šalyse. Todėl inovacija JAV, Belgijoje ar Kinijoje gali būti žaibiškai pritaikyta Lietuvoje, jeigu, žinoma, pasiūlyta idėja patiks klientui. Tad klauskite partnerio apie naujausias madas bei tendencijas ir nebijokite būti pirmieji!

Siūlome atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:

a. Išnaudokite erdvę. Galvojant, kaip dekoruoti sieną, dažnai pamirštama, jog ir lubos ar grindys gali padėti sukurti vientisą vaizdą. Tiek specialiai kuriami, tiek ir montuojami iš pavyzdžiui „BeMatrix“ konstrukcijų stendai gali turėti skirtingų lygių grindis, sienas bei stogus, taip pat lenktas formas ar net kelis aukštus.

Renginių organizavimas
Renginių organizavimas
© Organizacijos nuotr.

b. Ieškokite netikėtų medžiagų derinių. Tai gali būti blizgios su matinėmis plėvelėmis, o gal mediena su metalu. Taip pat, veidrodžiai su augalais arba auksas ir drobė. Atradę jums tinkamus kontrastus sukursite akį traukiančias erdves.

c. Integruokite naujausias technologijas. Kažkada ant sienos pakabinamas TV ekranas buvo pagrindinis įrenginys, transliuojantis video. Visgi, šiandien rinkoje esantys video moduliai pasižymi įvairove: jie gali būti integruojami į sienas, grindis, lubas; taip pat naudojami populiarūs skaidrūs ekranai, hologramos, programuojamos švieslentės ir pan.

d. Nepamirškite papildomo apšvietimo. Be funkcinio apšvietimo, kuris įprastai pasirenkamas, atsižvelgiant į jūsų ekspozicijos vietą, itin daug galimybių gali suteikti dekoratyvus apšvietimas.

e. Paskirstykite zonas. Numatykite vietą dalyviams, lankytojams, pasirūpinkite tinkamais baldais, kurie būtų šiuolaikiški, patrauklūs, patogūs bei derantys prie bendros erdvės koncepcijos.

f. Jei galite, pasiūlykite pramogas. Pramogos – tai užsiėmimai, kurie suteikia jums galimybę užmegzti pokalbį su renginio lankytojais. Jie nebūtinai turi būti susiję tiesiogiai su jūsų vykdoma veikla. Atminkite, jog dėmesį pritraukia tos ekspozicijos, kuriose lankytojai gali ką nors išbandyti, patirti, pajusti.

g. Pasirūpinkite vaišėmis. Be abejo, vanduo, kava, užkandžiai visuomet pageidaujami ir priimami itin šiltai bet kurio lankytojo.

7. Pasidomėkite galimais nuomos sprendimais

Norint sukurti išskirtinį efektą nebūtina visko kurti bei gaminti nuo nulio. Rinkoje yra daugybė nuomojamų, lengvai transformuojamų ir adaptuojamų elementų, kuriuos pasirinkdami ne tik sumažinsite kaštus, bet ir prisidėsite prie tvaraus verslo. Pavyzdžiui, mes savo klientams siūlome nuomojamas ir visame pasaulyje plačiai panaudojamas belgiškas stendų konstrukcijas „BeMatrix“, taip pat begalę kitų produktų, kaip šviečiantys pilonai, įvairios dekoracijos, baldai, net augalai.

Renginių organizavimas
Renginių organizavimas
© Organizacijos nuotr.

8. Laikykitės terminų ir pasilikite saugų laiko rezervą

Nors dažnai įprasta manyti, jog labiausiai vėluoja kūrybininkai, ne ką rečiau kliento delsimas bei nesugebėjimas apsispręsti vilkina procesą ir trukdo sklandžiam darbui. Komunikuokite, reikalaukite, tačiau ir patys pakluskite terminams.

Renginių organizavimas
Renginių organizavimas
© Organizacijos nuotr.

Ne visuomet, tačiau pasitaiko atvejų, kai dalyviai turi daugiau laiko įsirengti savo zoną, nei likus dienai iki renginio. Jeigu tik tokia galimybė yra, būtinai pasilikite laiko galutiniam rezultatui įvertinti. Taip atsiribosite nuo papildomo streso, kuris nuolat tvyro ore, įrenginėjant didelio masto renginius.

Reziumė

Pastaraisiais metais parodų sektoriuje pastebimi ryškūs kokybiniai pokyčiai. Kuriami vis įdomesni ir inovatoriškesni stendai, o klientai tampa reiklesni, linkę išmėginti ir pritaikyti naujus sprendimus. Renginių organizatoriai taipogi nepamiršta bendrų erdvių dekoro ir investuoja į jį. Pavyzdžiui, lounge zonos yra planuojamos, įtraukiant pramogas, kuriant teminius įspūdžius, foto zonos kuriamos nestandartinės, įtraukiant netikėtumo efektą, 3D elementus. Integruojamos mažos paralelinės realybės, kuriančios nuostabias patirtis ir gyvo bendravimo galimybę.

Viso to, žinoma, niekada neatkartos joks nuotolinis analogas.

M360