Trumpai ir aiškiai
Atminkite, kad kuo aiškesnė ir griežtesnė elektroninio laiško struktūra, tuo lengviau jį perskaityti. Kiekviename laiške privalo būti kreipinys, tekstas ir parašas, o šios trys dalys – atskirtos tarpais. Negalima rašyti į vieną eilutę ir kreipinio, ir teksto, ir dar pasirašyti.
Tekstą taip pat reikėtų skirstyti pastraipomis. Patogu, kai tarp jų – tarpeliai. Vientisas ilgas tekstas veikiausiai bus perskaitytas ne visas arba tik permestas akimis, tad dalis informacijos liks nepastebėta. Geriausia, jei tekstas telpa į tris pastraipas ir vieną puslapį.
Etiketo specialistai siūlo drąsiai išmesti nereikalingus, ne itin informatyvius sakinius, neesmines detales – jei reikės, patikslinti ar papildyti galėsite kitame laiške. Kai kurias mintis siuntėjas kartais paryškina. Nereikėtų tuo piktnaudžiauti, nes paryškintas tekstas skamba įsakmiau. Tinka pabrėžti nebent svarbią informaciją – renginio vietą, datą, temos pavadinimą ar pan. Ryškinti galima pasviruoju, pastorintu šriftais, pabraukiant, bet nederėtų naudoti kelių būdų iš karto.
Kaip kreiptis pradeadant laišką
Kiekvienam aišku, kad elektroninį laišką turėtume pradėti nuo pasisveikinimo. Ko gero, kiekvienam aišku ir tai, kad į pasisveikinimą „Laba diena“ nereikėtų atsakyti „Labas“. Tik labai artimiems žmonėms galime rašyti: „Labas“, „Sveikas“.
Kiek sunkiau mums sekasi su kreipiniais. Ar vertėtų kreiptis vardu ir pavarde, o gal užtenka tik vardo? Ar būtina vardyti visus mokslinius laipsnius ir pareigas?
Kreipiantis į labai artimus žmones, draugus, užtenka kreiptis vardu. Kalbant apie dalykinius laiškus, bendra taisyklė turėtų būti tokia – kuo didesnę pagarbą norime parodyti žmogui, tuo ilgesnis ir oficialesnis turėtų būti kreipinys.
Vis dėlto kartais jis atrodo pernelyg griozdiškai. Pavyzdžiui, jei gautume laišką su kreipiniu „Laba diena, gerb. prof. dr. Petrai Petraiti“, turbūt pirmiausia pagalvotumėme, kad tai skamba kaip kvietimas į teismą.
Pavardė sukuria didesnį atstumą, tad kreiptis ja nereikėtų, jei laiške dėstomas asmeninis prašymas arba išreiškiama nuoširdi padėka. Tokiu atveju, nieko blogo rašyti tik vardą, jei nurodomas adresato akademinis laipsnis, pavyzdžiui, „gerb. prof. Petrai“. Kartais galima netgi be vardo, tik tuomet laipsnį reikėtų rašyti didžiąja raide – „gerb. Profesoriau“.
Kreipinys „gerb.“ paprastai tinka oficialesniame laiške, o „p.“ – asmeniniame. Trumpinys „p.“ mus gelbsti, bet vertėtų žinoti – kaip vadinti moterį, lemia ne šeiminė padėtis, o amžius ir užimama padėtis. Kai kurie žmonės mano, kad nederėtų moterų per anksti sendinti, tad vadina panelėmis benaž iki 50 metų. Tai visiškas akibrokštas. Geriau jau apsirikti į kitą pusę – tikrai nederėtų „panele“ vadinti ministrės ar vyresnės kaip 18-os metų moters.
Tradicinis mandagumas reikalauja ir laiško kreipinyje, ir visame tekste iš didžiosios rašyti asmenį ar asmenis, nors tas asmuo ar tie asmenys būtų minimi tik įvardžio forma („Jūs“, „Jūsų“).
Elektroninio laiško kalbos ypatumai
Elektroniniuose laiškuose reikia vengti kalbos klaidų, nes su klaidomis parašytas tekstas atrodo nepatikimas. Apklausos rodo, kad gramatines klaidas žmonės laiko ne tik kalbos neišmanymu, bet ir profesinės kompetencijos stoka.
Reikia vengti elektroninio šveplavimo, nes nelietuviškomis raidėmis parašytą tekstą sunkiau perskaityti. Be to, manoma, kad ydingam įpročiui pasiduoda žmonės, prastai mokantys gramatiką.
Atlikus tyrimus pastebėta, kad netaisyklinga rašyba yra tiesiogiai proporcinga kitų rašybos taisyklių nesilaikymui, t. y. šveplai rašantis žmogus dažniausiai nesilaiko jokių rašybos taisyklių: nevartoja skyrybos ženklų, praleidžia raides, nepaiso didžiųjų ir mažųjų raidžių rašybos normų, painiai ir neaiškiai dėsto mintis.
Taigi, prieš spausdami „Išsiųsti“ mygtuką, būtinai perskaitykite laišką dar kartą, išmeskite tai, kas nebūtina, ir ištaisykite klaidas.
Tiek prie elektroninio, tiek prie paštu siunčiamo laiško priedus „pridedame“, o ne „prisegame“. Taigi pasakymų „prisegti“, „prisegtukas“ ir kt. dalykinėje kalboje reikėtų vengti.
Ką turėtų žinoti pavyzdingas elektroninio pašto vartotojas
Nesunku įsivaizduoti, kiek milijonų elektroninių laiškų pasaulyje kasdien patenka į elektroninio pašto dėžutes. Jų vis daugėja, nors nemažai elektroninių pranešimų, kaip ir telefono skambučių, yra trumpi ir neoficialūs.
Nesvarbu, rašysite asmeninius ar dalykinius laiškus, laikykitės toliau išdėstytų patarimų.
Atidžiai rašykite adresą. Jei elektroninio laiško gavėjų sąrašas ilgas, nerašykite visų adresų į laukelius „To“ (gavėjo elektroninio pašto adresas) ir „CC“ (laiško kopijų gavėjų adresai). Dauguma žmonių nenori, kad jų adresai (dažnai su vardu ir pavarde) būtų visiems rodomi. Geriau siųsti laiškus individualiai arba naudoti vadinamąjį „aklos kopijos“ režimą, kuris leidžia rodyti tik vieną adresą.
Kokia Jūsų tema. Temos laukelyje būtinai nurodykite temą. Nežinodamas laiško temos ir negavęs jokios nuorodos apie jo skubumą, gavėjas gali kelias dienas nekreipti į jį dėmesio arba ištrinti, jeigu neatpažins jūsų adreso. Be to, gavėjas, – jei tuo metu yra labai užimtas, – atidaręs laišką su nenurodyta tema gali gerokai nusivilti pamatęs, kad pranešimas neskubus ir galėjo būti perskaitytas vėliau.
Jokių šūkčiojimų. Venkite pranešimuose sakinių didžiosiomis raidėmis – jie tolygūs šaukiamiesiems sakiniams. Tokie sakiniai gali būti gavėjo suprasti ne tik kaip vienos ar kitos minties pabrėžimas, bet ir kaip vadinamieji išpuoliai. Be to, didžiosiomis raidėmis parašytas frazes sunkiau skaityti.
Nedėkite per daug šauktukų, klaustukų – tai atrodo kaip isterija.
Valdykite emocijas. Emocijos, išreikštos raštu, įgauna didesnę jėgą, ir, deja, išlieka ilgai. Tai, ką pasakėte, lengviau pamiršti, o laiškas gali būti saugomas kaip dokumentas, įrodantis, koks nesivaldantis esate, nors galbūt tai buvo tik vienas protrūkis, ir jo priežastys – pagrįstos.
Kompensuoti teigiamų emocijų ir kūno kalbos stoką dažnai bandome šypsenėlėmis ir mirksiukais. Deja, su dalykiniu stiliumi jie nesuderinami. Kaip ir parašai „su meile“, „jūsų“, „saulėti linkėjimai“, „pūkuotų švenčių“ ar pan.
Laiško pasirašymas
Pasirašant asmeninius laiškus, užtenka vardo ir pavardės arba tik vardo. Dalykiniams elektroniniams laiškams keliami griežtesni reikalavimai.
Dalykiniame elektroniniame laiške netinka rašyti „su meile – V.“, arba pasirašyti vien vardu.
Elektroniniame laiške parašą turėtų sudaryti vardas, pavardė, pareigos ir įmonės rekvizitai.
Tik ilgiau susirašinėjant ir santykiams šiltėjant, galima pereiti prie mažiau formalaus parašo – vardo ir pavardės, tik vardo, o galiausiai – prie inicialų.
Vis dėlto etiketo specialistai siūlo iki visiško familiarumo nenusileisti, jei bendraujama su aukšto rango asmenimis. Net jei toks žmogus pasirašo vien vardu, nereikėtų atsakyti tuo pačiu. Aišku, nereikėtų perlenkti ir į kitą pusę – jei jau ėmėte pasirašinėti vien vardu, negrįžkite prie pilno parašo (su pareigomis ir įmonės rekvizitais), nes susidarys įspūdis, kad pašnekovas jus įžeidė ar peržengė ribas, ir jūs norite atkurti subordinaciją.
Parašas turėtų būti individualus. Anksčiau labai mėgti ir dabar kai kada naudojami bendri parašai, tarkim, „personalo skyrius“, „imonės direkcija“, „X departamentas“ ir pan. Tai nemandagu ir nepagarbu. Be to, nepatogu bendrauti, nes nežinai, į ką kreiptis atsakant. Juk nerašysi „gerb. Departamente“. Priežasčių, kad taip pasirašoma, gali būti įvairių – gal žmonės nenori prisiimti asmeninės atsakomybės, o gal išties sunkiai atsieja save nuo įmonės.
Beje, įsidėmėtina, jog net jei prisistatėte laiško pradžioje, tai neatleidžia nuo pareigos pasirašyti.
Taip pat verta įsiminti, kad pasirašant laišką, tatp žodžių „pagarbiai“, „nuoširdžiai“, „linkėjimai“ ir vardo bei pavardės kablelis nerašomas.
Ką svarbu žinoti, rašant dalykinius elektroninius laiškus
Susirašinėjant elektroniniu paštu dalykiniais reikalais svarbu:
Tikslingumas. Kaip ir popieriuje parašyti pranešimai, dalykiniai elektroniniai pranešimai turi būti tikslingi ir išreiškiantys esmę. Taigi neišsiplėskite.
Tikrinkite laiku. Elektroninio pašto dėžutę tikrinkite rytą, dienos viduryje ir maždaug valandą prieš išeidami iš darbo (arba dar dažniau), kad nepraleistumėte ko nors svarbaus (išjungę garsinį apie elektroninio laiško gavimą įspėjantį signalą, galėsite geriau susitelkti ties darbu).
Dėmesingumas. Būkite atsargūs, kad netyčia nenuspaustumėte mygtuko „Reply All“ („Atsakyti visiems“). Sugrąžinti išsiųsto elektroninio laiško neįmanoma. Yra daugybė pavyzdžių, kai, pavyzdžiui, darbuotojas išsiuntė tiems, kuriems neturėjo išsiųsti laišką, aštriai kritikuojantį firmos, kurioje dirba, valdymą, arba „sumalė į miltus“ naująjį savo viršininką.
Atsargumas. Į visus elektroninius pranešimus žiūrėkite kaip į viešus popieriuje rašomus dokumentus. Viską, ką išsiunčiate ir ką gaunate darbovietės elektroniniu paštu, turi teisę perskaityti jūsų darbdavys.
Tinkama atranka. Kuo svarbesnis pranešimas, tuo mažiau tinka elektroninis paštas. Nesiųskite elektroniniu paštu laiškų, kuriuose išdėstomi skundai ar kritika. Jis visai netinka ir pranešimui apie atsistatydinimą. Tokiais atvejais organizuokite, jei galima, asmeninį susitikimą arba išsiųskite dalykinį laišką ar konfidencialų dokumentą.
Tramdykite jausmus. Net jei siunčiamo elektroninio laiško tonas bus gana familiarus, jausmus
kontroliuokite. Dalykiniam laiškui netinka frazė „esu mirtinai nuliūdęs“.
Efektyvumas. Jei į elektroniniu laišku siunčiamą pranešimą turės atsakyti ne vienas, o keli gavėjai, neverskite jų skaityti viso pranešimo ir ieškoti to, kas jiems skirta. Jums lengviau nereikalingą informaciją ištrinti, nes gavėjui ją ilgame laiške rasti ir perskaityti gana sunku.
Neplatinkite paskalų. Paskalų elektroniniu paštu skelbimas gali turėti bjaurių padarinių, nes niekada negali būti tikras, kad jos nebus perduotos toliau. Tam tinka asmeninis pokalbis, o dar geriau paskalų apskritai neskleisti.
Konfidencialumas. Informacija apie privačius arba konfidencialius dalykus – sutartis, verslo planus, atlyginimus, pardavimą – geriau dalytis tradiciškai susirašinėjant arba kitomis informacijos perdavimo priemonėmis. Elektroninis paštas privatumo neužtikrina ir juo siunčiami pranešimai gali būti tyčia arba netyčia kitų peržiūrimi, nebent sistema turėtų specialią kodavimo programą.
Tinkamas elgesys per atostogas. Būtų negerai, jei per atostogas jus pasiekę elektroniniai laiškai liktų neatsakyti. Dauguma sistemų leidžia programuoti atsakymą „atostogauju“, kuriame siuntėjas informuojamas, kiek laiko jūsų nebus ir į ką jis turėtų kreiptis, jei pranešimas svarbus.
Atsakant į gautus elektroninius laiškus
Prieš atsakinėdami į elektroninį laišką, perskaitykite visus prieš tai gautus laiškus. Skaitykite pačius naujausius, nes informacija, pateikta senesniuose, gali būti pakeista arba atnaujinta. Jei gavote laišką, kuriame nurodomi jūsų prašyti duomenys, būtinai padėkokite siuntėjui atskiru elektroniniu laišku.
Atsakinėkite į dalykinius elektroninius laiškus tokia pat skubos tvarka, kaip ir į praleistus skambučius: tučtuojau, jei yra neatidėliotinas reikalas, o įprastai per 24 valandas (ne darbo dienų neskaičiuoti). Jei jums prireiks daugiau laiko išsamiai atsakyti, nusiųskite trumpą elektroninį laišką ir perspėkite, kad užtruksite. Į asmeninio pobūdžio laiškus taip pat rekomenduojama atsakyti kuo greičiau – per 1 – 2 paras.
Atsakant į kitų laiškus, patartina išsaugoti gauto pranešimo tekstą, o savo atsakymą rašyti virš gauto teksto.
Jeigu viena ar kita mintis užgavo mūsų jausmus ar įsitikinimus, neskubėkime atrašyti – galime padaryti didelę klaidą, kurios vėliau nepajėgsime ištaisyti. Leiskime emocijoms nurimti, mąstykime blaiviai. Įžeidus laiško tonas rodo neprofesionalumą ir netaktiškumą.
Kaip siųsti dalykinius elektroninius laiškus kitų šalių verslo atstovams
Siunčiant dalykinius elektroninius laiškus kitų šalių verslo atstovams, reikėtų laikytis šių patarimų:
• Siųsdamai dalykinį laišką į užsienį, visada kreipkitės į adresatą jo titulu (pone, ponia, daktare), jei jums nebuvo pasiūlyta pereiti prie mažiau formalaus bendravimo.
• Kiekvienas jūsų žodis turi būti parašytas dalykiškai. Bet kokie trumpiniai, emocijų išraiškos, metaforos, juokeliai, žargoniniai žodžiai ar pavadinimai ir vardai, rašomi mažosiomis raidėmis, gali būti suprasti kitaip, nei jūs tikėjotės.
• Į užsienį siunčiamuose laiškuose naudokite metrinę sistemą ir rašykite amerikietiškus matavimo vienetus skliausteliuose: trys metrai (dešimt pėdų). Neverskite laiško gavėjo perskaičiuoti matus.
• Datas rašykite taip, kaip įprasta toje šalyje, į kurią jūsų elektroninis laiškas keliaus.
• Jei elektroniniu laišku planuojate susitikimą (susiskambinimą), būtinai paminėkite skirtingas savo ir gavėjo laiko zonas.
• Visada turėkite galvoje laiko skirtumus ir nesitikėkite, kad bus staigiai atsakyta į jūsų nusiųstą laišką. Susirašinėti su verslo partneriu užsienyje gali užtrukti viena diena ilgiau nei įprastai.
• Prieš išsiųsdami laišką, atidžiai patikrinkite klaidas juodraštyje.
• Nepamirškite apie kultūrinius tos šalies, su kurios atstovais susirašinėjate, skirtumus.
