Tačiau, kad darbuotojai būtų tinkamai supažindinti su organizacijos vidiniu gyvenimu, nepakanka tik gerų norų ar gražių reklaminių plakatų. Vidinei komunikacijai užtikrinti reikalingi ir efektyviai veikiantys komunikacijos įrankiai.
Daugelis organizacijų vidinės komunikacijos užtvirtinimui taiko įvairius kanalus, tai ir vidinis puslapis (intranetas), vidiniai socialiniai tinklai (aktualu, jei darbuotojai pasiekiami tik per mobilų telefoną), vidiniai naujienlaiškiai ar reguliarūs susirinkimai. Jie ir sudaro visumą komunikacinių kanalų, padedančių skleisti pagrindines naujienas ir žinias iki darbuotojų.
Tačiau pagrindiniu komunikacijos instrumentu, ypač didesnėse organizacijose, išlieka intranetas. Tai parodė ir Lietuvos komunikacijos specialistų apklausos rezultatai, kurią atliko programinius sprendimus komunikacijos specialistams kurianti „Publicas“. Daugiau nei 84 proc. komunikacijos specialistų teigė, kad vidinei komunikacijai naudoja intranetą, virš 30 proc. organizacijų naudoja nuosavus kurtus programinius sprendimus, o dar beveik 41 proc. trečių šalių kurtą programinį sprendimą.
Dar apie 60 proc. apklaustųjų akcentavo, kad renkantis intranetą, jiems buvo svarbus funkcionalumas. Tačiau, o tai irgi nemažiau svarbus rodiklis, beveik 25 proc. pabrėžė, kad renkantis intranetą buvo vertinamos galimybės talpinti vidines naujienas ar dizaino patrauklumas.
Į pastarąjį rodiklį būtina atkreipti ypatingą dėmesį, nes norint, kad intranetu būtų nuolatos naudojamasi svarbi ir jo pateikimo forma. Intranetas, kaip ir korporatyvinis puslapis, yra įmonės vizitinė kortelė. Jei jis bus neišvaizdus, neatnaujinamas ar turės nelanksčią turinio valdymo sistemą, natūralu, kad jo lankomumas bus minimalus, o darbuotojai labiau skųsis, nei džiaugsis šiuo įrankiu. Intranetas taip pat turi atrodyti moderniai, „gyvas“ ir traukti darbuotojus aktyviau domėtis vidiniu organizacijos gyvenimu.
Daugelio organizacijų bėda, kad dažnai jos nebando kurti atskiro intraneto, o tokį puslapį kuria ant senų sistemų, kurios tam būna tiesiog nepritaikytos. Tačiau norint, kad intraneto efektyvumas būtų didesnis, nepakanka turėti vien tik veikiančios sistemos ar ant gremėzdiškos duomenų bazės uždėti nepatogią turinio valdymo sistemą.
Tai įrankis, kuris padeda paprasčiau ir greičiau skleisti informaciją, ypatingai, jei intranetas nustatytas kaip namų (angl. Homepage) puslapis. Nes norom nenorom, darbuotojas bus priverstas jį atsiversti ir atitinkamai pamatys naujausią informaciją.
Tai turi būti savotiški organizacijos vartai. Modernūs, pritaikyti gyvai komunikacijai, kurios esmė – daugiau naujienų apie organizacijos gyvenimą. Kartu, intranetas turi turėti funkcionalumą leidžianti kiekvienam darbuotojui rasti būtiniausią informaciją susijusią su įmone: dokumentų blankai, vidinės tvarkos, informacija naujokams.
Ir tam nėra pagrindo kurti gremėzdiškos informacinės ir dokumentų valdymo sistemos, kuri apimtų vidines duomenų bazes ar vidinio CRM, kurio administravimas vėliau pareikalautų didelių išlaidų. Intranetas turi neapkrauti sistemos įvairiomis funkcijomis, kuriomis vėliau retai kas naudosis. O turi tiesiog nukreipti į jas, išlaikydamas pirminę savo funkciją – skleisti vidines naujienas.