Nenuostabu, jog šioms elektroninėms žinutėms skraidant aplink, dažnai suklystame, rašo BBC. Nuo neaiškios laiško pavadinimo eilutės iki nederamų šypsenėlių – daug darbuotojų turi nueiti ilgą kelią prieš ištobulindami idealaus profesionalaus elektroninio laiško rašymo meną.
„Harvard Business Review“ sukūrė vadovą, kuris padės rašyti geresnius elektroninius laiškus.
Laikykitės laiško temos
Temos eilutė turi būti trumpa ir vaizdinga, pabrėžianti reikalingą veiksmą, teigia „Harvard Business Review“. Jei temos eilutė yra svarbi siekiant patraukti skaitytojo dėmesį, šriftas yra esminis dalykas. Rinkitės švarius, lengvai skaitomus šriftus, tokius kaip Arial, Helvetica ir Verdana tamsiomis spalvomis – „Harvard Business Review“ siūlo nenaudoti daugiau nei trijų šriftų vienoje žinutėje.
Šypsenėlės galimos
Šypsenėlės yra priimtinos profesiniuose elektroniniuose laiškuose tik tada, kai žmogus, su kuriuo susirašinėjate, juos taip pat vartoja. Rašymo klaidos taip pat nėra pasaulio pabaiga. „Harvard Business Review“ rašo, jog aukštas pareigas užimančio vadovo padarytos strateginės rašymo klaidos gali būti protingas žingsnis, perteikiantis autentiškumą ir parodantis, kad jūs ne visada kruopščiai rašote žinutę.
Gramatikos fanatikai
Kai siunčiate 27-ą elektroninį laišką ryte, didelė tikimybė nepadėti skyrybos ženklų ar neparašyti reikiamų žodžių didžiosiomis raidėmis. Nedarykite taip. Skirkite laiko patobulinti net mažus dalykus. Tai reiškia mažiau darbo skaitančiam, o jums nereiks praleisti papildomo laiko aiškinant ką norėjote pasakyti.
Kad recipientai nešnopuotų iš susierzinimo, rašykite trumpus ir aiškius elektroninius laiškus. Kai kurie specialistai siūlo neviršyti vieno skaitymo puslapio. Net ir trumpame elektroniniame laiške nesiųskite didelių teksto pastraipų. Paryškinkite svarbiausius punktus, palikite didelius tarpus tarp pastraipų. Svarbiausia, rašykite suprantamai ir aiškiai, kad sutaupytumėte visų laiko.
Pagalvokite dukart ir triskart
Prieš paspausdami „siųsti“, dar kartą patikrinkite, kad visi, kuriems norite siųsti elektroninių laišką, tikrai jį gautų. Kopijuokite kitus kai jums tai naudinga, tačiau nekopijuokite aklai, nebent žinote, kad taip reikia, antraip „buvimas netaktišku gali sugadinti jūsų reputaciją,“ rašo „Harvard Business Review“.
Nors elektroniniai laiškai yra populiariausia bendravimo priemonė, atsiminkite, jog kartais pokalbis su žmogumi ar telefono skambutis yra geriausia priemonė. Jei kilo konfliktas ar turite blogų žinių, rašytos žinutės dėl skaitytojo emocinės būklės gali būti suprastos kitaip nei norėta. Šiais atvejais susitikimas su žmogumi ar pokalbis telefonu, per „Skype“ dažnai gali padėti išsklaidyti įtampą.
Šiaip ar taip, žmonės linkę būti mandagesni ir empatiškesni, kai bendrauja su žmogumi, o ne su skaitmeninėmis raidėmis kompiuterio ekrane.
