Tačiau taip pat gali pasitaikyti, kad teisininkų išvados apie galimas rizikas kitų skyrių suprantamos kaip nerizikingos. Tuo tarpu, tais atvejais, kai sutartys yra sudaromos ne teisininkų, gali būti praleisti svarbūs teisiniai aspektai. Tai ypač aktuali problema įmonėms, kurios neturi vidinių teisės skyrių ir nuolat nesinaudoja išorės teisininkų paslaugomis.
Tuomet gelbėja sutarčių gidas (angl. contract manual) – automatinė sistema, kuri išsprendžia abiejų tipų įmonių problemas. Šis sutarčių gidas prilygsta futbolo teisėjui, gebančiam įvertinti artėjančias rizikas kitame žaidimo ėjime – jis integruoja teisinių ir neteisinių rizikų vertinimą sudarant sutartis ir leidžia paprasčiau identifikuoti atvejus, kai sutartims sudaryti reikalingas vadovų, turinčių tam tikras specialias žinias, patvirtinimas ar išorės teisininkų konsultacija.
Sutarčių gidas – už abipusiai kokybišką žaidimą sergantis teisėjas
Sutarčių sąlygos gali turėti esminės įtakos galutiniams verslo rezultatams, ir jeigu sutartis yra suformuluota blogai ar nepalankiai vienai šaliai, visuomet yra rizika, kad kils ginčas. Dažnai tai atsitinka ne todėl, kad sudarant ir valdant sutartis pritrūko techninių žinių ar žmogiškųjų išteklių tinkamai suderinti tam tikros sutarties sąlygas. Todėl svarbu efektyviai valdyti tiek patį sutarčių sudarymą, tiek jau sudarytų sutarčių vykdymo procesą. Sėkmingas abiejų procesų valdymas yra vienas iš pagrindų užtikrinančių sandorių pelningumą.
Kita problema ta, kad įmonei, dirbančiai su įvairiais tiekėjais, tenka dirbti ir su įvairiausių formų sutartimis. Dalis jų yra gana paprastos, dar vadinamos one-pageriai, ir jų rizikas gali įvertinti vadybininkas, atsakingas už atitinkamos sutarties sudarymą ar tolesnį valdymą. Tikėtina, kad tik pačioms sudėtingiausioms sutartims būtinai reikalinga teisininko ranka. Tačiau net ir iš pažiūros pačios paprasčiausiose sutartyse gali slėptis įvairios minos, kurių neįvertinimas gali turėti skaudžių pasekmių ateityje.
Žinoma, galima kiekvieną sutartį atskirai peržiūrėti tiek teisininkams, tiek atitinkamiems vadybininkams, tačiau tokiu atveju viskas atsiremia į laiko sąnaudas, o sprendimus kartais reikia priimti ypatingai greitai.
Siekiant procesą pagreitinti galima naudotis sutarčių gido pagalba, kuri padeda klasifikuoti sutartis ir vertinti jų riziką pagal iš anksto nustatytus ir konkrečiai įmonei pritaikytus kriterijus. Pažangiausios įmonės sujungia visas sutarčių sudarymo ir valdymo procedūras į vieningą sistemą, kurioje duomenys apdorojami ir perduodami automatiškai, užtikrinant, kad įmonės vadovai, atsakingi už atskiras sritis, galėtų gauti naujausią ir aktualiausią informaciją.
Jeigu sudaroma sutartis, kurią tokia sistema (vadovaudamasi įmonės sutarčių gidu) įvertina kaip rizikingą, tai, kaip sakoma, futbolo aikštelės teisėjas jums iškels geltoną kortelę, o tai leidžia imtis tolimesnių žingsnių padėsiančių išvengti raudonos kortelės, perspėjančios apie jūsų pasitraukimą iš aikštelės.
Sutarčių gido formos pasirinkimas ir parengimas – tik apšilimas prieš žaidimą
Sutarčių gidas labiausiai reikalingas tada, kai įmonė gauna daug skirtingų sutarčių iš kitos pusės. Jeigu dauguma tiekėjų dirba pagal pirkėjo sutarčių formas, tokiam pirkėjui pakanka geros šabloninės sutarties, kurios pagrindu toliau ir sudaromos visos sutartys. Tačiau kai tenka pirkti prekes ir paslaugas iš skirtingų tiekėjų pagal jų parengtas sutartis, o savo produkciją parduoti pagal savo pačių rengiamas sutartis, tampa svarbi sutarčių su užsakovais ir tiekėjais valdymo sistema, kurios pagalba galima greitai ir patogiai įvertinti sutarčių rizikingumą ir užkirsti kelią galimoms problemoms. Sutarčių gidas yra tokios sistemos pagrindas.
Sutarčių gidą rekomenduojama sukonstruoti taip, kad surinkus tam tikrą rizikos taškų lygį, projekto vadybininkui būtų aiški tolimesnė jo veiksmų seka: pavyzdžiui, kad reikia kreiptis į aukštesnį vadovą, kuris, savo ruožtu, priklausomai nuo rizikos lygio, priimtų atitinkamus sprendimus, ar deleguotų sprendimo priėmimą aukštesniam valdymo organui ar nukreiptų papildomų konsultacijų į išorinius teisininkus. Taip užtikrinama, kad bendrovė nesudarys pavojingų sutarčių, o pradinei sutarčių peržiūrai nereikia išorės teisininkų pagalbos.
Reikia pripažinti, jog lengviausia parengti sutarčių gidą tada, kai jau įmonė jau turi tam tikrą savo sutarčių, o kartu ir sėkmių ar nesėkmių istoriją. Tačiau efektyvų sutarčių gidą galima parengti ir remiantis bendra praktika, nes rengiant bet kokią sutarčių sudarymo ar valdymo sistemą reikia atsakyti į kelis svarbiausius klausimus: kas yra pagrindiniai paslaugų ar prekių tiekėjai, kokias prekes pirkėjas paprastai perka, kokias sutartis jis gauna, kokios dažniausiai nuostatos jose aptinkamos bei kokios negatyvios patirties galima tikėtis?
Kai kurios rizikos yra svarbios visoms įmonėms, nepriklausomai nuo jų patirties ir veiklos pobūdžio. Tačiau net jeigu sutartis atrodo labai rizikinga, tai nereiškia, kad sutarčių gidas turi drausti ją sudaryti. Sutarčių gidas užtikrina, kad pirkėjas riziką prisiima sąmoningai, iš anksto ją įvertina ir, tikėtina, turi planą B.
Sutarčių gido rizikos vertinimas – kaip išvengti traumų aikštelėje?
Sutarčių gido sudėtingumas, rizikų nustatymo lygmenys ir, atitinkamai, sprendimų priėmimas priklauso nuo įmonės dydžio, sutarčių srauto ir jų objektų skirtingumo. Jeigu įmonė sudaro tik vieno pobūdžio sutartis, sutarčių gidas gali būti visiškai paprastas. Tačiau ir toks paprastas įrankis gali padėti sutaupyti laiko ir sudėlioti potencialias rizikas į tinkamus stalčiukus. O jeigu įmonės veikla sudėtingesnė, ir ypač jeigu veikla yra daugiapakopė ar įvairialypė, sutarčių valdymo sistema taip pat turi būti sudėtingesnė, nes vienokio pobūdžio sutarties rizikos laipsniai gali turėti tiesioginės įtakos kitokio pobūdžio sutartims.
Sutarčių gido pagrindas yra elektroninė forma, kurioje gautos sutartys įvertinamos pagal iš anksto nustatytus kriterijus. Tai nėra taisyklė, tačiau geriausia pradėti nuo sutarties vertės. Jeigu tai vienkartinis pirkimas-pardavimas, tai vertę paprasta nustatyti, nes sutartyje nurodyta tam tikra suma.
Sudėtingiau gali būti, jeigu aiškios sumos sutartyje nėra, o nurodyti tik įkainiai. Tokiu atveju atsakingas vadybininkas turi įvertinti, kokio dydžio sutartinius įsipareigojimus per tam tikrą laiko tarpą atitinkama sutartis sukels. Nustačius vertę, tampa aišku, į kokią kategoriją sutartis patenka. Pavyzdžiui, jei sutarties vertė yra X EUR, ji patenka į vieną sistemos dalį, o jei vertė daugiau kaip X, bet ne daugiau kaip Y, sutartis patenka į kitą, sudėtingesnę sutarčių gido analitikos dalį.
Sutartį priskyrus kuriai nors kategorijai pagal vertę, toliau eina jos rizikos vertinimas. Tam svarbu iš anksto susitarti ir nustatyti, kas konkrečiu atveju gali būti vertinama kaip potenciali rizika. Kiekviename versle rizikos veiksniai yra skirtingi. Tai, kas rizikinga gamybos versle, gali atrodyti visiškai nerizikinga prekyboje ir atvirkščiai. Todėl svarbiausia įmonės viduje nustatyti, kokius aspektus, faktus, aplinkybes mes laikome potencialiai pavojingomis, keliančiomis vienokią ar kitokią grėsmę sutarčiai ar jos vykdymui. Tai reikia padaryti dar konstruojant sutarčių gidą. Jis turėtų automatiškai skaičiuoti rizikos laipsnius, padėti suvokti ne tik konkrečios sutarties nuostatos rizikingumo laipsnį, bet ir visų sutarties nuostatų rizikingumą kartu sudėjus.
Ar tokia sistema leidžia išvengti rizikingų sutarčių? Ir taip, ir ne. Rizikos nereikia visais atvejais vengti. Riziką, jeigu ji įvardinta ir aiški, beveik visuomet galima paversti pinigais. Tačiau svarbu, kad sprendimus dėl atitinkamų rizikos laipsnių priimtų kompetentingi asmenys ir būtų aišku, ar toks žingsnis pamatuotas ir kokia jo galima nauda.
Be to labai svarbu tai, kad sutarčių gidas nuasmenina rizikos vertinimą. Kai rizikos vertinimas pagrįstas vien žmonių ar įmonių tarpusavio santykiais, įpročiais jis dažnai nesiremia išsamia informacija apie pačią sutartį. Gali būti, kad su tiekėju yra nusistovėję ilgalaikiai santykiai, nors jo sutarčių sąlygos labai nepalankios.
Kol tiekimas vyksta sėkmingai, tos nepalankios sąlygos atrodo neturinčios esminės reikšmės. Dėl to sprendimą priimantis asmuo gali jas ignoruoti. Tačiau reikia turėti mintyje, kad situacija rinkoje gali bet kada pasikeisti. Taip pat gali pasikeisti asmenys, atsakingi už kitos šalies sutarties vykdymą, kurie gali turėti visai kitą viziją, planus. Dėl to sutarties analizės nebuvimas, rizikos neįvertinimas sukelia pavojų, jog vieną dieną bus iškelta geltona kortelė.
Sutarties sudarymas ir vykdymas
Įvertinus rizikas ir priėmus sprendimą sudaryti sandorį, lieka sudaryti pačią sutartį. Verslo sandoriuose labai rizikinga remtis vien tik ofertos ir akcepto patvirtinimais, nes išlieka tikimybė, jog kuri nors šalis kažką ne taip suprato ir ne taip interpretavo.
Sutarčių gidas išlieka svarbus ir jau sudarius sutartį. Jis leidžia išsaugoti susistemintą informaciją apie sudarytą sandorį, dėl to paprasčiau kontroliuoti sutarties vykdymą, o turimus duomenis galima panaudoti ir kitoms sutartims ateityje. Susistemintų duomenų saugojimas ypač svarbus tais atvejais, kai keičiasi žmonės įmonėje. Jeigu už sutarties sudarymą buvo atsakingas vienas vadovas, o jį pakeitė naujasis, tai į įmonę atėjusiam vadovui bus lengviau vykdyti sutarties priežiūrą, nes nereikės iš naujo detaliai analizuoti sutarties nuostatų, o pakaks pasitikrinti, kaip užpildytas sutarčių gidas.
Kaip ir futbolo teisėjas negali mušti įvarčio, taip, žinoma, ir sutarčių gidas negali visiškai apsaugoti įmonės nuo blogų sutarčių ar klaidų pildant duomenis apie sutartį. Tačiau teisingas sistemos naudojimas padeda identifikuoti rizikas ir užtikrina, kad dėl jų prisiėmimo sprendimus priimtų gerai žaidimo taisykles išmanantys asmenys.
