Kaip užtikrinti, kad komercinių paslapčių apsauga būtų efektyvi? Toliau pateikiami patarimai, padėsiantys Jums apsaugoti bene svarbiausią įmonės turtą – komercines paslaptis.
1. Apibrėžkite, kokia informacija Jūsų įmonėje yra laikoma komercine paslaptimi.
Paprastai informacija, kuri laikoma įmonės komercine paslaptimi, nurodoma įmonės vadovo įsakymu patvirtiname komercinių paslapčių sąraše, tačiau tai gali būti ir kitas dokumentas, pavyzdžiui, darbo tvarkos taisyklės.
Svarbu žinoti, kad tai negali būti vien tik formalus ir šabloninis dokumentas. Kiekviena įmonė turi savo išskirtinumą rinkoje ir specifinę informaciją, kuri suteikia pranašumą prieš konkurentus. Todėl Jūsų įmonės komercinių paslapčių sąrašas turi būti pritaikytas būtent Jums.
2. Nustatykite komercinių paslapčių saugojimo taisykles.
Svarbu ne tik apibrėžti, kokia informacija saugoma, bet ir kaip ji saugoma. Reikėtų numatyti, kaip elgtis su dokumentais ir laikmenomis, kuriose yra komercinę paslaptį sudaranti informacija, kokių taisyklių turi laikytis darbuotojai, kad komercinės paslaptys būtų apsaugotos.
3. Apibrėžkite darbuotojų, kuriems komercinė paslaptis teisėtai atskleidžiama, ratą.
Neturi egzistuoti galimybių susipažinti su komercine paslaptimi tiems asmenims, kuriems tai objektyviai nėra reikalinga.
Todėl organizacinėmis ir techninėmis priemonėmis užtikrinkite, kad tokiems darbuotojams nebūtų galimybės sužinoti konfidencialios informacijos.
4. Įtraukite komercinių paslapčių apsaugos nuostatas į darbo sutartį arba sudarykite su darbuotoju konfidencialumo susitarimą.
Yra du būdai susitarti su darbuotoju dėl komercinių paslapčių apsaugos – įtraukti šiuos įsipareigojimus į darbo sutartį arba sudaryti atskirą susitarimą dėl komercinių paslapčių apsaugos.
Svarbu pažymėti, kad darbuotojo pareigai saugoti komercines paslaptis atsirasti nebūtina, kad jis būtų pasirašęs įsipareigojimą jas saugoti, tačiau jis turi būti pasirašytinai supažindintas su įmonės dokumentais, numatančiais komercinių paslapčių sąrašą ir apsaugos taisykles.
Įtraukę pagrindinių komercinių paslapčių sąrašą ir taisykles į darbo sutartį, būsite tikri, kad darbuotojas priimtas į darbą tikrai susipažino su komercinių paslapčių apsaugos taisyklėmis ir įsipareigojo jų laikytis.
5. Darbo sutartyje arba konfidencialumo susitarime numatykite baudas už komercinės paslapties atskleidimą.
Papildomo konfidencialumo susitarimo su darbuotoju pasirašymas leis susitarti dėl konkrečių baudų taikymo darbuotojo pareigos pažeidimo atveju.
Komercinės paslapties atskleidimu padarytą žalą nėra lengva apskaičiuoti ir pagrįsti, be to, teismų praktikoje galioja taisyklė, kad priteisiamos ne įmonės prarastos pajamos, o negautas grynasis pelnas.
Tačiau dažnai įmonės patiriami nuostoliai būna gerokai didesni, nei teismo priteistas atlyginimas. Numatytos baudos supaprastintų nuostolių įrodinėjimo procesą ir leistų priteisti adekvačią sumą už padarytą pažeidimą.
6. Įvertinkite interesų konfliktų galimybę ir imkitės priemonių jų išvengti.
Darbo sutartyje ar kitame susitarime su darbuotoju numatykite interesų konflikto atvejus ir darbuotojo pareigą pranešti darbdaviui apie tokius atvejus (pavyzdžiui, darbuotojo sutuoktinė dirba konkurentų įmonėje ir pan.).
Tokių atvejų numatymas leis imtis savalaikių priemonių užkirsti kelią komercinių paslapčių atskleidimui.
7. Raštu supažindinkite darbuotojus su komercinių paslapčių apsaugos dokumentais.
Labai svarbu, kad darbuotojas būtų pasirašytinai informuotas, kokia informacija įmonėje laikoma komercine paslaptimi, kokių taisyklių reikia laikytis, siekiant užtikrinti jos saugumą.
8. Imkitės techninių priemonių informacijos apsaugai.
Tai įgyvendinti gali padėti kiekvienam darbuotojui atskirai suteikiami slaptažodžiai, užtikrinant, kad darbuotojai įmonės duomenų bazėje matytų tik jiems skirtą konfidencialią informaciją.
Taip pat gali pasitarnauti įeinančių/ išeinančių elektroninių laiškų stebėsena darbovietėje. Tačiau tai reikia daryti tik prieš tai raštu informavus darbuotojus bei laikantis kitų asmens duomenų apsaugos reikalavimų.
9. Imkitės priemonių, kad naujai įdarbintas darbuotojas nenaudotų komercinių paslapčių, įgytų ankstesnėse darbovietėse.
Nustatykite taisykles, draudžiančias darbuotojams naudoti klientų duomenis, kitą komercinę paslaptį sudarančią informaciją, kurią jie sužinojo ankstesnėje darbovietėje. Taip nušausite du zuikius – pirma, apsisaugosite nuo ankstesnio darbdavio galimų ieškinių dėl komercinės paslapties neteisėto panaudojimo; antra, darbovietėje paskleisite aiškią žinią, kad komercinių paslapčių naudojimas prieštarauja bendrovės etikai ir yra nepriimtinas.
10. Ne tik turėkite reikiamus dokumentus, bet ir jų laikykitės.
Svarbu, kad įmonės vidiniuose teisės aktuose įtvirtintos komercinių paslapčių nuostatos būtų „gyvos“ – nuolat atnaujinamos, tikrinama, kaip darbuotojai jas supranta ir kaip jų laikosi.
