Apsibrėžkime sąvokas
Retorika apie finansų apskaitos robotizavimą ir automatizavimą Lietuvoje itin sustiprėjo pavasarį, prakalbus apie tris robotus, kurie sėkmingai „darbuojasi“ prekybos naftos produktais bendrovės „Circle K“ padalinyje Rygoje. Išties ir Lietuvoje dabar vis daugiau fizinių dokumentų perkeliama į elektroninę erdvę, o rankinis darbas suvedinėjant duomenis pakeičiamas automatizuotomis operacijomis.
Pagrindinė problema ta, kad šiuo atveju „automatizavimo“ ir „robotizavimo“ sąvokos Lietuvos finansų priežiūros rinkoje vartojamos nevienmatiškai: jomis neretai švaistomasi, siūlant standartines finansinės apskaitos paslaugas, mėginant sukurti pridėtinės vertės verslui įspūdį. Svarbu suprasti, kad automatinis banko operacijų importas ar automatinis sąskaitų generavimas – tai nėra verslo procesų automatizavimas, tai įprasti ir rutinizuoti šiuolaikinio verslo procesai, kurie negali ir neturi būti pristatomi kaip papildoma pridėtinė vertė.
Taigi turime dviprasmišką situaciją: technologinės galimybės nuolat auga ir leidžia sumažinti verslo priežiūros bei kontrolės procesų naštą. Tačiau dėl pernelyg dažno ir nepamatuoto „automatizavimo“ sąvokos vartojimo, finansinės apskaitos ir audito rinka fragmentizuojasi, o pati „automatizavimo“ sąvoka yra tiesiog devalvuojama.
Galvojant apie verslo procesų automatizavimą, visų pirma turime suprasti tai kaip verslo priežiūros komfortą. Reikia atsirinkti sritis ir operacijas, kuriose informacinių technologijų taikymas neša papildomą vertę. Taip pat svarbu naujausias technologijas diegti pamatuotai: nors automatizuoti procesai einamuoju laikotarpiu įmonei taupo kaštus, žmogaus įsigilinimas ir įsikišimas yra tiesiog būtini. Jei verslo priežiūros kontrolėje bus spragų, automatizavimas kurs ne papildomą pridėtinę vertę, bet rimtas problemas.
Kaip nepaslysti?
Apskaitos ir kitų verslo procesų valdymo automatizavimas Skandinavijoje ir kai kuriose Vakarų Europos valstybėse, pavyzdžiui, Didžiojoje Britanijoje, yra įprasta praktika, pradėta taikyti prieš dešimtmetį. Geroji užsienio valstybių patirtis, galimybė eliminuoti žmogiškųjų klaidų tikimybę ir kaštų taupymas yra priežastys, dėl kurių plėstis ir augti norinčiam verslui rinktis automatizuotus apskaitos mechanizmus yra svarbu ir labai racionalu.
Tam, kad technologinėmis galimybėmis, renkantis finansinės apskaitos partnerius ir programas, būtų naudojamasi pamatuotai ir prasmingai, vertėtų įvertinti tam tikrus saugiklius. Pagrindinis atskaitos taškas yra požiūris į finansinę apskaitą: apskaitos sritis nėra statiška ir tai nėra tik deklaracijų pateikimas į VMI, Sodrą ar kitas institucijas. Finansinė apskaita šiandien yra labai plati sritis, kuri leidžia matyti bendrą įmonės kontekstą, įsivertinti trumpojo ir ilgojo laikotarpio finansines rizikas, valdyti krizines situacijas ir kompleksiškai spręsti įmonės problemas. Finansinės apskaitos paslauga kartu yra ir nepertraukiamo įmonės konsultavimo paslauga, sufleruojanti, kada plėstis, o kada atsitraukti ar persigrupuoti.
Todėl labai svarbu atsigręžti į darbuotojų kaitą apskaitos paslaugas tiekiančioje įmonėje. Kokybiška apskaita reikalauja specialisto įsigilinimo ir nuoseklaus rodiklių bei procesų stebėjimo. Taip pat svarbu atsirinkti, kokioms sritims taikyti automatizuotas technologijas: smulkioms ir vidutinėms įmonėms finansiškai apsimoka automatizuoti ir robotizuoti tas sritis, kuriose yra dideli vienodų operacijų srautai. O finansinių duomenų suvedimas turi gulti ne ant paslaugas perkančios įmonės pečių – tai turi būti daroma apskaitos paslaugas teikiančios įmonės viduje.
Galvoti vertėtų ir apie pridėtines automatizavimo vertes, kurios dažniausiai yra susiję su projektiniais, objektiniais apskaitomos įmonės moduliais. Pavyzdžiui, tokie moduliai, perkant prekes ar paslaugas, leidžia stebėti visą procesą nuo dokumentų gavimo, teisingos savikainos nurašymo, atsiskaitymo bei objekto pelningumo. Automatizuotų modulių pagalba diegiami ir intuityvūs sandėlio planavimo instrumentai, kurie remiasi įmonės pardavimo duomenimis ir, kintant pardavimams, parodo, kokių pozicijų reikia užsakinėti daugiau ar mažiau. Kitaip sakant, tinkama automatizuota apskaita turi generuoti papildomą įmonės valdymo ir stebėsenos komfortą.
