Tekste peržvelgsime keletą kertinių aspektų, paskatinsiančių atsisakyti atgyvenusių verslo procesų, išblizginti savo verslo įvaizdį ir kartu būti socialiai atsakingiems. O taip pat susipažinsime su realiu skaitmeninių pokyčių sėkmės atveju mažmeninės prekybos tinkle „Rimi Lietuva".
Inovacijos – kompanijų produktyvumo variklis
Nesvarbu, valdomi startuolio ar tarptautinės korporacijos procesai, skaitmenizacija ir inovacija yra žodžiai, nuolat žongliruojami susirinkimų metu. Šviežios idėjos, paslaugos, įrankiai ne tik išryškina verslą, bet ir padeda darbuotojams dirbti kur kas produktyviau.
Turbūt jau kurį laiką organizacijos vidinei komunikacijai naudojate tokius įrankius kaip „Slack", darbų eigos tobulinimui – verslo valdymo sistemas, o potencialių bei lojalių klientų sisteminimui – CRM'ą (angl. Customer Relationship Management (system) – santykių su klientais valdymo sistema). Bet kuomet kalba pasisuka apie dokumentų pasirašinėjimą, skęstate popieriaus lapų krūvoje.
O gal pabandykite tai skaitmenizuoti? Juk pasirašinėti dokumentus bei surinkti parašus galima ir elektroninėje erdvėje, o tai tikrai yra nepamainoma jau ne vienos sėkmingos bendrovės patirtis.
Kaip verslui tapti tvaresniu?
Ar kada nors stabtelėjote ir susimąstėte, kiek popieriaus sunaudoja jūsų verslas? Šiuo intensyviu, priverstinių pokyčių metu aplinkosauga, žmogaus teisės ir sveikas gyvenimo būdas vaidina didžiulį vaidmenį organizacijos įvaizdžio kūrime. Žodžiai „daugkartinis, atsinaujinantis, perdirbamas" primena mantrą, nuolat kartojamą vidinių susirinkimų metu. Jei būtinybė nenaudoti plastikinių puodelių ir nešvaistyti maisto yra jau seniai užprogramuota mūsų smegenyse, tai kur dar galime patobulėti?
Skaitmenizuoti procesus. Pasak Kristinos Gabrilavičiūtės, „Dokobit" pardavimų ir verslo plėtros vadovės, tai padarę ne tik sutaupysite šimtus valandų, galybę medžių, tačiau ir verslo finansinė padėtis bus pamaloninta. Gamtai draugiškos popieriaus alternatyvos yra viena pagrindinių temų, aptariamų verslo susitikimų, konferencijų metu. Aukščiausios klasės tvarumu grįsti elektroniniai įrankiai, diegiami jūsų versle, ne tik žadins norą girtis, bet bus pastebėti ir tvariausias įmones reitinguojančių lentelių viršuje.
Kokius pokyčius pažėrė socialinis atsiribojimas?
„Pasaulinės pandemijos metu susirinkimai, susitikimai bei seminarai sparčiai persikėlė į video komunikacijos platformas. Daugeliui verslų šis procesas pasirodė tikrai bauginantis – tokie klausimai kaip „nuo ko pradėti, kokių mokymų mums gali prireikti, kaip tai paveiks mūsų nusistovėjusius vidinių susirinkimų bei susitikimų su išoriniais partneriais ir klientais procesus" tapo itin dažnu verslų galvos skausmu", – teigia K. Gabrilavičiūtė.
Suprantama, kad norint sužibėti darbo formato pokyčių metu, prieiga prie skaitmeninių technologijų yra būtina. Įmonės, įrodančios, kad gali klestėti taip smarkiai besikeičiančioje aplinkoje, laikomos elastingomis, lanksčiomis ir sparčiai prisitaikančiomis prie pokyčių. Kaip to pasiekti?
Visų pirma, saugus dalijimasis duomenimis daugelyje verslų tapo vienu didžiausių prioritetų. Todėl rinkitės įrankius bei sistemas, kurios užtikrins, kad informacija nenutekėtų, nebūtų su BDAR susijusių problemų ar vagysčių, apgavysčių. Antra, įsitikinkite, kad įrankiai, su kuriais dirbsite, būtų greiti, patogūs, paprasti ir lengvai įsisavinami. Trečia, neišlaidaukite, o atvirkščiai – mažinkite verslo išlaidas. Jokio spausdinimo, skenavimo, nereikalingų prietaisų ar darbo jėgos.
Maža to, socialinis atsiribojimas yra nepamainomas metas nuotoliniu būdu pasirašinėti dokumentus su savo potencialiais klientais bei partneriais. Namuose, kavinėje ar biure – pasirašinėkite dokumentus ir surinkite parašus vos keliais paspaudimais. Šiais neaiškiais laikais norint ne tik dirbti nepriekaištingai, bet ir neatsiriboti nuo plėtros, nuotolinio darbo įrankiai yra būtinybė.
Inovatyvus, tvarus ir atsakingas verslas – kaip tai atrodo realybėje?
Sutikime, pandemijos metu dokumentų pasirašymas el. būdu tapo kaip niekad svarbus įvairaus pobūdžio verslams, tame tarpe ir mažmeninės prekybos tinklams. Pavyzdžiui, bendrovė „Rimi Lietuva" dar iki karantino pradėjo diegti modernius dokumentų valdymo įrankius bei naudoti kvalifikuotą el. parašą. Todėl pradėjus dirbti iš namų pasirašyti dokumentus el. parašu tiek įmonės viduje, tiek su tiekėjais bei verslo partneriais tapo itin patogu.
„Pažangios dokumentų valdymo sistemos, kuri apima ne tik jau pasirašytų sutarčių laikymą ir archyvavimą, bet ir iš dalies automatizuotą sutarčių sudarymą, elektroninį vizavimą bei elektroninį pasirašymą, kūrimą pradėjome prieš pat pandemiją. Taip jau sutapo, kad karantinas dar labiau paskatino įsidiegti el. parašą, tad kartu su partneriais „Dokobit", kurie labiausiai atitiko mūsų poreikius ir mūsų keliamus aukštus saugumo reikalavimus, sklandžiai įdiegėme kvalifikuoto el. pasirašymo funkcionalumą į „Rimi" dokumentų valdymo sistemą visose Baltijos šalyse", – patirtimi dalinasi „Rimi Lietuva" teisės skyriaus vadovė ir dokumentų valdymo sistemos projekto vadovė Asta Rekštienė.
„Rimi Lietuva" darbuotojai greitai priėmė pokytį supratę, kaip tai išties patogu. Pasirašant dokumentus kvalifikuotu el. parašu nereikia spausdinti dokumento, rinkti fizinių parašų ir siųsti sutarčių paštu ar per kurjerius, kas iki tol išties prailgindavo sutarčių pasirašymo laiką. Dabar – pasirašyti dokumentą galima dirbant iš bet kurios vietos vos per kelias minutes. Bendrovė džiaugiasi, kad ir verslo partneriai, su kuriais yra sudaromos sutartys, noriai priėmė šį pokytį ir naudojasi el. pasirašymo funkcionalumu. Kompanija „Rimi Lietuva" sprendimą „Dokobit" naudoja dokumentų pasirašymui kvalifikuotu el. parašu su verslo tiekėjais ir partneriais bei įmonės viduje.
Be to, el. pasirašymas yra tvarus sprendimas, leidžiantis sutaupyti dokumentų spausdinimui reikalingą popierių. Nuo naujovės diegimų „Rimi Lietuva" jau pavyko pasiekti džiuginančių rezultatų – per itin trumpą laiką popieriaus spausdinimas sumažėjo 63%. Toks sprendimas leido sutaupyti net 257 kilogramus popieriaus – 54 000 puslapių.
Pasak „Dokobit" pardavimų ir verslo plėtros vadovės, nors pandemija visiems pažėrė nemažai iššūkių, aistra inovacijoms ir noras tobulėti padės mums ištverti ir sunkesnius laikus. Ir kas žino, galbūt buvimas imliems naujoms technologijoms ne tik sutaupys mums daug laiko, erdvės ir finansinių išteklių, bet taip pat padės išlikti sveikiems.