„Elementaru, kad vidinių organizacijos dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu yra praktiškas ir svarbus žingsnis, siekiant efektyvesnio ir modernesnio dokumentų valdymo proceso. Elektroninis dokumentų pasirašymas suteikia mums galimybę išnaudoti šiuolaikinės technologijos privalumus ir darbuotis efektyviau – tai ne tik sumažina laiko ir resursų švaistymą, bet ir suteikia mums galimybę būti lankstesniems ir tvariai prisitaikyti prie besikeičiančių darbo aplinkos reikalavimų. Įdarbindami el. parašą ir sutaupę galybę laiko jį vėliau galime išnaudoti kur kas svarbesnėms užduotims atlikti“, – teigia elektroniniu parašu paremtų sprendimų teikėjo „Dokobit by Signicat" pardavimų Baltijos šalyse vadovas Domantas Puslys.
Vidinių organizacijos dokumentų pasirašymas el. būdu tampa ne tik praktišku sprendimu, bet ir neatskiriama verslo strategijos dalimi. Tai ne tik pagreitina procesus, bet ir suteikia organizacijoms galimybę atlikti užduotis nuotoliniu būdu, atveria duris didesniam informacijos saugumui ir efektyviam dokumentų sekimui. Pasigilinkime į vidinių organizacijos dokumentų pasirašymo el. būdu svarbą, privalumus ir galimybes. Juk elektroninio pasirašymo praktika gali būti naudinga tiek pardavimų, tiek tiekimo grandinės, teisės, žmogiškųjų išteklių, klientų aptarnavimo arba bet kurio kito, su dokumentais susijusio, skyriaus atveju.
Pardavimai
Popieriniai procesai stabdo pardavimų padalinius nuo greitesnio sandorių sudarymo, todėl sumažėja produktyvumas ir pajamos. Nustoję gaišti laiką žvejojant fizinius parašus, galėsite sukurti produktyvų pardavimo mechanizmą, atsikratydami to, kas trukdo sudaryti sandorius ir sutelkti dėmesį į rezultatus.
Pardavimų skyriuje galite pasirašyti:
- pasiūlymus ir konkursinius pasiūlymus;
- sutartis su klientais;
- pristatymo užsakymus;
- pardavimų kvitus ir sąskaitas-faktūras.
Tiekimas
Tik viešųjų pirkimų profesionalai gali suprasti, kaip svarbu organizacijai pasirašyti sutartis laiku arba susidurti su iššūkiu registruoti ir sekti pirkimo patvirtinimus – terminų nesilaikymas gali baigtis svarbių išteklių atidėliojimu ar net ieškiniais, sukeliančiais daugybę streso. Pasirašinėdami dokumentus el. būdu galėsite sutrumpinti pirkimų ciklo laiką ir sumažinti vėlavimą, nes parašai pirkimo dokumentuose bus surinkti greičiau ir be rūpesčių.
Tiekimo skyriuje galite pasirašyti:
- konfidencialumo sutartis su darbuotojais ir tiekėjais;
- vidinius patvirtinimus ir susitarimus su kitais padaliniais, tiekėjais, trečiosiomis šalimis;
- prašymus pateikti pasiūlymą/pasiūlymą/informaciją;
- pirkimo-pardavimo sutartis;
- užsakymus ir užsakymų patvirtinimus.
Žmogiškieji ištekliai
Dokumentų tvarkymas atima galybę žmogiškųjų išteklių specialistų laiko dėl ilgai užtrunkančių įdarbinimo procesų ir kitų perteklinių administracinių užduočių. Paspartinus įdarbinimo ir priėmimo procesus nuotoliniu būdu ir atsisakius laiko susitikimams, skirtiems dokumentų pasirašymui, turėsite daugiau laiko skirti kitoms žmogiškųjų išteklių užduotims: naujų talentų paieškai, darbuotojų motyvavimui, vidinių renginių organizavimui ir kt.
Žmogiškųjų išteklių skyriuje galite pasirašyti:
- samdymo dokumentus (pasiūlymus dėl darbo, samdymo formas, konfidencialumo sutartis ir kt.);
- įdarbinimo dokumentus (organizacijos politikas, etikos kodeksus ir kt.);
- darbo sutartis (atostogų patvirtinimus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, pareiškimus ir kt.);
- išdarbinimo / perkėlimo dokumentus (išdarbinimo formas, rekomendacinius laiškus ir kt.).
Teisė
Dėl vis labiau didėjančio laiko spaudimo ir išlaidų apribojimų teisiniai specialistai raginami atlikti daugiau, bet pigiau ir greičiau. Atsisakius popieriaus ir skaitmenizuojant teisinius procesus, galėsite sutaupyti išlaidų popieriui, spausdinimui ir siuntimui paštu, taip pat padidinti efektyvumą dėl sutrumpintų dokumentų pasirašymo ciklų.
Teisinės skyriuje galite pasirašyti:
- standartines teisines sutartis (konfidencialumo, partnerystės sutartis, paslaugų sutartis ir kt.);
- tiekimo sutartis (pirkimo sutartis, darbo atlikimo sutartis, tiekėjų registracijas ir kt.);
- vidines operacijas (darbo sutartis, valdybos sutikimus, posėdžių protokolus ir kt.)
Klientų aptarnavimas
Klientai retai, jei kada nors išvis, džiaugiasi laukimu. Konkurencingoje verslo aplinkoje nori, kad reikalai būtų išspręsti kuo greičiau. Pasirašydami elektroniniu būdu užtikrinsite, kad dokumentų tvarkymas neužvilkins darbo eigos ir išgelbėsite klientus nuo ilgo sutarties pasirašymo proceso. Iš karto gauta paslauga ar produktas pagerina bendrą vartotojo patirtį.
Klientų aptarnavimo skyriuje galite pasirašyti:
- klientų sutartis;
- sąlygas ir politikas;
- sąskaitas-faktūras;
- grąžinimus;
- laiko apskaitos žiniaraščius.
Dokumentų pasirašymas per skyrius
Kai kurie dokumentai dažnai keliauja per kelis organizacijos skyrius. Pavyzdžiui, norint peržiūrėti kliento sutartį, dalyvauja bent pardavimo ir teisės skyriai. Elektroniniai procesai čia leidžia supaprastinti procesus – pereidami prie skaitmeninės erdvės, galėsite organizuočiau gauti reikalingus patvirtinimus ir parašus ant dokumentų iš asmenų, išsibarsčiusių po visą organizaciją.
Pasak „Dokobit" pardavimų Baltijos šalyse vadovo Domanto Puslio, remiantis Europos Sąjungos „eIDAS“ reglamentu, kvalifikuotas el. parašas turi tokią pačią teisinę galią, kaip ir rašytas ranka, ir yra pripažįstamas visose Europos Sąjungos šalyse narėse. Todėl jis be iššūkių patenkina daugelį verslo, valstybinių institucijų ir kitų organizacijų poreikių. Kadangi pasirašymas trunka vos kelias minutes, dokumentų nereikia spausdinti ir siųsti nei paštu, nei per kurjerines tarnybas, tai padeda taupyti laiko bei mažinti išlaidas. Galybė įmonių gali automatizuoti procesus, o klientams papildomą vertę suteikia tai, kad dokumentai įsigalioja iškart.
Norint būti konkurencingiems šiandienos verslo pasaulyje, verslai privalo pasinaudoti šiuolaikinėmis technologijomis ir plačiausiomis skaitmeninėmis galimybėmis. Todėl, žengdami į ateitį, organizacijos kviečiamos toliau plėsti el. dokumentų pasirašymo naudą ir visapusiškai išnaudoti šią modernią praktiką. Tai ne tik pagerins dokumentų tvarkymo procesus, bet ir padės būti konkurencingais šiame dinamiškai besikeičiančiame verslo pasaulyje.