Kokias el. pasirašymo naudas pastebi žemės ūkio sektoriaus verslai?

Žemės ūkio sektoriaus atstovai pastebi įvairias naudas, kurias suteikia el. pasirašymo sprendimai. Štai keletas pagrindinių jų:

  • Efektyvumas ir greitis: el. pasirašymo sprendimai leidžia greičiau ir efektyviau tvarkyti įvairias sutartis, susitarimus arba kitus dokumentus – dokumentų nereikia pristatyti ar atsiimti fiziniu būdu (vykstant į vietą, siunčiant paštu ar kurjeriu).
  • Nuotolinė prieiga prie dokumentų: dokumentus galima pasirašyti ir turėti prieigą prie jų net nuotoliniu būdu. Taip pagerinama komunikacija ir darbo efektyvumas, ypač esant dideliems atstumams tarp pasirašančiųjų šalių.
  • Saugumas ir tikslumas: el. pasirašymo sprendimai prisideda prie dokumentų saugumo ir tikslumo, užtikrinant, kad dokumente esanti informacija po jo pasirašymo nebūtų pakeista.
  • Atsekamumas: žemės ūkio sektoriuje svarbu turėti aiškų dokumentų atsekamumą. El. pasirašymo sprendimai leidžia jums žinoti, kada ir kur buvo pasirašyti svarbūs dokumentai.
  • Aplinkos tausojimas: el. pasirašymo priemonės prisideda prie mažesnio popieriaus naudojimo, taigi mažinamas žemės ūkio veiklos poveikis aplinkai, atitinkant darnaus ūkininkavimo principus.
  • Teisės aktų atitiktis: naudojantis el. pasirašymo sprendimais galima užtikrinti, kad dokumentai atitiktų teisės aktų reikalavimus.

Žemės ūkio sektorius gali naudoti dokumentų pasirašymą el. parašu įvairiais tikslais ir su įvairiais dalyviais. Štai keli pavyzdžiai:

  1. Sutartys su tiekėjais ir pirkėjais: žemės ūkio verslai gali pasirašyti tiekimo, pardavimo ar kitas sutartis su tiekėjais ir pirkėjais el. būdu.
  2. Finansiniai dokumentai: el. pasirašymo sprendimai leidžia pasirašyti finansinius dokumentus, tokius kaip skolos įsipareigojimai, sąskaitos faktūros ir kiti finansiniai susitarimai, taip prisidedant prie sklandaus finansų valdymo.
  3. Teisiniai dokumentai: dokumentų pasirašymą el. parašu galima naudoti teisiniais tikslais, pvz., žemės ūkio verslai gali pasirašyti sutartis su teisininkais, notarais arba kitais teisiniais atstovais.
  4. Žemės ūkio subsidijos ir parama: užpildant ir pateikiant dokumentus dėl žemės ūkio subsidijų ar paramos, el. pasirašymo sprendimai gali būti naudingi, užtikrinant saugumą ir greitą dokumentų tvarkymą.
  5. Darbuotojų dokumentai: el. pasirašymas gali būti naudojamas ir su darbuotojų dokumentais, pvz., darbo sutartimis, darbo užmokesčio dokumentais, efektyvinant personalo administravimo procesus.
  6. Pirkimo ir nuomos sutartys: žemės ūkio verslai gali naudoti el. pasirašymą sudarydami pirkimo, nuomos ar kitokius susitarimus dėl įrangos, technikos ar patalpų.


Dokumentų pasirašymas el. parašu žemės ūkio sektoriuje gali pagerinti procesų efektyvumą, saugumą ir komunikaciją su partneriais, klientais ir pan.

Dokumento pasirašymo laikas sutrumpėjo nuo savaitės iki poros minučių

Nuo 2006 m. veikianti UAB „Scandagra“ veiklą pradėjo nuo grūdinių kultūrų supirkimo ir didmeninės prekybos trąšomis, sėklomis bei augalų apsaugos produktais. Šiuo metu įmonė yra viena iš daugiausiai ekologiškos produkcijos superkančių bendrovių šalyje, eksportuojanti grūdus į Vokietiją, Austriją, Olandiją ir Belgiją bei kiekvienais metais plečianti pardavimų geografiją.

Žemės ūkio sektorius – labai dinamiškas, kasdien susiduriantis su įvairiausio plauko užduotimis, neišvengiančiomis ir kasdienių iššūkių. Darbas vyksta įtemptai, svarbus operatyvumas, atliekamų veiksmų greitis ir efektyvumas – pvz., kainos fiksavimas ir sutarties pasirašymas turi vykti iškart. Maža to, daugelį užduočių, nesvarbu, ar tai būtų grūdų pirkimas, ar sėja, atlieka vienas asmuo – ūkininkas; jo darbo procesuose itin svarbus procesų paprastumas ir efektyvumas.

Anksčiau dokumentų pasirašymas vargino veiksmų pertekliumi. Sutartis buvo pasirašinėjama grandinėlės principu: atsakingas asmuo PDF formato sutartį siųsdavo vadybininkui, vadybininkas – ūkininkui, ūkininkas – pasirašytą atgal vadybininkui, o vadybininkas – atgal atsakingam asmeniui. Tai buvo daroma el. paštu ir procesas užtrukdavo per ilgai – sėkmės atveju pasirašyta sutartis sugrįždavo vidutiniškai po savaitės. Rankinis, neautomatizuotas darbas surydavo galybę visų pasirašymo procese dalyvaujančių šalių laiko.

Susidurta ir su problema dėl didelio popieriaus sunaudojimo ir jo archyvavimo, kuri turėjo įtakos tiek finansinėms išlaidoms, tiek praktinei veiklai. Visi dokumentai buvo dokumentuojami ir archyvuojami, o tai reiškė, kad sunaudojama daugybė lapų popieriaus. Tai taip pat prisidėjo prie didelių finansinių išlaidų tokiose srityse kaip archyvavimas, kurių sąnaudos apėmė įvairius išteklius – nuo darbuotojų iki popieriaus kaštų. Perteklinis popierizmas darbus apsunkino ir laiko atžvilgiu: jei reikėdavo surasti svarbų dokumentą (pvz., teisinį) – užtrukdavai, nes turėjai knaisiotis po milžiniškas krūvas suarchyvuotų popieriaus lapų.

Sprendimas – „Dokobit by Signicat“ portalas

Prieš renkantis el. pasirašymo paslaugų teikėjus organizacija atliko išsamų rinkos tyrimą. Pasirinkti „Dokobit“ paskatino keli kertiniai kriterijai: galimybė pasirašyti dokumentus naudojant kvalifikuotą el. parašą, paprastas naudojimas ir draugiška naudotojo patirtis, esant poreikiui – galimybė turėti integraciją į savo sistemas, prieinamumas visose Baltijos šalyse, plataus eID priemonių pasirinkimas. Patogu tai, kad viską galima rasti „Dokobit“ portale – nereikia kurti ar ieškoti jokių papildomų sistemų. Portalo integracija – greita ir nereikalaujantis jokių papildomų darbų, resursų ar įgūdžių.

Dabar „Scandagra“ didžiąją dalį grūdų pirkimo sutarčių ir visus su jomis susijusius priedus pasirašinėja „Dokobit“ portale. Tai palengvina procesus visoms pasirašančioms šalims: atsakingam asmeniui, vadybininkui, ūkininkui.

Kokius el. pasirašymo sprendimų atneštus rezultatus pastebi Scandagra?

„Scandagra“ pabrėžia, koks svarbus jiems yra dokumentų pasirašymo greitis. Dabar jie džiaugiasi grūdų supirkimo sutartis galintys pasirašyti iškart – dokumento pasirašymo laikas, anksčiau pasiglemždavęs savaitę, dabar užtrunka vos porą minučių. „Viena reikšmingiausių „Dokobit“ atneštų naudų – rizikos suvaldymas. Grūdų kainą ir kitas sąlygas fiksuoti, įforminti bei pasirašyti sutartį svarbu nedelsiant. Laukti ir leisti rizikai įsibrauti į dinamišką žemės ūkio sektorių yra neproduktyvu“, – dalinasi Indrė Januškevičiūtė, „Scandagra“ grūdų pirkimo koordinatorė.

Indrė Januškevičiūtė, „Scandagra“ grūdų pirkimo koordinatorė

„Dokobit“ portalo integraciją kompanija vertina kaip labai sėkmingą projektą: nuo pat pirmos el. pasirašymo sprendimų naudojimo dienos organizacija nebuvo susidūrusi su jokiomis problemomis, trikdžiais ar nesklandumais – procesas nuo pat pradžios džiugino savo sklandumu. „Scandagra“ išskiria paprastą ir aiškią naudotojo patirtį, galimybę viską turėti vienoje vietoje, archyvavimo naudą, dokumentų pasirašymo greitį bei operatyvumą. Kompanija pastebi ir praktiškai išnykusias rankinio darbo naudas – kasdienėms užduotims atlikti prireikia mažiau žmogiškųjų resursų. Sutartis sudaroma ir pasirašoma labai operatyviai, todėl ūkininkas laikui jautrų kainos fiksavimą gauna ne po savaitės, dienos ar valandos, o iškart.

Žemės ūkio sektoriuje dokumentų pasirašymas el. parašu gali tapti ne tik veiksmingos verslo valdymo priemonės dalimi, bet ir žingsniu į priekį link darnaus ir efektyvaus ūkininkavimo. Šis saugus, efektyvus ir tvarus pasirašymo būdas suteikia žemės ūkio verslams lankstumo ir greičio. Dokumentų pasirašymas el. būdu ne tik sumažina biurokratinių nuostolius ir procesų trukmę, bet ir suteikia galimybę dirbti lanksčiau bei spręsti operacijų iššūkius iš bet kurios pasaulio vietos.