Kai IT padalinys yra kaštų centru, jo tikslai yra gana primityvūs: sutvarkyti IT priežiūrą, kad viskas sklandžiai veiktų: „nestrigtų“, „nelūžtų“, taip pat kaip įmanoma labiau kontroliuoti bei mažinti IT kaštus. Tokiu atveju IT skyrius perka įrangą ir paslaugas tik tada, kai tai neišvengiama ir kiek tai būtina šiandienos problemoms spręsti. Tuomet skyriaus darbuotojai yra orientuoti į IT priežiūrą ir dažniausiai sprendžia pasekmes, o ne priežastis.
Kai IT padalinys kuria vertę, jis orientuotas į rezultatą, o ne kaštus. Toks IT skyrius gilinasi į įmonės veiklos procesus ir imasi iniciatyvos, siūlydamas pokyčius. Šiuo atveju formuojant poreikius, perkant IT įrangą ir paslaugas, yra galvojama apie veiklos procesų greitį, nenutrūkstamumą, problemų priežasčių šalinimą ir jų išvengimą ateityje. Siekiant keisti veiklos procesus, vertinti jų kainą/kokybę ir skaičiuoti pasiektus rezultatu, IT darbuotojai privalo būti pakankamai kompetentingi tai atlikti.
Kitaip tariant, IT skyrius, kaip kaštų centras, siekia padaryti „tiek pat už mažiau“, tuo tarpu IT skyrius, kaip vertės kūrėjas – „už tiek pat – daugiau“. Tai kaip pasiekti šių tikslų ir transformuoti IT padalinį iš prižiūrinčio situaciją ir vykdančio komandas į iniciatyvų ir vystantį?
Paprastai IT vadovas žino, kokie įrankiai yra skirti tam tikriems veiklos uždaviniams pasiekti, bet nežino jų įtakos veiklos rezultatams. Situacija ir reikalingi sprendimai būtų daug aiškiau pastebimi, jei pradėtume nuo kito galo – nuo IT įrankių įtakos veiklos rezultatams. Jei IT padaliniai argumentuotai pristatytų jų įtaką įmonės vadovams, pokyčių poreikis būtų akivaizdesnis.
Remdamasis ilgamete praktine patirtimi, galiu teigti, kad, naudojant tam tikrus IT įrankius*, galimi tokie teigiami įmonės veiklos rezultatai:
- užsakymų įvykdymo laikas sutrumpėja 2-3 kartus, 10-20 proc. sumažėja praleisti pardavimai (OOS), 2 kartus sumažėja klaidų kiekis ir jų kaina, atsargų kiekis sumažėja 10-20 proc., tuo pat metu iki 15 proc. didėja pardavimai – naudojant EDI, SCM, SFA ir IM įrankius;
- kliento pasitenkinimas didėja nuo 50 iki 100 proc., 10-50 proc. auga pakartotiniai pardavimai ir rekomendavimas naujiems klientams – naudojant CRM, „ServiceDesk“ įrankius;
- mažinamas sandėlių kiekis, 20-30 proc. optimizuojamas likusių sandėlių plotas ir žmogiškųjų resursų kiekis – naudojant WMS įrankius ir didesnę centralizaciją;
- 10-20 proc. mažėja transportavimo sąnaudos – naudojant TMS, TPS, POD įrankius;
- didėja pardavimo greitis, mažėja rankinio darbo ir klaidų kiekis – naudojant savitarnos svetaines ir el. parduotuves;
- daugelis kitų nepaminėtų scenarijų.
IT skyrius pradės kurti vertę, jo darbuotojams didinant kompetenciją įmonės veikloje bei imantis iniciatyvos tam tikriems veiklos uždaviniams išspręsti ir vadovams aiškiai iškomunikuojant apie galimus veiklos rezultatus. Kitu atveju, IT padalinys liks tik kaštų centru, kurį bus siekiama nuolat mažinti, ir ilgainiui įmonė stagnuos bei praras konkurencingumą. Tai tarsi uždaras ratas, į kurį geriau nepakliūti.
*Tekste naudojami šių IT įrankių tipų trumpiniai: EDI – Electronic Data Interchange, SCM - Supply Chain Management, SFA – Sales Force Automation/Retail Execution, IM – Inventory Management, CRM – Customer Relations Management, WMS – Warehouse Management System, TMS – Transport Management System, TPS – Transport Planning System, POD – Proof Of Delivery.
