Nesusipratimų priežastys
Nesusikalbėjimai ir nesusipratimai darbovietėse paplitę labiau negu supratingumo kupinos situacijos, jų neišvengia net ir puikiausia komunikacija pasižyminčios įmonės. Emocijos (pyktis, baimė, sumišimas) dažnai paskatina nesusipratimų mastą. Nesusipratimų priežastys glūdi įmonės hierarchinėje santvarkoje, yra susijusios su skirtingu darbuotojų amžiumi, įsitikinimais, lytimi, konkurencija. Nesusikalbėjimų kyla tuomet, kai žmogus žinutę priima (supranta) ne taip, kaip kitas asmuo nori ją perduoti.
Nesusikalbėjimų ir nesusipratimų darbe sukelia:
Kooperacijos nebuvimas tarp darbuotojų arba tarp darbuotojų ir vadovų;
Grįžtamojo ryšio nebuvimas. Supratingumas negalimas, jei neduodamas grįžtamasis ryšys;
Kritika ir smerkimas, sukeliantys tarp darbuotojų nepasitikėjimą;
Favoritai. Darbovietėje pasitaiko žmonių, kurie laiko save favoritais, pretenduoja į didesnes privilegijas negu kiti, todėl jie sukelia pavydą ir nesusipratimų;
Romantiški santykiai biure. Kai žmonės užmezga artimus santykius darbe, atsiranda terpė manyti, kad vienas asmuo kitam asmeniui suteikia daugiau nuolaidų, privilegijų ar perteikia tą informaciją, kuria kiti darbuotojai negali disponuoti.
Pavyzdžiui, administratorė, tvarkanti komandiruočių reikalus, savo draugui – tos pačios įmonės vadybininkui Mariui – pasako, kad kitas vadybininkas Kostas siunčiamas į komandiruotę Helsinkyje. Marius jaučiasi nuskriaustas, ima su Kostu aiškintis, kodėl būtent jis siunčiamas į komandiruotę, nors vadovas buvo prieš pusmetį žadėjęs komandiruotę Mariui. Savo ruožtu į komandiruotę siunčiamas Kostas apie tai pasako vadovui ir šis ima aiškintis, kas atskleidė tokią informaciją. Taip kyla nesusipratimų;
El. žinučių siuntimas. Tai viena populiariausių bendravimo formų darbovietėje, tačiau ji dažnai sukelia nesusipratimų. Būna atvejų, kai, bijodami pasikalbėti su kolega ar vadovu tiesiogiai, siunčiame jam žinutę. El. laiškas ar žinutė mobiliuoju telefonu negali perteikti mūsų emocijų, nesuteikia galimybės plėtoti konstruktyvaus dialogo, pasiteisinti, išsiaiškinti tam tikrų detalių;
Neinformavimas apie svarbų įvykį. Darbe pasitaiko, kad reikšmingą įvykį pastebėjęs darbuotojas praneša apie jį kitam darbuotojui (pavyzdžiui, kad tualete prakiuro vamzdis), žinia plinta, darbuotojai kalbasi apie tai tarpusavyje, tačiau nė vienas jų nepraneša nei ūkvedžiui, nei vadovui, nes mano, kad tą padarė kuris nors kitas asmuo;
Dėmesys šalutinei detalei. Dažnai komunikacija nukenčia dėl dėmesio sutelkimo į šalutines detales. Pavyzdžiui, vadovas pakviečia administratorę į kabinetą pristatyti pasirengimo seminarui eigos, o administratorė, smulkiai pristatydama meniu (nukrypdama į šalutines detales), nepažymi svarbiausios detalės, kad suderintas meniu už ribotą biudžetą neapima alkoholinių ir gaiviųjų gėrimų, tai yra už juos teks mokėti papildomai.
Tipinės situacijos
Aptarkime įprastas situacijas, kuriose kyla nesusikalbėjimų ir nesusipratimų.
Ar gavote mano prašymą? Nesusipratimų darbe dažnai kyla išsiuntus el. paštu prašymą ar informaciją, į kurią laukiame atsakymo, tačiau jo negauname. Kartais paaiškėja, kad adresato laiškas nepasiekė arba pasiekė ne tą asmenį ir šis ėmėsi vykdyti ne jam adresuotą prašymą. Kad tokių nesusipratimų būtų išvengta, el. laišką gavęs asmuo turėtų bent trumpai parašyti: „Ačiū, gavau“, nes priešingu atveju siuntėjas nerimauja laišką pasiuntęs tarsi į nežinią.
Ar jūs manęs klausotės? Dažnai pokalbio metu, kai į mus kreipiasi kolega ar klientas, nepaliaujame dirbti kompiuteriu, nenusiimame ausinių ar nepritildome muzikos. Galbūt mes iš tiesų girdime pašnekovą, suprantame, ką jis kalba, tačiau pašnekovas to nežino ir pasijunta įžeistas. Todėl visada patartina liautis darius pašalinius veiksmus ir sutelkti dėmesį į pašnekovą. Jei teksto rinkimas kompiuteriu yra susijęs su pašnekovo kalba (pavyzdžiui, norime pasižymėti jo pageidavimą), tuomet pasakykime jam apie tai.
Žinia ar žinios nešėjas? Dažna situacija: žmogus praneša nemalonią žinią darbe, o mes piktinamės ne tik žinios turiniu, bet ir ją pranešusiu asmeniu. Jei tenka perduoti blogą žinią, reikia gerai apgalvoti, kam, kokiu būdu, kokiu tonu, o svarbiausia – kuo remdamiesi (straipsniu, analizės duomenimis, vadovo nurodymu) ją pranešite. Jei nenurodysite informacijos šaltinio, nejučia tapsite blogos naujienos kaltininku.
Pokštas ar tikrovė? Perduodami darbines žinias internetu, ne visada siunčiame tik su darbu susijusius rimtus pranešimus. Kartais norime pasidalyti pokštu ar nepiktai paerzinti kolegą, pakelti jam nuotaiką. Tačiau žinutę gavęs asmuo, nematantis mūsų linksmo veido rašant žinutę, ją priima kaip rimtą dalyką, patiki nebūtu dalyku arba įsižeidžia. Todėl rašomo teksto gale vertėtų daryti prierašus: „P.S. Pajuokavau“, įterpti simbolius (linksmą veiduką, šypseną, gėlytę), kad žinutės gavėjas aiškiai suprastų neformalios žinutės paskirtį.
Juodraštis ar galutinė versija? Nesusipratimų kyla, kai el. paštu ar spausdintame variante kolegoms, vadovams, klientams perduodame ne galutinę tyrimo, ataskaitos ar kito dokumento versiją. Kartais tiesiog pateikiame ne tą versiją (susimaišome), o kartais tikslingai duodame tarpinį variantą, nes galutinio dar neturime, o gavėjai jį priima kaip galutinį produktą.
Pasitaiko nemalonių situacijų, kai vadovui, rengiančiam prezentaciją susirinkimui ar konferencijai, perduodame negalutinius duomenis, o kad jie negalutiniai, vadovui (ir auditorijai) paaiškėja tik prezentacijos metu. Kad būtų išvengta tokių nesusipratimų, būtina prieš perduodant medžiagą informuoti, kad tai tarpinis produktas. Skaidrėse ir dalijamojoje medžiagoje reikėtų prirašyti, pavyzdžiui: „tarpinė ataskaita“, „tarpiniai rezultatai“, „projektas“.
Netikslus vertimas. Ne tik akis bado, bet ir rimtų pasekmių turi netikslus dokumento ar kito teksto vertimas iš užsienio kalbos. Originaliame tekste vienas žodis turi kelias reikšmes, gali būti panaudota perkeltinė prasmė, pašmaikštavimas, o jei išverčiame tekstą pažodžiui, jis tampa nesuprantamas, daugiaprasmis arba tiesiog klaidingas. Keletą reikšmių turintį žodį ar frazę derėtų tikrinti žodyne.
El. laiškas informuojant ar laukiant atsakomųjų veiksmų? Suformulavę el. laiško tekstą, patikrinkite, ar aiški jo paskirtis. Kokiu tikslu el. laišką siunčiate: perduodami informaciją ar norėdami, kad gavėjai imtųsi veiksmų, atliktų užduotį, pateiktų savo nuomonę, vertinimą? Jei laiškas skirtas tik susipažinti, laiško pradžioje reikėtų prirašyti: „Susipažinti“, „Informuoti“ arba laiško pabaigoje pažymėti: „Ši žinutė yra informacinio pobūdžio. Dėl tolesnių veiksmų bus pranešta vėliau“. Nesusipratimų sukelia ir adresatų įrašymas el. laiško laukeliuose „To“, „Cc“ ir „Bcc“.
Pirmame laukelyje turėtų būti vardijami tiesioginiai laiško gavėjai, antrame – asmenys, kuriems tiesiogiai žinia neskirta, bet kuriems pravartu žinoti laiško turinį, trečiame – asmenys, kurie yra suinteresuoti žinute, bet kurių el. adreso asmenys, įrašyti pirmame ir antrame laukeliuose, nemato.
Pavyzdžiui, administratorė siunčia duomenis darbuotojui: laukelyje „To“ rašo duomenis analizuosiančio darbuotojo el. adresą, laukelyje „Cc“ rašo jo tiesioginio vadovo el. adresą, nes žino, kad vadovas nuolat teiraujasi, ar dar negauti svarbūs duomenys, kuriais remdamasis jo pavaldinys turi atliktų skubų pavedimą. Laukelyje „Bcc“ administratorė įrašo asmens, iš kurio buvo gauti duomenys, el. paštą, nes jis nerimauja, ar administratorė laiku perduos informaciją (tokiu atveju siuntėją tarsi nebyliai nuraminame: „Jūsų duomenis perdaviau.“).
Tyrimai rodo, kad el. paštu platinamas žinias ar užduotis darbuotojai vertina ne taip rimtai kaip oficialius raštus ar asmeninius pokalbius su vadovais.
El. paštu platinama informacija darbuotojams atrodo ne tokia formali, todėl jie linkę šiek tiek kitaip reaguoti: el. paštu gautą užduotį atlieka ne taip atsakingai, o jei el. laiškas siunčiamas grupei ar visiems darbuotojams, pavieniai asmenys jų net neskaito, manydami, kad „tai, kas skirta visiems, skirta ne man“. Jei jūsų organizacijoje vyrauja toks požiūris, tuomet labai svarbią informaciją, ypač – užduotis, verta išsakyti asmeniškai darbuotojui arba organizuoti susirinkimą.