В середине марта в стране был объявлен карантин, и перед сотрудниками государственных учреждений и органов самоуправлений остро встали вопросы, как эффективно организовать свою работу и продолжить предоставлять услуги населению. Чтобы помочь с решением этих вопросов, Министерство внутренних дел организовывало дистанционные конференции с представителями всех самоуправлений страны, в рамках которых консультировало и давало советы о том, как действовать в условиях объявленной в стране экстремальной ситуации.
«В период экстремальной ситуации мы все должны были приспособиться к новому положению и привыкнуть работать удаленно. Не стали исключением и органы самоуправления, поэтому все предложенные поправки к закону создали условия для своевременного принятия важных для местного сообщества решений», – о заседаниях советов самоуправлений и комиссий рассказывает министр внутренних дел Рита Тамашунене.
Чтобы обеспечить слаженную работу сотрудников самоуправлений и других государственных учреждений, Министерство внутренних дел разработало целый ряд рекомендаций относительно того, каким образом должны предоставляться услуги, не терпящие отлагательства, как организовать работу и осуществлять внешнюю коммуникацию учреждений с населением.
В период карантина часть сотрудников Министерства внутренних дел также работала удаленно. Министром были изданы три приказа, предписывающие при наличии возможности перейти на дистанционный режим работы. Если же это не представлялось возможным, на рабочем месте должны были приниматься все меры безопасности – например, те сотрудники, которые были вынуждены работать в здании министерства, проверялись на наличие симптомов вируса, персонал был обеспечен дезинфицирующей жидкостью, получил инструкции, как правильно мыть руки, и т. п.
Самоуправления во время карантина: от виртуальных конференций до телефонных разговоров с жителями
Мэр Йонавы и президент ассоциации самоуправлений Миндаугас Синкявичюс отметил, что от представителей всех 60 самоуправлений поступали самые разные вопросы: как получить защитные средства, обеспечить безопасность труда социальных работников, перевести образовательный процесс на дистанционную форму обучения и т. п. Ответы на них искали во время виртуальных конференций, нередко прибегая к помощи представителей Министерства внутренних дел или Министерства образования.
По словам М. Синкявичюса, функции самоуправлений, следуя рекомендациям Министерства внутренних дел, довольно быстро удалось перенести в электронное пространство. Так, например, было решено отказаться от излишних формальностей при приеме заявлений от жителей относительно различных выплат или решения других вопросов. Однако пришлось столкнуться и с определенными трудностями, которые работники самоуправлений достойно преодолели.
«Сотрудники адаптировались успешно, но, несмотря на то что мы пытались удовлетворить все потребности населения дистанционно, все же иногда люди высказывали недовольство. Было сложно адаптироваться к потоку людей, обращавшихся в самоуправления, например – в отдел социальной поддержки. Эти люди, как правило, привыкли приходить физически, заполнять необходимые заявления на месте, поскольку зачастую не в состоянии сделать это самостоятельно.
Так что после закрытия самоуправлений возникло недовольство – якобы чиновники просто заперлись в своих кабинетах и тому подобное. Словом, больше всего стресса и трудностей с адаптацией возникало именно при контакте с населением. Однако все специалисты прилагали максимум усилий, чтобы перевести большую часть контактов в формат телефонного или электронного общения», – вспоминает ситуацию М. Синкявичюс.
Он добавляет, что больше всего трудностей у самоуправлений возникало в связи с организацией деятельности социальных работников.
«Социальные работники не могут оставить без присмотра получателей своих услуг, ведь среди них есть люди разного возраста, с разными социальными потребностями, которым просто необходима помощь – сходить за покупками, навестить их. Поэтому мы старались обеспечить социальных работников самыми разными средствами защиты. И совершенно заслуженно государство выделило им за работу одноразовые премии», – говорит М. Синкявичюс.
Оправдавшие себя практики будут применяться и в будущем
Государственное предприятие Regitra – один из самых удачных примеров государственного учреждения, клиенты которого в период карантина обслуживались по цифровым каналам. Заместитель генерального директора ГП Regitra Саулюс Шуминас говорит, что люди во время карантина охотно пользовались электронными услугами, и предприятие планирует и в будущем оказывать услуги в таком формате.
«Сегодня, воспользовавшись сложившимися обстоятельствами, мы меняем привычки наших клиентов, например, хотим больше услуг предоставлять по предварительной записи, чтобы не заставлять людей ждать на месте, стоя в очереди. Мы хотим оказывать заранее запланированные услуги, поэтому всеми возможными способами призываем и поощряем людей предварительно записываться», – рассказывает С. Шуминас.
Тем услугам, которые невозможно перенести в виртуальное пространство, мы искали альтернативу. «Новые транспортные средства мы начали регистрировать для представителей производителей, у которых уже были договоры. Но есть и такие услуги, как, например, сдача экзамена по вождению, когда просто невозможно обеспечить безопасную дистанцию в один метр, поэтому их предоставление было приостановлено. Водителей, желающих сдать экзамен, набралось около 5 тысяч», – рассказывает С. Шуминас.
По словам С. Шуминаса, в процессе оказания услуг они старались более снисходительно смотреть на некоторые ситуации. Например, истекший срок действия водительского удостоверения или экзамена по теории вождения мог быть продлен.
В настоящее время учреждения в основном вернулись к привычному распорядку. Все учреждения до сих пор обязаны соблюдать решения и рекомендации, поступающие от руководителя операций государственного уровня. Если у сотрудников нет возможности работать удаленно, для них должны быть созданы определенные условия: в кабинете должен находиться один или максимум два человека, должна соблюдаться дистанция, а помещения – часто проветриваться.