aA
„Dauguma smulkiųjų ir vidutinių verslų pradeda veikti be jokių savo veiklos procesų apsirašymų. Šiuose versluose yra vos keli žmonės, kurie žino, kaip kas veikia. Įmonės savininkas dažniausiai žino didžiąją dalį procesų ir kai tik kas nors yra neaišku kitiems komandos nariams, tai jie eina tiesiai pas jį. Paprasta ir įprasta praktika“, – pastebi koučingo specialistas, smulkiojo verslo akademijos „Kiekvienas gali“ mentorius Povilas Petrauskas, verslo atstovams pristatydamas procesų valdymą bei dažniausiai jų daromas klaidas.
Infliacija
Infliacija
© Vida Press

Mentorius sako, kad visi veiksmai, vykstantys įmonėje, tiek suplanuoti visų, tiek ir tas vienas, kurį atliko konkretus žmogus, yra procesai, sukuriantys įmonės galutinį rezultatą.

„Procesai – tai mūsų darbo ritualai. Jei jie neaprašyti, tuomet galime būti tikri, kad juos suprantame skirtingai. Dar daugiau naudos atneša apsirašyti sėkmės procesai. Jie ateityje ir toliau sistemingai generuoja dabar gaunamus rezultatus. Maža to, tiksliai aprašytos sistemos padės dalintis geriausia įmonės praktika su būsimais komandos nariais, kuomet reikės juos apmokyti įmonės darbo specifikos. Aprašyti veiklos procesai yra sėkmingo verslo sudėtinė dalis, išbaigta bei standartizuota instrukcija, be kurios net nėra galimybės pagalvoti apie verslo pardavimą. “, – įsitikinęs koučingo specialistas.

P. Petraukas atkreipia dėmesį, kad galvojimas procesais verslo savininkus išlaisvina nuo didžiosios dalies pasikartojančių reikalų sutvarkymų įmonėje. Aprašytas, iškomunikuotas ir aptartas darbo veiklos modelis sumažina klaidų tikimybę, pagerina klientų pasitenkinimą ir sukuria daugiau asmeninės laisvės, kuomet verslo savininkui ar vadovui nėra būtina kiekvieną kartą visiems aiškinti, ką daryti.

„Norimų rezultatų galima tikėtis tada, kai įsivardinsite ir užsirašysite visą veiksmų procesą, kuris yra daromas ir kuris priveda prie to rezultato, kurį ir norite keisti. Keisis veiksmai – keisis ir rezultatas. O veiksmai keičiasi tada, kai keičiasi mąstymas“, – sako mentorius.

Geriausia strategija – į procesų kūrimą būtina įtraukti komandą

„Nebūtų teisinga tikėtis, kad visą savo verslą galima sistemizuoti per vieną naktį. Geriausia strategija, kurią iki šiol esu stebėjęs – pačioje pradžioje verslo savininkas ar įmonės vadovas savo darbuotojams pristato procesinio mąstymo idėją ir tada visi kartu imasi tvarkyti sugedusį ar trūkstamą procesą, kuris ir kuria didžiausią vargą versle“, – sako P. Petrauskas, pridurdamas, kad kiekvieno komandos nario indėlis, pastangos ir įžvalgos apie tai, kaip viskas gali būti padaryta geriausiai, prisideda prie visų įsitraukimo, kuriančio įmonės bendradarbiavimo kultūrą ir nuolatinį augimą įvairiose situacijose.

Įmonės „Tegra State“ vadovas Povilas Staigis, kuris taip pat yra vienas iš „Swedbank“ organizuotos akademijos mentorių, sako, kad jei yra darbas, yra ir procesas arba net keli procesai. Jei tą patį darbą daro du darbuotojai, ir procesas – nereglamentuotas, procesų tam darbui bus ne vienas, o mažiausiai penki. Nes kiekvieną kartą, kiekvienas žmogus tą patį darbą darys kitaip. Ir tai lemia klaidas, chaosą ir nepatenkintus klientus.

Labiausiai pasiteisino procesų išsigryninimas ir jų užrašymas

„Procesų valdymas labai svarbus, ypač juvelyrinio užsakymo perdavimas gamybai, sandėlio likučių užtikrinimas bei gamybos organizavimas, – sako Viktorija Orkinė, juvelyrikos studijos V2O savininkė, pastebinti, kad Lietuvoje juvelyrikos dirbinius žmonės perka retai ir dažnai nesugrįžta, tačiau vakarų pasaulyje egzistuoja kitokios tradicijos. Prieš ateidama į akademiją ji dalinosi, kad norėtų sukurti procesą, kaip bent kartą apsilankiusį klientą labiau įtraukti ir paskatinti tapti lojaliu.

Viktorija Orkinė
Viktorija Orkinė
© Asmeninio archyvo nuotr.


Verslininkė pastebi, kad jei procesai nevaldomi ir teka sava vaga, gali atsirasti vėlavimai, reikia daugiau investuoti į medžiagas, kurių jau reikėjo, o jų dar neturi, taip pat gali atsirasti gamybos prastovos arba atvirkščiai toks krūvis, kad net ir savaitgaliais dirbant visai komandai nesugebėtų padaryti laiku.

„Kol kolektyvas mažas ir pati skiriu pakankamai dėmesio, tad procesai vyksta gan sklandžiai. Tačiau augant apimtims, didėjant kolektyvui, o taip pat norint savo energiją skirti ir kitoms veikloms, privalome susikurti sistemą ir tą jau pradėjome daryti. Pagrindinis principas, kuriuo vadovaujuosi – klientas turi gauti savo užsakymą laiku net jei turime „verstis per galvas". Tikiu, kad susitvarkius procesą, tai užtikrinsime neturėdami streso, papildomų išlaidų, neefektyviai panaudojamo laiko“, – sako V. Orkinė.

Prieš kuriant verslą, moteris sako apie procesų valdymą nesikonsultavusi, bet džiaugiasi galėdama gauti konsultacijas ir patarimus dabar, dalyvaujant „Swedbank“ organizuojamoje „Kiekvienas gali“ smulkaus verslo akademijoje. Paklausus, kurie sprendimai labiausiai pasiteisino, V Orkinė sako, kad tai yra sprendimas apsirašyti procesus, aptariant juos kartu su kolegomis, ir net tai, kas atrodo savaime aišku ir suprantama, įsivardinti ir užrašyti.

Sutvarkius vos porą procesų, iškart sumažėjo problemų ir reikalingų gesinti gaisrų

„Prieš pradedant dalyvauti akademijoje, didžiausias iššūkis atrodė kaip padaryti, kad viskas veiktų sklandžiai net man nedalyvaujant. Didžiausia klaida – galvojimas, kad viską pati padarau geriausiai ir einamųjų darbų nedelegavimas. Jei komanda yra įgalinta priimti sprendimus, aiškiai žino už ką atsako, kokios yra kiekvieno nario pareigos, darbus padarys tikrai ne prasčiau, o dažnai ir geriau. Taigi, dabar esu tikra, kad su minėtu iššūkiu susidorosime, – neabejoja juvelyrikos studijos savininkė.

V. Orkinė džiaugiasi, kad pačias skaudžiausias vietas jau išsisprendė ir apsirašė, dabar jos yra testuojamos ir kartu su visa komanda stebės, kaip kas veikia. „Taip pat susidarėme planą, ką dar turime apsirašyti ir tarpusavyje susitarti, bet tai pradėsime įgyvendinti jau po Kalėdų, nes iki jų padėsime Kalėdų Seniui pildyti juvelyrines žmonių svajones“, – šypsosi moteris.

Šioje srityje verslininkai neretai daro rimtas klaidas: kas nulemia jų sėkmę arba nesėkmę
© Asmeninio archyvo nuotr.


Paklausus, ką naujo davė mokymai, kalbant apie procesų valdymą, V. Orkinė sako, kad pirmiausia davė suvokimą, kad laikas strateginiams darbams turi būti suplanuotas ir reguliarus, t.y. norint auginti savo veiklą ji privalo tam nuolat skirti laiką, o ne tik tiek, kiek liko po visų einamųjų darbų.

„Taip pat, kad aiškios užduotys ir atsakomybės įgalina kolektyvą veikti efektyviai ir tiksliai kaip laikrodis. Kad visus procesus, net ir pačius paprasčiausius, galima ir reikia apsirašyti ir tai ne tik padeda veikti efektyviau - visiems tampa aišku, kas už ką atsako, bet taip pat padeda į kolektyvą įeiti naujokams“, – vardija gautas žinias verslininkė.

V. Orkinė sako pastebėjusi, kad susitvarkius vos porą pagrindinių procesų, jau sumažėjo problemų ir "gaisrų", kuriuos reikia gesinti. Taigi, visa komanda yra motyvuota ir norinti dar daugiau susistyguoti, nes ne tik rezultatai bus geresni, bet ir dirbti bus lengviau ir maloniau.

„Po Kalėdinės karštinės, iškart po Naujųjų metų pirmąjį ketvirtį planuojame apsirašyti visus procesus, sukonkretinti kiekvieno komandos nario pareigas, įgaliojimus ir atsakomybes, įskaitant ir mano pačios“, – šypsosi juvelyrikos studijos savininkė.

R. Sorakaitė: pasibaigus mokymams, labai aiškiai matome savo kelią

Dar viena akademijoje dalyvavusi verslininkė, įmonės „Rojaus obuoliai“, tiekiančios maitinimą privatiems vaikų darželiams, vadovė Rūta Sorakaitė sako, kad jiems, kaip ir kiekvienai įmonei, procesų valdymas yra labai svarbus: „Neturint sistemos, negalėtume valdyti procesų. Mums yra labai svarbu informacijos surinkimas, naujų klientų paieška, patenkinti kliento poreikius: laiku įvykdytas užsakymas, laiku pristatytas, produkto kokybė. Taip pat be galo svarbus ilgalaikis bendravimas su klientu“.

R. Sorakaitė sako, kad jos vadovaujamame versle trūksta sistemos, kuomet atrodo, kad visi žino kas ką daro, bet pastebinti, kad vis iškyla kažkokie nesusipratimai, kaip, pavyzdžiui, kelis metus darbuotojos, pabaigusios darbus visą valandą ankščiau išeidavo namo ir tai tapo sistema.

„Dabar, kai pereiname prie šaldytos produkcijos gamybos, darbų padaugėjo ir reikia jau dirbti pilnas 8 darbo valandas, darbuotojai nėra labai patenkinti. Todėl, dabar kuriama nauja, kiekvienam gerai suprantama sistema“, – apie šiuometinę veiklą pasakoja įmonės vadovė.

Prieš kuriant verslą verslininkė sako dėl procesų valdymo vadovavusis savo patirtimi ir nuojauta: „Esu iš tų žmonių, kur daug sprendimų padarau vedama nuojautos. Bet tai nereiškia, kad nieko nepaskaičiuoju ar, kad nepagalvoju apie pliusus ir minusus. Pačioje verslo pradžioje labai daug darbų atlikau pati. Bet žingsnis po žingsnio darbai buvo paskirstyti ir man jų liko vis mažiau. Šiai dienai turiu atsakingus asmenis, kurie yra atsakingi už gamybą, jos išvežimą, pardavimus ir finansus“.

Verslininkė atvira, dalyvavimas „Kiekvienas gali“ smulkaus verslo akademijoje jai buvo geriausias dalykas, kas įvyko per paskutinius porą metų.

„Mokymai davė labai daug – pamatėme, ką darome ne taip, kur yra spragos, ką reikia keisti, gal ko atsisakyti. Taip pat peržiūrėti savo sistemą ir ją patobulinti, sukonkretinti darbų atlikimą, kad nebūtų viena pareigybė „virėja“, bet kiekvienai virėjai priskirti konkrečias pareigas, sudarant sutartį su kiekvienu žmogumi. Taip pat susipažinau su sėkmingais verslininkais, gavau daug žinių per paskaitas, daug praktinių patarimų iš mentorės, finansų ekspertės Odetos Bložienės. Pasibaigus šitiems mokymams, jau matome kelią, kuriuo galime pradėti eiti su šaldyta produkcija“, – nuoširdžiai džiaugiasi R. Sorakaitė.

Įvertink šį straipsnį
Norėdami tobulėti, suteikiame jums galimybę įvertinti skaitomą DELFI turinį.
(1 žmogus įvertino)
5.0000

Top naujienos

Analitikas apie staigų Rusijos ir Baltarusijos sprendimą: Lukašenka žaidžia su ugnimi (9)

Tvyrant įtampai tarp Rusijos ir Vakarų, Baltarusijos lyderis Aliaksandras Lukašenka pranešė...

Į Egiptą su šeima išsikraustęs ir verslą ten kuriantis lietuvis: reikia ne skųstis, o imti ir daryti (1)

Kilus idėjai, svarbiausia per daug neanalizuoti ir negalvoti, kas bus, kitaip galima save sustabdyti...

Kardinolas Sigitas Tamkevičius: Lietuvos padėtis šiuo metu yra tragiška (190)

Šiemet minime 50-ies metų sukaktį nuo pirmojo Lietuvos Katalikų Bažnyčios Kronikos numerio...

Iš ginekologo būdama devyniolikmetė Kristina grįžo su ašaromis: po 12 metų prireikė rimtų pokyčių (3)

19 metų Kristina prieš egzaminus nuvyko į ginekologo konsultaciją. Tuo metu gydytojas nusprendė...

D+Vaidas Saldžiūnas

Kas laukia Europos, kai Ukrainoje viskas pakryps eskalacijos keliu: laikas suvokti kraupią realybę (1)

Energetinė krizė gilėja, karas gali prasidėti bet kuriuo metu, saugumo padėtis Europoje –...

„Investuok Lietuvoje“ vadovas apie iššūkius verslui: yra svarbesnių klausimų nei Kinija (46)

Užsienio investicijos Lietuvoje pernai pasiekė rekordinį lygį. Ekspertai sako, kad pasiekėme...

Vadinama jaunavedžių sala gali būti visai kitokia, nei įsivaizduojate: rojus ten tikrai ne visiems

Mauricijuje ne veltui galima sutikti tiek daug jaunavedžių, leidžiančių čia savo medaus...

Dėl mįslingos istorijos aiškintis priverstas Kandrotas-Celofanas atskleidė savo ryšius (508)

Dar vasarą į viešumą iškilo mįslinga istorija – kodėl Antanas Kandrotas ,...

Sankcijų Rusijai grįžtamasis efektas: Lietuvos ekonomika nenukentės, bet energijos kainų šuoliai – gąsdintų

Karo grėsmė Ukrainoje toliau auga ir Vakarai kalba apie itin griežtas ekonomines sankcijas Rusijai...

Įspūdingą bangą Monake pagavęs Motiejūnas šypsosi: aš esu laimingas (3)

Kažkada Donatas Motiejūnas žibėjo už Atlanto žaisdamas kartu su Jamesu Hardenu, o dabar D-Mo...