Išskirčiau kelis svarbiausius etapus – pasirengimą, pirmąją euro įvedimo dieną, dviejų valiutų laiką ir visišką perėjimą prie euro, kai nacionalinės valiutos nebelieka.
Pasirengimo etapas
Latvijoje veikiančią internetinę parduotuvę „220.lv“ euro įvedimui pradėjome ruošti iškart sustiprėjus kalboms apie vis didėjančią galimybę turėti šią valiutą – tai buvo pati praėjusių metų pradžia.
Pasirengimo darbus pradėjome nuo detalios visų procesų, veikiančių sistemų ir visos dokumentacijos peržiūros: analizavome, kur ir kokių pakeitimų, susijusių su naująja valiuta, reikės tiek išorinei komunikacijai su klientais, tiek įmonės viduje, taip pat peržiūrėjome visus dokumentus, sąskaitas ir pranešimus, kurie pasiekia mūsų klientus. Darėme viską, kad atėjus laikui pateikti kainas dviem valiutomis, mūsų klientai jas taip ir matytų – ir latais, ir eurais.
Mes pasirinkome sudėtingesnį, tačiau naudingesnį ir klientams labiau suprantamą variantą. Nuo sausio 1 dienos, kada Latvijoje buvo įvestas euras, mums tereikėjo visas internetinėje parduotuvėje nurodytas kainas apkeisti vietomis – į viršų kilstelėti kainas eurais, žemiau jų liko kainos latais.
Iki sausio 1 dienos buvo atvirkščiai – matomesnės buvo kainos latais, žemiau jų buvo pateikiamos eurais. Analogiški pakeitimai įvyko ir visuose mūsų dokumentuose.
Per šį laiką klientai jau buvo įpratę matyti kainas dviem valiutomis ne tik mūsų internetinėje parduotuvėje, bet ir visuose iš jos gaunamuose laiškuose, dokumentuose, sąskaitose. Tad apkeitus kainas vietomis taip pat nepajuto didelių pokyčių ir nepatyrė streso.
O tai labai svarbu: pats mačiau, kaip įvedus eurą parduotuvėse Latvijoje žmonės kur kas ilgiau stoviniuodavo prie prekių lentynų, lygindavo ankstesnes ir dabartines kainas, netgi čia pat vietoje skaičiuodavo su skaičiuotuvais. Dėl to daugelis procesų parduotuvėse sulėtėjo, o prie kasų dėl pailgėjusio atsiskaitymo nusidriekdavo didelės eilės: prie jų pirkėjai dar kartą viską perskaičiuoja, paverčia latais, pasitikrina tam, kad geriau įsivaizduotų, kiek išleido ir ar eurais atiduota grąža yra teisinga.
Manau, kad tokie patys iššūkiai prekybininkų nuo 2015 metų sausio 1 dienos laukia ir Lietuvoje.
Pakeitimai mūsų vidinėse sistemose buvo reikalingi tam, kad irgi galėtume iškart abiem valiutomis turėti visus duomenis, visą pirkimų statistiką ir taip galėtume paprasčiau ruošti reikiamas ataskaitas, tinkamai vesti apskaitą iki euro įvedimo ir kuo paprasčiau jį jau įvedus.
Apie pokyčius būtinai informuokite visus įmonės padalinius, netgi, atrodytų, tiesiogiai nesusijusius. Ypač atidūs turėtų būti klientų aptarnavimo specialistai, skambučių centro darbuotojai, nes būtent juos pirmiausiai pasieks klientų pastabos ir klausimai. Svarbu, kad jūsų darbuotojai, bendraudami su klientais, mokėtų atpažinti galimas klaidas ir jas tinkamai perduoti atsakingiems asmenims.
Rengdamiesi pokyčiams naudojomės viešai prieinama, valstybės teikiama informacija, nemokamai organizuojamais mokymais, kuriuose aktyviai dalyvavome. Taip mūsų darbuotojai susipažino su naująja valiuta, išmoko atskirti tikrus banknotus nuo padirbtų ir sužinojo kitų svarbių dalykų.
Pirmoji euro įvedimo diena
Šiam etapui ypač gerai turi būti iš anksto pasiruošusios visos trečiosios šalys, su kuriomis dirba internetinės parduotuvės, pavyzdžiui, kurjeriai, prekių tiekėjai. Labai svarbu, kad šiuo laikotarpiu teisingai vyktų apskaita, o visų šalių teikiami duomenys tarpusavyje „susikalbėtų“. Dėl to būtina iš anksto atlikti reikiamus sistemų pakeitimus, kelis kartus patikrinti ir įsitikinti, ar jie veikia, ar sistemos ir toliau tinkamai „bendrauja“ tarpusavyje.
Taip pat gali tekti kuriam laikui „įšaldyti“ dalį savo asortimento arba, kol jūsų partneriai išspręs problemas, su jais pristabdyti bendradarbiavimą. Todėl su partneriais būtinai susitarkite, kad šiuo laikotarpiu bet kuriuo metu bus galima pasiekti atsakingus „budinčius“ asmenis, kurie prireikus reaguotų iškart, nieko nelaukdami.
Dviejų valiutų laikas
Ypač svarbus etapas iškart po euro įvedimo – pirmosios 15 dienų, kurių metu dar galima atsiskaityti abiem valiutomis, tačiau grąža atiduodama jau tik eurais.
Ir „220.lv“, ir „Pigu.lt“ turi prekių atsiėmimo punktus, kuriuose klientai atsiskaito grynaisiais. Būtinai pasiruoškite pakankamai skaičiuotuvų, kuriais prireikus galėtų pasinaudoti atvykusieji atsiimti savo pirkinių.
Naujose euro rinkose visuomet padidėja apgavysčių tikimybė, todėl patariame įsigyti valiutos detektorių, kad kilus bent menkiausiam įtarimui galėtumėte patikrinti ir atskirti tikrus pinigus nuo padirbtų.
Iš anksto pasirūpinkite ir pakankamu grynųjų eurų kiekiu, kuriais savo klientams turėsite atidavinėti grąžą. Turėkite pakankamą smulkių kupiūrų ir monetų rezervą, kad pirmąją darbo dieną nereikėtų bėgioti į bankus ar ieškoti, kur išsikeisti banknotus ar monetas į smulkesnes.
Beje, rekomenduojame grynųjų turėti šiek tiek daugiau negu įprastą prekybos dieną iki tol, nes iš klientų priimsite ir litus, ir eurus, tačiau grąžą privalėsite atiduoti tik eurais.
Latvijoje euras buvo įvestas sausio 1 dieną. Paprastai po žiemos švenčių įvairių sričių prekyba šiek tiek nuslūgsta, tad dėl naujos valiutos įvedimo ir su juo susijusių pokyčių papildomai samdyti darbuotojų mums neprireikė.
Dirbome tomis pačiomis apimtimis, tik šiek tiek pailgėjo klientų aptarnavimo laikas prekių atsiėmimo punktuose. Klientai turėjo daugiau klausimų nei paprastai, norėdavo dar kartą pasitikslinti kainas, atidžiai perskaičiuoti gautą grąžą. Štai kodėl sakome, kad reikia būti iš anksto pasiruošus priimti klientus: geriau iš anksto kuo aiškiau pateikite informaciją visuose klientams skirtuose dokumentuose, turėkite daugiau skaičiuotuvų, kad jų nereikėtų dalintis su kolegomis ar laukti, kol klientas iš kišenės išsitrauks telefoną ir suskaičiuos juo.
Yra ir kitas būdas – skatinkite savo klientus kuo daugiau atsiskaitinėti mokėjimo kortelėmis, tuomet jie išvengs papildomo nereikalingo laukimo ir skaičiavimo. Išvengsite rūpesčių ir jūs patys.
Gyvenimas su euru
Dar vienas svarbus etapas, į kurį Latvijoje įžengėme liepos 1 dieną – nacionalinės valiutos „išjungimas“ ir visiškas perėjimas prie euro. Toks pat etapas laukia ir Lietuvos praėjus šešiems arba septyniems mėnesiams nuo euro įvedimo – priklausomai nuo to, kokį laikotarpį nustatys valstybė.
Šis etapas svarbus dėl to, kad jau dabar ruošiant savo sistemas darbui su dviem valiutomis reikia numatyti, kad po pusmečio vienos iš jų nebeliks: sistema turės tinkamai funkcionuoti tik su viena valiuta – euru. Nenumačius šio etapo sistemos pertvarkymas dar kartą gali jums kainuoti nemažai laiko ir kitų resursų.
Mums jau perėjus visus etapus galiu pasakyti, kad iš tiesų su valiutos pasikeitimu internetinės parduotuvės veikloje niekas nepasikeičia, svarbiausia visiems etapams tinkamai ir laiku pasirengti.
Internetinė parduotuvė „220.lv“ priklauso „Pigu“ grupei, iš viso vienijančiai keturias e. parduotuves keturiose šalyse – „Pigu.lt“ Lietuvoje, „220.lv“ Latvijoje, „kaup24.ee“ Estijoje ir „dlb.fi“ Suomijoje.
