Būtent todėl dar praeitą savaitę minėtos pirminės panikos apraiškos iš „nieko nespėju“, „esu apsivertęs darbais“, „neturiu laiko“ serijos tėra kaukės ant motyvacijos stokos veido.
Jau tris savaites ne tik pateikiu visuotinai pripažintų autoritetų patarimus, kaip kovoti su atidėliojimu bei delsimu, tačiau ir dalinuosi savo asmenine patirtimi, nes dažnai žmonės turi vieną ir tą patį pasiteisinimą: taip, „ant popieriaus“ tai skamba labai gražiai, bet mano situacija unikali, todėl man tai netinka.
Kaip rodo mano patirtis, šie patarimai iš tiesų veikia, todėl skatinu kiekvieną ne tik perskaityti, bet ir atsirinkti tai, kas tinka labiausiai bei išbandyti savo kailiu. Paskutinėje rašinių ciklo „20 patarimų delsiantiems“ sužinosite, kaip dienos planas gali padėti išvengti atidėliojimo, kiek laiko atsargos reiktų pasilikti planuojant užduotį bei kuo svarbi koncentracija į vieną konkretų veiksmą.
1. Pradėk nuo pačios sunkiausios užduoties
Dauguma pradeda nuo pačių lengviausių bei nesvarbiausių užduočių, kurias apskritai reiktų ignoruoti ir pasaulis dėl to nesugriūtų. Būtent todėl jie skundžiasi, jog daug dirba, o kaip nieko nepasiekia, taip nepasiekia. Kad ir kaip kiltų pagunda imtis lengvesnių užduočių, nuraminkite save, jog tik šiandien aš pradėsiu dieną nuo paties svarbiausio darbo. Jei taip elgsitės daugiau nei du mėnesius - didelė tikimybė, jog svarbiausių darbų atlikimas pirmiausia taps įpročiu.
Mano patirtis: kiekvienos dienos plane, kuriame tam tikri pasikartojantys darbai užrašomi prieš savaitę ar daugiau, visada stengiuosi svarbiausias dienos užduotis atlikti iki pietų. Jei to padaryti neįmanoma (pvz., svarbus susitikimas numatytas popiet), tai stengiuosi skirti dar kažkiek laiko pasiruošimui bei susikoncentravimui. Ar visada pavyksta? Žinoma, kad ne, tačiau, kai turi pastovų planą, perstumdyti laiką vengiant tam tikrų užduočių nesinori, nes taip tik apgaudinėji save.
2. Išskaidyk užduotį į dalis
Jei užduotis atrodo pernelyg sudėtingai, o jai atlikti reikės gausybės įvairiausių veiksmų - išnarstyk ją po kaulelį ir susirašyk detalų planą, ką ir po ko reikės atlikti, kokių resursų tam reikės, kokie žmonės galėtų pagelbėti ir iki kada kiekvieną etapą reikia užbaigti. Žmogaus smegenims daug paprasčiau susidoroti su smulkesne užduotimi, o jei šalia jos yra ir atlikimo planas, tai pagunda tokį darbą atidėlioti dar labiau sumažėja.
Mano patirtis: kiekvieno iš mūsų darbe gausu kartotinių užduočių. Jei žinau, kad užduotį per artimiausią pusmetį reikės atlikti bent dukart, prieš jos imdamasis susidarau detalų planą, todėl kiekvieną kartą padaugėja veiksmų, kuriuos darau automatiškai. Tai labai svarbu ir tuo atveju, jei dėl tam tikrų priežasčių užduotį reikės deleguoti kitam žmogui - jis, matydamas gaires, daug lengviau įsisavins informaciją ir bent jau žinos, ką po ko reikia atlikti.
3. Skirk pakankamai laiko užduoties atlikimui
Tam tikroms užduotims atlikti reikia daugiau nei kelių ar net keliolikos minučių. Kartais visas procesas gali tęstis valandų valandas. Tokiu atveju reiktų skirti bent 25 proc. daugiau laiko, nei planuojama užtrukti ties konkrečia užduotimi, nes, jei viskas eisis gerai, laimėsite laiko, kurį galėsite skirti mažiau reikšmingiems darbams, o jei ne - bent jau nestresuosite, kad visa dienotvarkė subyrėjo tarsi kortų namelis. Be to, visada pravartu palikti bent valandą per dieną nenumatytų gaisrų gesinimui, nes atsiradę netikėti trukdžiai taip pat gali pajudinti net ir pačios stabiliausios darbotvarkės pamatus.
Mano patirtis: pats visai neseniai pradėjau naudotis patarimu palikti bent valandą-dvi per dieną niekam neskirto laiko, kadangi jį per dieną tikrai atsiras kuo užpildyti. Taip pavyksta atlikti bent jau pačius svarbiausius darbus, o jei dienos eigoje neatsiranda būtinų užduočių, tuomet esu laisvas pasirinkti, kam skirti savo sąskaitoje išsaugotą laiką.
4. Išsiugdyk greito reagavimo įprotį
Žmogaus bei kitų gyvų organizmų prigimtis - ilsėtis. Todėl mes mieliau darome tai, kas išeina geriausiai ar bent jau tai, kas nereikalauja daug pastangų. Vis dėlto, pagundai nuklysti į nesvarbių darbų bei laiko švaistymo galaktiką atsispirti bus lengviau, jei nuolat savęs paklausite „ar tai tikrai svarbiausia užduotis šią minutę?“. Jei ne - grįžkite prie svarbesnių darbų. Labai padėtų ir troškimo greitai bei kokybiškai atlikti užduotis išsiugdymas. Jei tai sekasi sudėtingiau - prisiminkite dalykus, kurių trokštate ir sudarykite sandorį su savimi, jog apdovanosite save už tam tikrų sudėtingų užduočių atlikimą. Motyvacija išaugs akimirksniu!
Mano patirtis: kadangi esu veiklus ir nelabai mėgstu bereikšmius bei daug laiko suvalgančius pokalbius, kavos pertraukėles darbo metu, be to, keliskart per valandą neskęstu apmąstymuose apgaubtas cigarečių dūmų skraiste, vien tai padeda sutaupyti daug laiko. Be to, stengiuosi negraužti savęs, jei į vieno svarbaus darbo vietą atsistoja kitas panašios arba didesnės svarbos darbas. Svarbiausia - kuo mažiau nuklysti į lankas bei kuo greičiau iš jų sugrįžti.
5. Susitelk ties viena užduotimi
Nesugebėjimas susikoncentruoti ties viena užduotimi iki tol, kol ji atlikta - viena iš pagrindinių neproduktyvaus darbo priežasčių. Brian Tracy teigia, jog galime perpus sumažinti užduoties atlikimo laiką, jei nesiblaškysime, o visą dėmesį skirsime vienam konkrečiam darbui. Tad kuo mažiau šokinėjate nuo vieno darbo prie kito, tuo daugiau padarote ir ilgainiui kiekvieną užduotį atlikti pavyksta vis paprasčiau. Nors iš pradžių gali nepavykti visko atlikti iš karto - nenuleiskite rankų, nes atkakliausiems būna dosniai atlyginama.
Mano patirtis: su gebėjimu susikoncentruoti turiu problemų, nes, jei ilgesnį laiką negaliu rasti sprendimo, sudėtinga išlaikyti dėmesį, nes vis norisi veikti, judėti į priekį, todėl tie „užstrigimai“ aklavietėse supurto susitelkimo žemę po kojomis bei skatina imtis kitos veiklos, kurią tuo metu galiu atlikti produktyviau. Jei pastebiu, kad konkreti užduotis kartkartėmis sukelia keblumų, kruopščiai peržiūriu jos atlikimo planą. Kuo konkretesnis ir tikslesnis planas, tuo daugiau galimybių kryptingai susikoncentruoti ties jo įgyvendinimu.
Štai ir visi 20 patarimų delsiantiems. Sužinojome, kodėl svarbu turėti tikslą, kaip surikiuoti darbus pagal svarbą, kokia pasėkmių įvertinimo reikšmė, kaip atrasti labiausiai veiklą ribojančius faktorius, kas yra raktas į didesnį produktyvumą, kaip apgauti save atidėliojant bei dar daug kitų dalykų. Pritaikykite šiuos patarimus ir žodžiai „nieko nespėju“, „neturiu laiko“ ilgainiui pabėgs iš jūsų žodyno, o pagerėję laiko planavimo įgūdžiai pakels savivertę į kitą lygmenį.