aA
Tai, ką mes per paskutinį pusmetį (ir jau nuo anksčiau) matome Seimo salėje bei Vyriausybėje, yra aukštasis prokrastinacijos pilotažas, kitaip tariant – parodomasis „kaip dirbti, kad nieko nenuveiktume“ numeris.
Rūta Latinytė
Rūta Latinytė
© Asmeninins albumas

Kiek visų laiko ir dėmesio gaišo Seimo Pirmininko vertimas, visokios komisijos dėl praėjusiame amžiuje vykusių krizių, žymiųjų „vaučerių“ gimdymas ir mirtis, ne-pavykusios ne-reformos ir t. t.

Kas apmaudžiausia – kad tokio darbo be jokio tolko fone niekam nė motais mažinti bergždžių užduočių ir perteklinio biurokratinio aparato apimtis, nors būtent jos paleidžia vėjais kone didžiausią visų biudžetų dalį. Detalizuosiu, kaip ir kodėl. Ir šį akmenuką paleisiu ne tik į valstybines įstaigas, bet ir į privatų sektorių, kur beprasmio darbo ir sugaišinto laiko pasitaiko taip pat visai nemažai, ypač didesnėse įmonėse.

Išvardinau situacijas, kurios yra didžiausi laiko ir resursų spąstai, tam užprogramuoti iš anksto. Komentaruose kviečiu šį sąrašą pratęsti.

Dokumentų derinimas su N skaičiumi asmenų

Kūrybinės agentūros ir žemesniojo lygio specialistai puikiai žino šitą vargą – turi įgyvendinti projektą, užduotį, tekstą, paveiksliuką – bet ką – padarai pradinį jo variantą, o tada prasideda didžioji ledkalnio dalis.

Reikia susiderini su jaunesniuoju vadybininku ar skyriaus vadovu, jis pakomentuoja, tu pataisai, tada tai keliauja pas kitą vadovą, dar kitą, ir dar kitą, ir neduokdie dar susirinks visas išmanančiųjų konsiliumas. Tuomet korekcijų bus pirmyn ir atgal, dažnai atkeičiant atgal tai, kas jau buvo prieš tai pataisyta ir taip be galo, be krašto.

Ar nuo to galutinis rezultatas gerokai pagerėja/pablogėja? Ne. Iš esmės, jei idėja gera ir atlikta kokybiškai, tai „burbuliukų“ kilnojimas aukštyn ar žemyn nieko nepakeis, bet visų laiko ir jėgų paleis į marias.

Mikrovadyba

Ar esate dirbę su vadovu ar klientu, kuris vis tiek žino geriau? Tokiam nieko iš esmės negali sugalvoti ir pasiūlyti, nes visoms užduotims jis turi savo idėją ir geriausią įsivaizdavimą, kaip ją atlikti. Tuomet visas pavaldinių darbas yra atspėti, kaip jis sumanė. Jie, žinoma, neatspėja (ot mulkiai), tada vadovas pasako bendrais bruožais, kaip reikia daryti. Tada visi bando tai atlikti, bet vis nepataiko (vėl mulkiai). Tada vadovas galiausiai imasi pats ir viską perdaro pagal save.

Jei idealiu atveju visose grandyse dirba savo darbą išmanantys žmonės, tuomet visose grandyse nė vienas iš tiesų nieko blogo nepadarė, tik kad vis nepataikė taip, kaip ponas norėjo. Finale – visi dirba dvigubą, trigubą darbą, o tas vargšas idealistas viršininkas galiausiai dar pats dvi naktis viską perdarinėja ir pyksta. Efektyvumas – minusinis.

Ar esate dirbę su vadovu ar klientu, kuris vis tiek žino geriau? Tokiam nieko iš esmės negali sugalvoti ir pasiūlyti, nes visoms užduotims jis turi savo idėją ir geriausią įsivaizdavimą, kaip ją atlikti. Tuomet visas pavaldinių darbas yra atspėti, kaip jis sumanė. Jie, žinoma, neatspėja (ot mulkiai), tada vadovas pasako bendrais bruožais, kaip reikia daryti. Tada visi bando tai atlikti, bet vis nepataiko (vėl mulkiai). Tada vadovas galiausiai imasi pats ir viską perdaro pagal save.
Rūta Latinytė


Elektroninių laiškų rašymas

Čia net ne aš sugalvojau. Antai „Business Insider“ pakalbino visokio plauko ekspertus apie tai, ką reiktų išbraukti iš dienotvarkės, ir kas suvalgo daugiausia brangaus laiko. Visi choru atsakė: elektroniniai laiškai. Ar esate patyrę dieną, kurią visą praleidote tik atsakinėdami į elektroninius laiškus todėl nieko nepadarėte? Čia jau galime pradėti skaičiuoti prarasto biudžeto apimtis.

Forbes“ suskaičiavo, kad 66 proc. darbuotojų dieną pradeda nuo el. laiškų skaitymo ir rašymo, o tai yra jų didžiausia klaida. Vidutinis darbuotojas per dieną praleidžia apie dvi su puse valandos atsakinėdamas į el. laiškus, iš kurių apie 1,8 val. tenka nereikalingiems susirašinėjimams. Tokio darbelio per 45 karjeros metus susikaupia ištisi 10 metų arba 23 proc. viso darbe praleisto gyvenimo. Ir pinigų.

Tai ką daryti? Yra patarimų asmeniniam laiko valdymui, pavyzdžiui, dieną pradėti nuo vieno svarbiausio darbo, o jau paskui imtis kitų, el. laiškams paskirti konkretų ir ribotą laiką. Bet viską iš esmės pakeistų tvari laiko-negaišinimo-politika, kurios esmė būtų gerbti savo ir kitų laiką bei nuolat ieškoti, kokį gaišinantį procesą galima būtų eliminuoti (o ne pridėti).

Prie tos pačios temos yra ir paklodės ilgio laiškai, kuriuos skaitant ima žiovulys, liejasi ekranas, kol nebepameni pradžios nei pabaigos, bet tarp tų dvidešimties pastraipų, ko gero, buvo ir kažkas svarbaus. O esmė labai paprasta – į trumpas užklausas žmonės yra linkę atsakyti iš karto, o ilgų paklodžių skaitymą atideda „geresniems laikams“.

Susitikimai

Vis dėlto dar blogiau už gausius ir ilgus laiškus yra gausūs, ilgi ir beprasmiai susitikimai, kuriuos puikiai galėjo pakeisti vienas iš tų laiškų.

Masačusetso technologijos Instituto tyrėjai suskaičiavo, kad biuro darbuotojai, pradirbę 45 metus, maždaug 22 iš jų praleido susitikimuose. Beveik pusę darbingo savo gyvenimo! Ir mažiausiai trečdalis šių susitikimų, pasak mokslininkų, buvo visiškai nereikalingi.

Tarp tokių nereikalingų susitikimų gali patekti ir blogai apgalvoti „teambuilding‘ai“, bergždi „brainstormai“ (kurių metu sugalvotų idėjų niekam vis tiek nereikėjo) ir iki valandos ištįsusios „penkiaminutės“.

Bereikalingas važinėjimas

Tai kasdieninės kelionės į biurą ir atgal (negalioja tik dirbantiems fizinį ir kontaktinį darbą). Autorius Goeffrey James suskaičiavo, kad jei vidutiniškai žmonės važiuodami į darbą praleidžia apie pusvalandį į vieną pusę, tai per visą karjerą iki pat pensijos tam sugaiš apie pusšeštų metų arba apie 13 proc. darbingo gyvenimo laiko.

Dauguma biuro darbų gali būti sėkmingai atliekami namuose, tad ar tikrai būtina kasdien gaišti laiką kamščiuose?

Taigi, jau vien optimizavę visų įmanomų darbų atlikimą iš namų, sumažinę ir sutrumpinę el. laiškus bei atsisakę bent kiek abejotinos vertės susitikimų galėtume sutaupyti porą dešimtmečių mūsų trumpo gyvenimo. Ir nemažą dalį organizacijų biudžeto. Važiuojam toliau.

Viešieji pirkimai ir konkursai

Pripažinkim – yra sumaniai apgalvotų konkursinių užduočių, kurių užtenka pamatuoti kandidatų kompetenciją, kokybę ir pan., o yra dokumentų šūsnių konkursai, surengiami taip, kad visi dalyviai sugaištų kaip įmanoma daugiau laiko ir paskui visi, išskyrus vieną, liktų nieko nepešę.

Pavyzdžiui, konkursas, kuriame prašoma pateikti visą komunikacijos strategiją. Arba visą reklaminio klipo scenarijų, su žodžiais ir kadruotėmis.

Čia tik komunikacijos srities pavyzdžiai, kokių esu mačiusi, bet o kur IT, architektūros ir kitų žanrų pirkimai viešam ir privačiam sektoriui, kurių paskelbėjai visai nepasivargina įvertinti, ar tvaru bus prašyti tiek daug informacijos ir dokumentacijos, ir ar to paties rezultato nepavyktų pasiekti su kur kas mažiau vargo?

„Išnaudokime biudžeto eilutę iki metų galo“

O štai čia yra biudžeto paleidimo į krosnį finišo tiesioji. „Neišnaudojom, bet davai kažką padarom, nes kitaip kitais metais negausim tiek pinigų“.

Be komentarų. Visus tokius galus surankiojus galėtų užtekti lėšų nemenkai daliai už borto likusių ir tikrai reikalingų darbų. Kodėl neskiriami kokie nors paskatinimai už sutaupytas ir į biudžetą grąžintas lėšas ten, kur jų tikrai neprireikė?

Štai čia yra biudžeto paleidimo į krosnį finišo tiesioji: „Neišnaudojom, bet davai kažką padarom, nes kitaip kitais metais negausim tiek pinigų.“ Be komentarų. Visus tokius galus surankiojus galėtų užtekti lėšų nemenkai daliai už borto likusių ir tikrai reikalingų darbų. Kodėl neskiriami kokie nors paskatinimai už sutaupytas ir į biudžetą grąžintas lėšas ten, kur jų tikrai neprireikė?
Rūta Latinytė


Ataskaitos

Biuro folkloras byloja, kad neužtenka gerai dirbti, reikia dar mokėti gerai parodyti, kaip tu dirbi. O tada paaiškėja, kad kai kuriems užtenka tik gerai parodyti. Ir čia prasideda ataskaitų maskaradas. Kai kurias iš ataskaitų net užtrunka parengti ilgiau negu jose atspindimi darbai.

Konkretus pavyzdys – prieš keletą metų dalyvavau jaunimui skirtame projekte, kurį finansavo valstybinė biudžetinė švietimo įstaiga.

Projekto turinys elementarus – savaitės trukmės jaunimo stovykla. Bet metų eigoje reikėjo teikti kiekvieno metų ketvirčio tarpines projekto ataskaitas, po 12 psl., įskaitant tuos ketvirčius, kurių metu nieko nevyko.

Todėl reikėjo pateikti tris tarpines ataskaitas su visur įrašytais nuliais (0), vieną tarpinę su surašytais tą ketvirtį vykusios stovyklos skaičiais ir vieną galutinę su dar kartą įrašytais stovyklos išlaidų skaičiais.

Nepaisant to, kiekvieną tarpinę ataskaitą labai kruopščiai skaitė įstaigos darbuotoja, dar pateikdama pastabų, kuriame puslapyje ir kuriame punkte ką reikia pataisyti. Nulinėse ataskaitose. Kai apie tai pagalvoju, iki šiol skauda širdį. Ar gali būti labiau beprasmis darbas?

Ar kas nors bent pirštą pajudino, kad pabandytų tokią popierinę kontrolę efektyvinti mažinant popierių skaičių? Nors projektų rengėjai tikrai minėjo tai baigiamųjų seminarų metu... Apie privalomus (!) seminarus visokių paraiškų teikėjams aš net nekalbu...

Privačiame sektoriuje, kuo didesnė organizacija, taip pat būna tokių niekam nereikalingų ataskaitų, kurių kartais niekas net neskaito. Iš tiesų vienintelis kriterijus ataskaitai yra jos suteikiama galimybė pagerinti rezultatus. Jeigu tokios informacijos ataskaita neteikia, ji nereikalinga.

Per didelis krūvis

Pabaigoje – labai psichologinis rezultatą palaidojančio proceso veiksnys – darbo krūvis. Tai toks gan sunkiai pamatuojamas dalykas, bet jeigu ekrane dega didelis skaičius neperskaitytų laiškų ar neatliktų užduočių, tuomet žmonės yra linkę tiesiog nusiminti, atsidusti, susitaikyti su tuo, kad gyvenime nieko nespės ir dėl kilusio streso iš tiesų gerokai užstringa su užduočių įgyvendinimu. Maži ir pasiekiami žingsniukai motyvuoja, o neaprėpiamas darbų sąrašas – žlugdo.

Vietoje išvadų – jei sutiktumėte Džiną iš Aladino lempos, ir jis leistų jūsų darbe kažką pakeisti taip, kad būtų kuo mažiau sugaišto brangaus jūsų gyvenimo laiko, kas tai būtų?

www.DELFI.lt
Griežtai draudžiama DELFI paskelbtą informaciją panaudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur arba platinti mūsų medžiagą kuriuo nors pavidalu be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti DELFI kaip šaltinį.
Įvertink šį straipsnį
Norėdami tobulėti, suteikiame jums galimybę įvertinti skaitomą DELFI turinį.
(35 žmonės įvertino)
4.0000

Top naujienos

Apžvalgininkai: „valstiečiai" smūgį jau atlaikė, Narkevičius liks iki pabaigos (80)

Nors net kelis mėnesius žiniasklaidoje netilo kalbos apie tai, kad susisiekimo ministras Jaroslavas...

Mokytojai kyla į kovą su internete nusirašinėjančiais moksleiviais: priemonės tokios, kad noras sukčiauti praeina akimirksniu (76)

„Patogiausia ir išmaniausia pratybų atsakymų svetainė! Pranešk draugams! Būk protingas“, –...

Europos įmonės sunkiai randa vietą „Naujojo Šilko kelio“ projekte (25)

Europos kompanijos iš esmės nedalyvauja prezidento Xi Jinpingo „Vienos juostos, vieno kelio“...

Vyresni kolegos įvertino Gabrieliaus Landsbergio laišką bendražygiams (408)

Po to, kai trečiadienį Tėvynės sąjungos-Lietuvos krikščionių demokratų partijos pirmininkas...

NBA lyderių treneris: jei spręsčiau tik aš, Sabonis tikrai žaistų „Visų žvaigždžių“ mače specialiai Krepšinis.lt iš Paryžiaus

Balsavimas į NBA „Visų žvaigždžių“ rungtynes baigėsi, ir nors Domantas Sabonis nebus...

Naujosios Rusijos kultūros ministrės nuotrauka „sprogdina“ socialinius tinklus (39)

Naujojo Rusijos premjero Michailo Mišustino vadovaujamoje Rusijos vyriausybėje išskirtinio...

Dalinamos „Žmonės 2020” statulėlės: pagerbiami labiausiai nusipelnę Lietuvos žmonės pildoma (50)

Sausio 23-iąją dieną, Lietuvos nacionaliniame operos ir baleto teatre bei tiesioginiame LNK...

Aistė Simėnaitė

Kiek uždirbtumėte jei nebūtumėte „susitvarkiusi“?

Nuo to „susitvarkiusi“ mane jau purto keletą metų. Ne vienas tekstas prirašytas apie tai, kiek...

Savo lovoje niekada nemiegate vieni: kuo ilgiau būnate lovoje, tuo ten daugiau apsigyvena nekviestų svečių

Jūsų lovoje knibždėte knibžda nekviestų svečių. Ypač tada, kai joje praleidžiate labai daug...

Moteris neapsikentė nevalos kaimyno – vienas poelgis padėjo išspręsti įkyrėjusią problemą

Perskaičiusi „Galutinai naikinamos atliekų šachtos: pasipiktinę žmonės grasina šiukšles...