Neverta stebėtis, kad kintanti darbo rinka bei procesai – iššūkis nemažai daliai įmonių. Tačiau jaudintis neverta: gerai informuoti darbuotojai bus produktyvūs ir efektyviai dirbs, jei pati įmonė pasirinks tinkamą vidinės komunikacijos strategiją. Nors nemaža dalis komunikacijos priklauso nuo pačio kompanijos konteksto (kultūros, gerųjų praktikų ir pan.), noriu pasiūlyti kelias universalias taktikas, kuriomis remdamasis neprašaus nei vienas verslas.
Specialios komandos darbovietėse
Kadangi koronaviruso sukelta situacija yra išties neeilinė, verta pagalvoti apie specialios komandos darbovietėje sukūrimą. Tokios komandos paskirtis – planuoti ir įgyvendinti visus su karantinu ar kitais COVID-19 paskatintais pokyčiais susijusius procesus. Svarbu paminėti, kad anaiptol ne visos darbovietės gali sau leisti sukurti komandą iš darbuotojų pridedant papildomų užduočių ir taip intensyviu laikotarpiu. Tai neretai nutinka dėl įmonės dydžio ar esamos finansinės situacijos. Būtent šių kliūčių atveju pakanka turėti už šį koronaviruso planą ir jo įgyvendinimą atsakingą žmogų, kurio kasdienės užduotys būtų susijusios (pavyzdžiui, kolegą, dirbantį žmogiškųjų išteklių skyriuje ar atsakingą už operacijas).
Komunikacijos plano turinys ir kanalai
Po atsakingų už koronaviruso komunikaciją žmonių, kitas be galo svarbus žingsnis yra pats plano paruošimas. Visiškai suprantama, kad pirmąsyk susidūrus su tokio tipo situacija yra sudėtinga nuspręsti, kokios konkrečios detalės tokiame plane reikalingos. Kadangi svarbu reaguoti kuo greičiau, laiko papildomam tyrimui (pavyzdžiui, darbuotojų apklausai, kas būtų reikalinga žinoti) taipogi nėra. Dėl to geriausia taktika šioje vietoje – įvairios informacijos priemonės. Iš esmės jį turėtų sudaryti vidinės (darbuotojams) ir išorinės (klientams) komunikacijos planai, atspindintys konkrečius veiksmus, kurių bus imtasi krizės metu. Jie turėtų būti skleidžiami per kuo daugiau kanalų – tai gali būti elektroniniai laiškai, socialinė medija, virtualiu būdu organizuojami susitikimai. Būtent reguliariai suteikiama informacija gali padėti efektyviai spręsti problemą, į šiuos procesus įtraukiant ir visas su jais susijusias puses. Kitaip tariant, grįžtamasis ryšys iš darbuotojų ir klientų gali padėti kuriant tolimesnes strategijas, jei situacija radikaliai pasikeistų.
Darbas iš namų – aiškiai ir struktūruotai
Absoliuti dauguma darboviečių šiuo metu išbando darbą iš namų. Kadangi įmonių kultūra bei politika šiuo klausimu iki šiol nebuvo vieninga, prie tokio darbo tipo nepratę gali susidurti su papildomais sunkumais. Būtent dėl šios priežasties yra itin svarbu ir individualiose komandose, ir įmonės mastu nustatyti tikslias gaires, kaip bus vykdomi darbai fiziškai nebūnant biure. Kiekvienas komandos narys turėtų žinoti savo tikslias pareigas, būdus susisiekti su darbų vadovais. Tam tikslui labai gerai tinka įvairūs skaitmeniniai kanalai (kaip, pavyzdžiui, Slack ar Microsoft Teams).
Skaitmeninė erdvė – visai esminei informacijai
Be to, panašaus tipo kanaluose, naudojamuose visos įmonės, reikėtų sukurti atskirą skiltį. Joje darbuotojai ne tik rastų visą informaciją, susijusią su koronavirusu, tačiau ir turėtų ir galimybę juos užduoti. Vidinė komunikacija čia privalo vykti efektyviai ir kaip įmanoma sparčiau, kadangi su krize susijusios problemos yra itin jautrios ir reikalauja didelio dėmesio – kaip jau minėta, tai yra precedento neturinti situacija, kuri sukelia nemažai papildomo streso darbuotojams. Būtina užtikrinti, kad kiekvienas kompanijoje dirbantis žmogus būtų pilnai informuotas dėl visų galimų pokyčių ar netikėtai atsiradusių naujų procesų. Taip bus išvengta bereikalingo streso, kuris kliudytų produktyviam darbui ar komunikacijai pačioje komandoje.
(Ne)formalioji komunikacijos dalis
Reikėtų skirti už kasdienę informaciją atsakingus žmones – vėlgi, tai gali būti komunikacijos, žmogiškųjų išteklių ar operacijų skyriuose dirbantis kolega, tačiau iš esmės viskas priklauso nuo įmonės struktūros. Jo pagrindinė užduotis – kasdien siunčiama informacija, susijusi su įmonės kultūra bei bendra atmosfera. Dabartinė krizė yra glaudžiai susijusi su sveikata – nors tokia praktika įprastu metu ir nėra reikalinga įmonės mastu, svarbu plačiai informuoti darbovietę apie sergančius ar prastai besijaučiančius kolegas. Nepratę dirbti iš namų gali abejoti šios praktikos efektyvumu –pasidalinkite įdomia statistika, parodančia, kad dedamos visos pastangos veikti įprastai. Tai gali būti išsiųstų elektroninių laiškų ar skambučių kiekis per dieną ar su darbuotojo sutikimu pasidalintas įdomus projektas – pasirinkimas yra išties platus!
Pabaigai…
Be jokios abejonės, kasdienė ir greita komunikacija dabartinėje situacijoje yra reikalinga. Tačiau verta pagalvoti apie reguliarius visos įmonės skambučius ar vaizdo konferencijas, kurių metu būtų pristatyti per tam tikrą laiko tarpą nuveikti darbai, išsamiai atsakyti dažniausiai užduodami klausimai ir dar kartą suteikta informacija apie potencialius veiksmus ateityje. Reguliarus ryšys ir pakartotinai patvirtinamos gairės apie tolimesnį įmonės darbą tik padės komandai sustiprėti tiek profesionaliąja, tiek žmogiškąja prasme.