Ir tai įmanoma. Nes retai kada žurnalistas kreipiasi jums visiškai nežinoma tema, ją tikriausiai pats (netiesiogiai) ir esate suformulavęs. Kad po kiekvieno tokio skambučio nereiktų griauti kolegų darbo ritmo, keletas trumpų pamatinių etapų, kaip pasiruošti „budėjimui“.
Žinoti, kam atstovauji
Tai, kas apie įmonę yra parašyta internetiniame puslapyje – tik lauko durys, visa kita verta susirinkti iš pokalbių su kolegomis, kavos susitikimuose su departamentų vadovais, ir seniausiai įmonėje dirbančiu žmogumi. Tai nebus pilnas vaizdas, jis nuolat pildysis žinutėmis, kurias perduos aplinkiniai ir tai padės:
– žinoti, ko atskiri įmonės darbuotojai tikisi iš jūsų;
– kokios temos nėra bendrovės komunikacijos prioritetas;
– būti tikram bendraujant su žiniasklaida.
Pasitikslinkite faktus kartu su vadovu, aptarkite, ar kuris iš jų gali kelti grėsmę ir žinokite, kaip elgsitės vienu ar kitu su bendrovės vidine kultūra susijusiu atveju.
Pažinti pilną rinką
Konkurentai, susiję asociacijos, klubai, panašia veikla užsiimančios šalia esančios rinkos dalyviai. Kuo labiau žinosite ir matysite, kokią nišą viešojoje komunikacijoje nori užimti tam tikra bendrovė, tuo bus aiškiau, su kuriais iš jų galite bendradarbiauti, kurių užimamas pozicijas mėginsite papildyti.
Galvojantys apie išskirtinius aukštakulnius, turėtų pasidomėti ne tik kitais rinkoje esančiais aukštakulniais, bet ir sporto bateliais, ar net šlepetėmis per nykštį. Komunikuojant atsirastų balansas ir temos apie tai, kad darbo dieną išbuvus su aukštakulniais, patartina ir labai patogu apsimauti šlepetes.
Išsiaiškinti, kam esi įdomus
Tai beveik tas pats kaip susipažinimas su rinka. Šalia asociacijų, klubų, iniciatyvų, pavienių energingų idėjinių žmonių, verta kiek įmanoma tikslingiau susitikti su žiniasklaidos atstovais. Be abejo, vertinant jų laiko stygių ir norinčių susitikti kiekį. Nebaisu eiti nežinant, ką konkrečiai nori pasiūlyti: temos, jų išraiška ar apskritai pažintis su įmone, kuriai atstovauji, gali įvykti susitikimų metu.
Praktikoje daugelis susitikimų su tam tikrais paramos fondais baigdavosi ne tuo, ko prašydami jie atėjo į susitikimą, o kitokia forma išreikšta pagalba. Kad ir pagalba iškeliant tam tikrą aktualią temą visuomenei ar masiniu širdies ritmo matavimosi savaitgaliu.
Kontaktas „kuo galiu būti naudingas“ leidžia taupyti visų laiką. Jeigu žiniasklaidos priemonė atvirai pasako, kad jokia verslo rezultatų informacija nebus publikuojama, kam mėginti ją siųsti. Pagalbininkas, o ne žodžių siuntėjas yra budintis PR.
Apsibrėžti, ko nori
Kokie bus momentai, kai pats didžiuosiesi; didesnį dėmesį skirsi įmonės vadovo komunikacijai, ar darbuotojų viešinimui; bus svarbiau būti minimu pirmam, ar tiks, jeigu kalbins kaip ekspertą po kitų dviejų pašnekovų? Šių klausimų gali būti daugybė, iki mažiausių smulkmenų.
Pradžia, atsakant sau į klausimus, ko savo darbu įmonėje nori pasiekti ir kam šiems siekiams tau reikalinga žiniasklaida. Bus atvejų, kai visai ne pranešimais žiniasklaidai vertėtų bendrauti su auditorija, o, pavyzdžiui, siunčiant smeninius naujienlaiškius ar su telekomunikacijų bendrovių pagalba pristatant SMS.
Norai, tikslai, visa strategija verta dokumentų. Tegu juose lieka aprašyti ketinimai, taip bus kokybiškesnis rezultatų vertinimas. Čia pat ir punktai su prioritetais ir temomis ar įvykiais, apie kuriuos kalbėti nėra bendrovės tikslas. Atsiras tokių. Šiuo atveju jums, kaip komunikacijos specialistui, reikėtų pagalvoti, o kas galėtų ta tema pakalbėti ir esant reikalui, tiesiog nukreipti kitam pašnekovui.
Kai laisvosios rinkos šalininko klausia, ką manote apie siekį atpiginti tam tikrus produktus, norėtųsi, kad atsakymą teiktų tie, kurių vertybė – leisti kainas reguliuoti rinkai, o ne valdžios atstovams.
Nepavesti ir visuomet budėti
Yra buvę, kai žurnalistei nenusiunčiau atsakymų į daug klausimų. Ne dėl to, kad jų neturėjau, o pamiršau tai padaryti. Ar tai reiškia, kad turėčiau pasislėpti ir sugadinti jos nuomonę apie įmonę (juk ji atsakingą už komunikaciją žmogų asocijuoja su visa bendrove). Teko atsiprašyti ir kaip įrodymą, kaip gėda, pasiūlyti išskirtinę temą, kuri iki tol nebuvo vieša.
Trijų punktų taisyklė gelbsti atvejais, kai atsakyti sudėtinga, bet meluoti negali:
– pasakyti, ką tuo metu žinai;
– ko apie kalbamą temą, atvejį, subjektą, nežinai;
– ką tu, ar įmonė, darote, kad tai sužinotumėte. Šis trejetas taikomas krizių komunikacijoje, bet tinka atvejais, kai nuoširdumas būtinas.
Belieka budėti. Dokumentuose turėti aiškias eilutes su temomis, galimais įvykiais, epidemijomis, pasikartojančiais dėsningumais, kuomet komunikuojama proaktyviai, bet dar labiau būti budriam ir klausančiam.
Mano manymu, neliko „gerų“ ir „blogų“ dienų pranešimų žiniasklaidai siuntimui. Nėra formų apribojimų ar būtinybės komunikuoti su trimis pašnekovais. Neliko ir darbo valandų ribos, nes socialinių tinklų pagalba pieš miegą susirašę apie galimą įdomią temą, ryte dar iki biuro atidarymo pradžios ji gali būti publikuojama naujienų portale. Nes komunikacijos specialistas budi.