Šiuo metu mes patiriame nemažą sukrėtimą - su „COVID-19“ beveik visi pasaulyje pradėjo dirbti iš namų, nemažai įmonių sustabdė veiklą, jau tūkstančiai, jeigu ne milijonai, žmonių prarado darbus – laikinai arba ilgam. Tačiau tai tik pradžia – sulaukus ekonominio sulėtėjimo, verslui greičiausiai teks pakeisti veiklos modelius, peržiūrėti strategijas, sumažinti išlaidas, o gal ir toliau mažinti darbo vietų skaičių.
Štai kodėl dabar yra tinkamas laikas galvoti ne tik apie tai, kokie pokyčiai įvyks jūsų versle, bet ir kaip apie juos pranešti, kad pasiektumėte kuo geresnį rezultatą – kad darbuotojai būtų pokyčių pusėje, ir jums padėtų juos įgyvendinti.
Kaip suplanuoti pokyčių komunikaciją?
Įsivaizduokime, kad jau turite parengtą pokyčio veiksmų planą apie tai, kas bus ir kada. Kaip pagal jį susidėlioti komunikacijos planą? Prieš pristatydami darbuotojams ateinančius pokyčius, įsivardinkite tikslines auditorijas ir nustatykite, kokio įsitraukimo tikitės iš kiekvienos grupės. Tai padės jums suplanuoti veiklas ir valdyti savo bei kitų lūkesčius. Pakvieskite darbuotojus taip pat pagalvoti, kaip pristatomas pokytis atsilieps visai organizacijai (pliusai, minusai), skyriui, kuriame žmogus dirba bei darbuotojui asmeniškai. Atlikus šią užduotį individualiai, labai gerai vėliau ją aptarti grupelėse. Vadovams ir komunikatoriams verta darbuotojų išsakytas mintis fiksuoti ir jas atliepti vėlesnėje komunikacijoje: išsklaidyti jaučiamas baimes, sustiprinti ir parinkti tinkamą komunikaciją.
Kas yra tinkama komunikacija?
Parankus modelis komunikacijai pokyčių metu – Kuebler-Ross pokyčių modelis. Jis paremtas psichologija, tiriant asmenis, kurie susiduria su asmenine tragedija (pvz. artimo žmogaus mirtimi). Dėl to, nesvarbu kaip jis seniai sukurtas, jis tebėra aktualus dabar.
Modelio esmė yra tai, kad pokytį kiekvienas žmogus priima keliaudamas pokyčių kreive – vadinasi, skirtingais pokyčių etapais, žmogus jaučiasi skirtingai, ir kiekvienu etapu jam reikalinga kitokia komunikacija. Pradėję nuo žmogaus, galime galvoti apie komandas, skyrius ir didžiausią žmonių grupę – visą organizaciją. Po pirminio šoko pranešus apie naują situaciją, pokytis paprastai susideda iš penkių etapų: neigimo, frustracijos, depresijos, eksperimentavimo ir priėmimo (žr. diagramą).
1. Neigimas – pasyvus etapas, kai skelbiama apie pokyčius.
Pavyzdžiui, kai buvo paskelbtas karantinas, ar jūs bent akimirką pagalvojote: „negali būti, kad tai vyksta iš tiesų“? Kai didžioji dalis dirbančiųjų pradėjo dirbti nuotoliniu būdu (arba turėjo nebedirbti), visi tikėjo, kad tai laikina ir neilgam. Suvokimo, kad virusas plis greitai ir tai gali užsitęsti, dar nebuvo. Taip būna su kiekvienu pokyčiu - jei pasakysite žmonėms, kad įmonė keičia savo kryptį, pradinė reakcija gali būti „na pažiūrėsim dar“, o realus suvokimas apie pokytį ateina vėliau. Šiame etape:
• Kuo aiškiau papasakokite apie dabartinę kryptį, prioritetus ir trumpalaikes užduotis, nes daugelis žmonių pradės kvestionuoti net ir elementarius dalykus.
• Nevenkite teikti aiškių instrukcijų ir jas kartoti (ypač apie socialinio atsiribojimo ir kitas saugumo taisykles).
• Parodykite kolegoms, kad jums vis dar svarbu verslas ir jo tikslai, užakcentuokite kiekvieno žmogaus atliekamo darbo svarbą ir aktualumą.
• Šiame etape nebus per daug komunikacijos.
• Tai išgyvenimo etapas, tad tikrai neverta tikėtis, kad darbuotojai bus aktyvūs, kūrybingi ir pan. Prastas laikas smegenų šturmo sesijoms.
2. Nusivylimas arba pyktis – nepasitenkinimas vykstančiais pokyčiais
Skųstis ir pykti pokyčių metu yra natūralu ir žmogiška. COVID-19 atveju nerimą kelia daug aspektų: nuovargis dėl darbo namuose ir papildomų pareigų (darbas, vaikai, maisto gaminimas, valymas ir pan.), baimė dėl finansinio nestabilumo laikinai netekus darbo, stresas dėl ateities neapibrėžtumo ir pan. Tikimasi, kad grįšime ten, kur buvome. Produktyvumas ir toliau mažėja, pyktis ir neigiami jausmai išreiškiami stipriau. Šioje stadijoje:
• Pateikite kuo daugiau informacijos apie pokyčių eigą ir būkite atviri apie priimamus sprendimus.
• Parodykite empatiją, tačiau neimituokite jos. Prieš ką nors sakydami, pagalvokite, ar norėtumėte tai išgirsti patys, ir ar patikėtumėte savo žodžių nuoširdumu. Jei jums tai nėra būdinga, būkite atvira(s). Galite pasakyti kažką panašaus į „Tai yra nauja situacija mums visiems, taip pat ir man, tačiau padarysiu viską, kad atliepčiau jūsų poreikius šio pokyčio metu“.
• Užmegzkite atvirą dialogą su darbuotojais (jei reikia, atidarykite anoniminius abipusės komunikacijos kanalus).
• Aktyviai klausykite. Iš tikrųjų klausykite, kad suprastumėte, o ne iškart reaguotumėte. Klausymasis ir kitų žmonių emocijų priėmimas dažnai sudaro aštuoniasdešimt procentų sprendimo.
• Pasikalbėkite su savo geriausiais darbuotojais ir užtikrinkite, kad norite, jog jie išliktų per pokyčius. Tai laikas, kai daugelis pradeda ieškoti galimybių kažkur kitur, todėl nuraminkite tuos, kuriuos norite išlaikyti.
3. Depresija – suvokimas, kad viskas nebebus taip, kaip buvo anksčiau.
Kai kurie tai jau patiria dabar – netikrumas ir savotiškas sielvartas, kad, pasibaigus pandemijai, pasaulis tikriausiai nebus toks pats. Net jei iš to gims gerų dalykų – žmogiška tam priešintis, nes mums patinka likti savo komforto zonoje.
• Tai puikus laikas smagioms veikloms, kurios uždegs motyvaciją ateičiai.
• Tai laikas parodyti pirmąsias ir greitas pergales, kurios yra įrodymas, kad pokyčiai neša norimą rezultatą.
• Taip pat tinkamas laikas priminti, kokie yra tolesni veiksmo plano žingsniai.
• Tai gera proga stiprinti organizacijos kultūrą per savo veiksmus ir pavyzdį.
4. Eksperimentavimas – pirmieji bandymai dirbti naujoje situacijoje
Nesvarbu, ar tai keičiasi strategija, ar turi pradėti veikti nauja organizacinė struktūra, ar nauja IT sistema, pasikeitė vadovas ar kolega, aišku - kelio atgal nėra, todėl laikas išmokti dirbti naujoje aplinkoje. Bendrai organizacijoje:
• Labai svarbu investuoti į darbuotojų tobulinimą(si). Tyrimai rodo, kad 54 proc. dirbančiųjų privalės persikvalifikuoti, tad verta pagalvoti, kokių žinių reikės organizacijai ateityje.
• Laikas atsiverti naujiems kūrybiniams sprendimams – protų šturmo sesijos tampa lengvesnės.
• Pažvelkite į savo žmones – galbūt jie turi tam tikrų kompetencijų, kurių anksčiau negalėjo panaudoti? Tai galėtų būti proga geriau save realizuoti darbe.
5. Priėmimas – kai nauja situacija tampa normalia
Pokytis pirmiausia turi įvykti mūsų galvoje ir širdyje. Priėmus pokytį, didėja produktyvumas, dalijamasi pasiekimais ir patirtimi. Pokyčių banga baigėsi, nuo šiol kryptis tik į priekį. Žinoma, iki kito pokyčio.
• Pasinaudokite teikiamomis galimybėmis ir paskatinkite aktyvų dalijimąsi žiniomis ir patirtimi tarp darbuotojų.
• Nepamirškite pripažinti bei apdovanoti pokyčio metu pasiektų laimėjimų ir pavyzdinio elgesio - tai paskatins atsinaujinimą ir padės sustiprinti kultūrą.
Pabaigai – rekomendacija: verta į pokytį iš anksto įtraukti vadovus ir žmones, kurie yra pokyčių sąjungininkai / ambasadoriai, kuriais jūs pasitikite. Įtraukite patikimiausius ir pajėgiausius kolegas į komandą diena ar dviem anksčiau – žinoma, visiškai konfidencialiai. Tokiu būdu jie asmeniškai pergyvens permainų kreivę anksčiau nei visi kiti, greičiau susitaikys su nauja situacija ir padės jums įtikinti likusius.