Skirtingiems tikslams – skirtingos komunikacijos priemonės
Laikai, kai darbuotojai tarpusavyje bendraudavo tik el. paštu ir intranetu – jau praeityje. Įmonių grupės „Modus Group“ įvaizdžio ir komunikacijos vadovė Rasa Skunčikienė sako, kad šiandien reikia daug efektyvesnių įrankių, o jais vis dažniau tampa darbui skirtos socialinės platformos.
„Vidinė komunikacija įmonių grupėje vykdoma trimis lygmenimis: visos organizacijos, komandų ir atskirų darbuotojų. Tradicinės komunikacijos priemonės – el. paštas ar intranetas (dėl savo turinio dar kartais vadinamas vidiniu įmonės tinklaraščiu) – naudojamos tik tuo atveju, jeigu informacija yra aktuali visiems darbuotojams. Kitais atvejais, norint informaciją perduoti čia ir dabar, patogiai valdyti projektus, didinti darbuotojų įsitraukimą, efektyviai įtraukti naujokus, ypač populiarios darbui skirtos programėlės“, – tvirtina R. Skunčikienė.
Kodėl viena populiariausių – „Slack“?
Viena tokių mobiliųjų programų – „Modus Group“ įmonėse naudojama programėlė „Slack“. Ji leidžia susikurti ne tik privačius, bet ir atvirus kanalus, į juos įtraukti tik tuos žmones, kuriems informacija yra aktuali. Šie kanalai gali būti priskiriami tiek įvairiems projektams, tiek sprendžiant kasdienius klausimus, pavyzdžiui, organizuojant bendrus pietus.
Programėlė „Slack“ darbuotojams taip pat suteikia galimybę dalytis dokumentais, integruoti kitas programas, tokias kaip „Google Drive“ ar žiniasklaidos stebėsenos įrankiai. „Slack“ darbuotojai pamėgo dėl paprastumo ir operatyvumo. Ši platforma yra pagrindinis „CityBee“ komandos komunikacijos įrankis“, – priduria R. Skunčikienė.
Darbe bendrauja tarsi feisbuke
Dar vienas įrankis, palengvinantis vidinę „Modus Group“ įmonių komunikaciją, yra „Workplace by Facebook“. Tai visiems gerai žinomo feisbuko versija, skirta darbui. Ši platforma leidžia paprastai dalytis su darbu tiesiogiai ir netiesiogiai susijusiu turiniu – nuotraukomis, straipsniais, įrašais. Priešingai nei elektroniniu paštu, čia visi darbuotojai gali greitai reaguoti į turinį – komentuoti, pamėgti, dalytis įrašais.
„Visi darbuotojai prie „Workplace by Facebook“ ar „Slack“ gali prisijungti iš bet kurio įrenginio, o išmanieji telefonai jomis leidžia naudotis praktiškai visur ir visada. Be to, daugeliu atvejų programėlėmis naudotis darbuotojams yra smagiau, didėja įsitraukimas. Nepamirštame tokiais atvejais pasirūpinti ir papildoma duomenų apsauga. Turime numatytus konkrečius vidinės tvarkos, susitarimus, kurie nurodo, kaip naudotis tokiomis programėlėmis norint tinkamai apsaugoti duomenis ir konfidencialią informaciją“, – pasakoja R. Skunčikienė.
Kadangi įmonių grupės darbuotojai dirba iš skirtingų vietų, o bendrus veiksmus planuoti ir derinti dažnai reikia ir tarp skirtingose šalyse įsikūrusių padalinių, vidinei komunikacijai būtini ir vaizdo konferencijų sprendimai. Čia, anot komunikacijos vadovės, labai praverčia platforma „Appear.in“. Ji leidžia vaizdo konferencijas organizuoti greitai ir paprastai – tereikia pasidalyti internetine nuoroda.
Kaip apsaugoti konfidencialią informaciją socialiniuose tinkluose?
Kai socialinės platformos ir įvairios programėlės papildė tradicinius komunikacijos kanalus, tapo vis sunkiau apsaugoti konfidencialią įmonės informaciją. Nors programėlės „Workplace by Facebook“ ir „Slack“ kaip savo pranašumą išskiria turimus sertifikatus, kurie dar kartą parodo, kiek daug dėmesio skiriama duomenų apsaugai, pravartu žinoti pagrindines duomenų apsaugos taisykles.
Pasak advokatų profesinės bendrijos „Jurkonis ir partneriai Linden“ asocijuoto teisininko Karolio Sadausko, nors darbuotojai socialiniuose tinkluose informacija keičiasi tik tarpusavyje, ji yra perduodama ne tik vieno kitam, bet ir išsaugoma socialinio tinklo ar programėlės serveriuose. Todėl tam tikrais atvejais su įmone susijusių duomenų perdavimas gali būti laikomas konfidencialios informacijos atskleidimu.
„Nors tikimybė, kad per anksčiau minėtus socialinius tinklus ar programėles perduota konfidenciali įmonės informacija bus panaudota, yra minimali, tačiau vis dėlto rizika, kad puolimo atveju bendrovės informacija nebūtų tinkamai apsaugota, išlieka. Siekiant apsaugoti įmonės duomenis reikėtų atkreipti dėmesį į darbuotojų ir bendrovės konfidencialumo susitarimus. Juose turėtų būti numatyta, kuriais atvejais tam tikri komunikacijos kanalai yra tinkami, o kuriais – ne. Taip pat darbuotojams nuolatos reikėtų priminti, kodėl su įmonės informacija privalu elgtis atsakingai ir kaip atpažinti galimas grėsmes“, – pažymi K. Sadauskas.
K. Sadauskas priduria, kad įmonėms būtina taikyti pažangias duomenų praradimo prevencijos priemones, svarbiausią informaciją perduoti tik vidinius įmonės serverius naudojančiais kanalais. Specialistas pabrėžia, kad siekiant apsaugoti konfidencialią bendrovės informaciją, vienos priemonės įprastai nepakanka. Rekomenduojama naudoti bent keletą iš šių būdų ir siekti efektyvių rezultatų.