COVID-19 pandemijos metu organizacijose dėl krizės pobūdžio vidinė komunikacija atsidūrė dėmesio centre – staiga ši funkcija tapo labai svarbi siekiant apsaugoti darbuotojus nuo viruso, įtraukti juos į darbą nuotoliniu būdu ir išlaikyti produktyvumą karantino metu. Taip pat labai svarbi tapo ir strateginė komunikacija: daugelis organizacijų turėjo pergalvoti savo verslo planus ir strategiškai pasirinkti, kokiose srityse iniciatyviai veikti ir kaip sureaguoti į situaciją išsaugant reputaciją.

Komunikacijos funkcija negali veikti atskirai nuo kitų. Prieš pandemiją komunikatoriai dažnai skundėsi, kad į pokalbį įtraukiami per vėlai, kai visi strateginiai sprendimai jau priimti – „tiesiog surašykite ir išplatinkite komunikaciją“. Todėl šiandieninė situacija komunikacijos profesionalams yra svarbi akimirka – labai verta pasinaudoti įgytu pagreičiu ir sustiprinti per šį laikotarpį sukurtus santykius. Visiems, ypatingai komunikacijos profesionalams yra labai svarbu skirti laiko metų pradžioje pasikalbėti su savo bendražygiais organizacijoje – vadovų komanda, rinkodaros, žmogiškųjų išteklių ir finansų skyriais. Ką verta aptarti su kiekvienu iš jų?

Vadovų komanda – padėkite jiems perteikti svarbiausius dalykus

Šių pokalbių tikslas – suprasti, dėl ko naktį nemiega vadovai, ir pateikti savo įžvalgas apie tai, kas šiuo metu svarbu darbuotojams, klientams, bei visuomenei, įsikaitant saugumą ir psichoemocinę sveikatą. Svarbu užduoti svarbius ne tik jums, bet ir visai organizacija klausimus, pavyzdžiui:

– Kur mes, kaip verslas, bandome patekti iki šių metų pabaigos? Kur norime būti ilgalaikėje perspektyvoje?
– Kaip atrodo sėkmė? Kaip atrodo nesėkmė?
– Kur galime pasiekti sėkmę, kur turime laimėti šiais metais?
– Kur mes net neplanuojame kovoti? (kartais tai yra svarbiau nei laimėti)
– Kokios priežastys lemia tokį pasirinkimą?
– Jei mums nepavyks pasiekti išsikeltų tikslų, kokios gali būti to priežastys?

Patirtis rodo, kad turime polinkį pasinerti į konkrečių žinučių kūrimą dar prieš suprasdami bendrą vaizdą ir kontekstą, kuriame veikiame. Konsultuodama organizacijas, pirmiausia aptariu strateginius klausimus ir galimus veiklos scenarijus, nes to nepadarius, darbuotojai užverčiami įvairia komunikacija, kuriai negali skirti pakankamai dėmesio. Kita vertus, jei padėtume sau ir kitiems kolegoms geriau suprasti kontekstą, kuriame dirbame, žinučių reikės mažiau ir jos bus suprastos geriau.

Žmogiškųjų išteklių skyrius – planuokite projektus kartu

Personalo valdymo profesionalai yra jūsų partneriai vidinės komunikacijos reikaluose. Patirtis rodo, kad žmogiškųjų išteklių valdymo ir komunikacijos kompetencijas suvienijus projekto pradžioje ir tikslų kėlimo etape, rezultatas yra daug geresnis, nei vieną iš funkcijų įtraukus vėliau. Tai padeda įgyvendinti tokius ambicingus tikslus kaip:

1) Darbuotojų programų kūrimas ir atnaujinimas. Nesvarbu, ar tai naujos, ar jau egzistuojančios darbuotojų pritraukimo, naujoko įvedimo ar atlygio sistemos – yra tikimybė, kad jas reikės kurti, peržiūrėti ir atnaujinti. Pavyzdžiui, naujoko diena galbūt buvo vienos dienos renginys, kuriame prisistato kiekvienas skyrius, tačiau visą dieną stebėti prezentacijas ekrane gali nebūti efektyvu.

Galbūt tuomet geriau sukurti žaidimą, kai naujas darbuotojas pats turi susiorganizuoti susitikimus, klientų aptarnavimo procesų „šešėliavimą“ ir kitas organizacijos pažinimo veiklas? Galima paskelbti specialų prizą greičiausiai visas užduotis įvykdžiusiam naujokui, kas paskatintų juos nedelsti.

2) Hibridinio darbo organizavimas.
Užsienio rinkoje jau yra nauja tendencija – įmonės samdo „nuotolinio darbo vadovus”. Tai funkcija, esanti tarp žmogiškųjų išteklių, komunikacijos ir IT disciplinų bei užtikrinanti geriausią darbuotojų produktyvumą ir patirtį dirbant nuotoliniu būdu arba hibridinėse komandose. Tai tik įrodo, kad dirbti kartu su kitomis funkcijomis yra naudinga, nes taip ne tik anksčiau pastebėsite problemas, bet ir rasite naujus sprendimus. Taip, galbūt manote, kad „tai ne mūsų sritis, tuo rūpinasi žmogiškieji ištekliai“, tačiau jei atsiribosite nuo šių dalykų, negalėsite jų patobulinti. Verčiau iš pradžių įsitraukti daugiau nei reikia ir galbūt taip sukurti daugiau vertės.

3) Blogų naujienų komunikacija.
Kadangi kai kuriose organizacijose vyks organizaciniai pokyčiai, taupymas, ar netgi atleidimai, komunikacijos profesionalai gali suteikti saugią erdvę lyderiams praktikuotis ir gauti grįžtamąjį ryšį apie tai, kaip pateikti šias žinias darbuotojams. Šiandieniniame pasaulyje mes puikiai žinome, kad tai ne atsisveikinimas, o tiesiog „iki pasimatymo!“

Rinkodara – koja kojon einanti darbuotojų ir išorės komunikacija

Klientų pritraukimas, darbdavio įvaizdis ir organizacijos reputacija – šiais laikais šie dalykai yra labai susiję. Kas būtų, jei visi jūsų darbuotojai būtų ir geri pardavėjai, ir prekės ženklo ambasadoriai? Verta aptarti galimą sinergiją su rinkodaros skyriumi ir apgalvoti, kaip organizacijos kultūrą bei joje esančias kolegų žinias bei patirtį pademonstruoti išorėje. Dalindamiesi savo žiniomis, patirtimi ir istorijomis, darbuotojai ne tik padės verslui pritrauktii naujų klientų ar darbuotojų, bet ir geriau jausis būdami organizacijos dalimi. Tai – abipusė nauda.

Finansai – užsitikrinkite, kad žinote ir palaikote vieni kitų prioritetus

Ne paslaptis, kad svarbu sekti, kaip naujos aplinkybės keičia organizacijos finansinę situaciją. Ar tai eksponentinis augimas, ar, atvirkščiai – taupymo režimas. Pokalbio su finansų skyriumi metu supraskite, kokie turi būti formuojami lūkesčiai ir padėkite tai iškomunikuoti darbuotojams. Tai taip pat jūsų galimybė užsitikrinti biudžetą svarbioms vidaus iniciatyvoms.

Didžiausia komunikacijos profesionalo galia yra būti klijais, jungiančiais visą organizaciją į vientisą kūrinį. Linkiu jums išnaudoti šias ypatingas galias 2021-aisiais.

M360