Pradėsiu nuo provokacijos – dirbant agentūroje įmanoma namo išeiti šeštą. Net ir penktą. Ir su „Panoramos“ anonsu nepradėti antrosios pamainos.

Viskas atsiremia į prioritetus. Kai stalo futbolo ar nemokamos kavos džiaugsmą mums, jaunajai kartai (nežinau, ar dar jai priklausau, bet tarkime), keičia džiaugsmas... turėti laisvą vakarą. Nepervargti ir neperdegti, kad kitą dieną galėtum sugalvoti TĄ genialią idėją, kurios reikia tavo klientui.

Aišku, savaime šis gėris neateis – turėsi planuoti darbus, skirstyti prioritetus ir valdyti lūkesčius. Jei įdomu kaip, neužversk šio teksto.

Darbų ir laiko planavimas su „Trello“

Kiekvienas naujas prie INK prisijungęs asistentas ar projektų vadovas gauna du dalykus – naujoko pasą su šešiomis užduotimis ir anksčiau ar vėliau patiria mano influencinimą naudotis „Trello“ programėle. Ji – vienas iš būdų, kuris nelengvą (bet labai įdomų!) projektų vadovo darbą padeda sustyguoti lengva ranka.

Jau ne vienas kolega, iš tolo užmetęs akį į mano kompiuterį, sakė – atrodo, lyg žaisčiau „Pasjansą“ (nes vis stumdau skirtingas korteles žaliame fone). Iš tikrųjų taip valdau savo „Trello“ paskyrą, kurioje surašyti visi mano darbai, jų terminai ir kiti svarbūs atmintukai, kurių nevalia pamesti iš dienotvarkės.

Kam to reikia? Jei noriu, kad galvoje nebūtų dilemų „kaip tik šito nepamirši? Ar jau gavau atsakymą dėl X?“, turiu visus darbus užsirašyti. Tai leidžia koncentruotis į esamą užduotį, problemą ar breiną, negalvojant apie dvidešimt trečią darbą, kurį turiu prisiminti.

Svarbių ir skubių darbų atskyrimas

Esminė šio patarimo taisyklė – reikia žinoti, kada verstis per galvą ir kada to nedaryti su kiekvienu darbu. Antraip visi tavo gebėjimai ar idėjos, taip reikalingi klientams, prašys pagalbos kaip ši mergaitė.

Eime namo laiku, puikiai suvaldę projektus?

Projektų vadovas turi būti tuo žmogumi, kuris į situaciją žvelgia šaltu ir logišku žvilgsniu bei padeda klientui sustyguoti poreikius. Komentaras žiniasklaidai – skubus darbas, kurio reikia imtis čia pat. Pranešimas spaudai apie veiklos plėtrą – svarbus darbas, bet ne toks, dėl kurio tiek tu, tiek klientas turite išsitaškyti. Žinodamas visą piaro virtuvę, projektų vadovas turi žinoti (ir supažindinti klientą), kas joje yra degantis reikalas, o kas tikrai gali būti ramiai suplanuota ir įgyvendinta kad ir po savaitės.

Kam to reikia? Galimybė dirbti išdegusia galva ir akimis yra ribota. Turi suvaldyti didžiulį stresą, susikaupti iki maksimumo, atsisieti nuo kitų laukiančių darbų ir problemų. Jei tokiu ritmu gyvensi nuolat – perkaisi tiek pats, tiek nesveikoje įtampoje laikysi klientą, nes jam atrodys, kad viskas, ką turite išspręsti, dega atvira liepsna. O taip iš tikrųjų juk nėra.

Lūkesčių valdymas

Beveik dvejus metus, kai esu INK, vadovaujuosi viena taisykle – į jokį darbą nežiūrėti su mintimi „tiks ir taip, paeis“. Visada, kiek įmanoma, kiekvienas geras projektų vadovas siekia maksimumo. Visgi svarbu atsiminti, kad tu nesi magas ir yra dalykų, kurie tiesiog bus neįmanomi – ir apie tai atvirai kalbėti su klientu.

„Žibutės sausį“ yra terminas, kuris ateina į galvą matant, kad nepadarysiu to, ko reikia klientui. Kad ir kaip norėčiau, kad ir kaip sirgčiau už projektą, tiesiog yra galimybės, yra jų ribos ir yra tos paskutinės ribos. Aišku, tai nereiškia, kad viskas – nuleidi rankas, pagaili savęs, pagaili projekto ir eini prie kito. Ne. Turi atvirai pasakyti klientui, ko ir kodėl pasiekti, atlikti per terminą „reikėjo vakar“ nepavyks, ir ką darysi, kaip stengsiesi, kad pavyktų greičiausiai, bet nenukenčiant kokybei. Abi pusės turi žinoti realias galimybes ir realius galimus rezultatus.

Kam to reikia? Jeigu tik tyliai nualpsi dėl to, kokį prašymą, problemą gavai, bet situacijos (ne)realumo nepristatysi klientui, jis galvos, kad viskas yra OK, įmanoma ir pasiekiama. O tada, kai vis dėlto pasirodys ne taip, jo lūkesčiai patirs skaudų krytį žemyn. Iškomunikavus viską aiškiai – tikėtina, bus tik šiek tiek nemalonus bumt.

Kai degi – ATSITRAUK!

Laikrodžiui rodant 16:30, o pašto dėžutei pildantis iki begalybės, dažnas iš mūsų gali tapti panašiu į tą žavią vasabių prisiragavusią mergaitę. Tada nori čiupti visus darbus ir vienu metu užbaigti viską – taip nerealiai ir stebuklingai.

Vis dėlto tokioje situacijoje geriausias sprendimas – pakilti nuo kėdės, sofos, sėdmaišio ir bent trumpam atsitraukti. Išgerk kavos vienumoje, pagulėk užsimerkęs ar išlįsk į lauką vienai mėgstamiausiai dainai. Žinau, kad šitas patarimas skamba beveik utopiškai – kai taip nėra laiko, dar jo nuvogti poilsiui. Bet kiekviename projekte, užduotyje ar problemoje svarbiausiu dalyku yra tavo, kaip projektų vadovo, gebėjimai... suvaldyti situaciją. O tam reikia ramaus šalto proto.

Kam to reikia? Kai darbai krenta kaip konfeti, o tu bandai juos visus sugaudyti vienu metu, griūna visas planas ir suskirstyti prioritetai. Lygiagrečiai nukenčia ir darbų kokybė. Dėl to turi atsikvėpti ir nuosekliai susidėti, ką po ko darysi. Visko vienu metu kokybiškai, be klaidų, neatliksi. Juk, kaip aukščiau rašyta, yra ribos ir tos paskutinės ribos.

Vietoj išvadų

Nežadu, kad šie patarimai (ar taisyklės, vadinti galima įvairiai) sudėlios kasdienybę taip, kad visada visada šeštą vakaro visi visi projektai bus suvaldyti. Tai kirstųsi su pačia piaro specifika ir aš nesuvaldyčiau tavo, kaip skaitytojo, lūkesčių. Vis dėlto tikiu, kad esant adekvačiam darbų krūviui jie padės tau vakarą praleisti įnikus į mėgstamos knygos ar serialo istoriją, o rytoj su džiaugsmu dėl to, ką darai, pradėti naują dieną.

M360
INK AGENCY


Parašykite savo nuomonę
arba diskutuokite anonimiškai čia
Skelbdami savo nuomonę, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Rodyti diskusiją Rodyti diskusiją