Pašto dėžutė suskambėjo ir gavau elektroninį laišką iš užsienio partnerio: „Labas! Ačiū už žinutę. Kol tu intensyviai dirbi prie savo darbo stalo, aš sunkiai kopiu į aukščiausią pasaulio kalną. Noriu išbandyti save, pasikrauti energijos ir grįžti į darbus lyg gimęs iš naujo. Parašyk man, kai grįšiu.“

Taip, dabar yra tas metas, kai pasaulis atostogauja. Todėl dažna elektroninė žinutė sulaukia automatinio atsakymo arba lieka išvis neatsakyta. Šiandien turinys yra vienas vertingiausių identitetą kurti ir stiprinti, pardavimus skatinti bei darbuotojus pritraukti padedantis įrankis. Atostogų automatinės žinutės taip pat yra turinys, tad ar kada nors atkreipėte dėmesį, kas ir kaip jose sakoma?

O pagalvoti tikrai yra apie daug ką: turinį, formatą, jas iš viso siųsti ar nuo jų susilaikyti?

Atostogų žinutė – pagal asmenybę

Jeigu jau skyrėte laiko automatizuotos atostogų žinutės kūrimui, tuomet turite pagalvoti, ką norite joje pasakyti. Įsigilinkite į ją ir pasvarstykite, ar jos turinys tikrai atspindi jūsų laiškų rašymo stilių, reprezentuoja jus kaip kolegą ir partnerį. Mat, jeigu įprastai rašote šiltus, įspūdingais būdvardžiais praturtintus laiškus, o atostogų žinutėje paliekate šaltą atsaką – jos gavėjas tampa suglumęs ir nustebęs. Jeigu jūsų kasdieniai laiškai yra ilgesni nei kitų, jeigu juose daugiau emocijos nei kitų laiškuose – tai turi atsispindėti ir jūsų atostogų žinutėje. Ir atvirkščiai, jeigu jūsų laiškai trumpi ir konkretūs, atostogų žinutė turi išlaikyti šį jums įprastą stilių.

Visgi tikrai verta pasitelkti kūrybiškumą ir pamąstyti, kaip pakeisti tradicinį „Outlook“ programos elektroninį atsakymą. Apie atostogų laiško paruoštukus verta pagalvoti ir įmonės vidine komunikacija besirūpinančiam skyriui. Jis galėtų imtis iniciatyvos kelių korporatyvinių atostogų žinučių variantų paruošimui ir jas pasiūlyti įmonės darbuotojams.

Siūlomos alternatyvos gali būti ruošiamos pagal asmenybės tipus – vienos labiau skirtos intravertams, kurie atostogų detalėmis nori dalintis mažiau, kitos ekstravertams, kurie yra atviresni ir savo laime nori pasidžiaugti garsiau.

Asmeninė atostogų žinutė – ne visiems

Automatinės žinutės gali tapti puikia proga partneriams ir klientams dar kartą priminti apie savo identitetą. O tai galima padaryti elektroninėje žinutėje paminint su atostogomis susijusią organizacinę vertybę (kaip, pavyzdžiui, smalsumas ar pan.).

Ar atostogų žinutėje turinio gali būti per daug? Tikrai taip. Nors atrodo, kad lietuviams tai tikrai negresia, mat dažniausiai jos yra labai trumpos ir konstruojamos be pasisveikinimo ir atsisveikino sakinio.

Asmeninė informacija atostogų žinutėje neretai gali tapti pertekline ir kai kuriems gavėjams nepriimtina – ne visi nori žinoti, ką jūs tiksliai veikiate per atostogas. Atostogų žinutės tampa globalios socialinių tinklų kultūros dalimi, tačiau tai tikrai negali būti laikoma profesionaliu komunikacijos pavyzdžiu.

Šią vasarą JAV itin populiari tapo ši atostogų žinutė: „Šiuo metu detoksikuojuosi nuo visų elektroninių prietaisų ir telefono liesti iki rugsėjo tikrai neplanuoju. Rekomenduoju taip padaryti ir tau“. Kaip jaustumėtės gavę tokią žinutę? Jei su siuntėju Jūsų glaudus ryšys nesieja, greičiausiai pasijusite, kad ja buvo peržengtos jūsų asmeninės komunikacijos ribos.

Itin asmeninio turinio atostogų žinutės galimos smulkiam verslui, kuris yra tikras, kad į jį gali kreiptis tik artimas ir joje paliktą turinį suprasiantis žmogus. Priešingu atveju informacija gali pasirodyti pernelyg asmeninė ir intymi. Tad automatiniai atostogų elektroniniai laiškai neturi tapti socialinių tinklų žinučių pakaitalu.

Beje, žmones itin erzina elgesys, kuomet turiningą ir išsiskiriantį automatinį atsakymą iš karto lydi paprastas laiškas. Jeigu į užklausas atostogų metu atsakinėti vis tiek ketinate – automatizuota atostogų žinutė jums visai nereikalinga. Neapkraukite gavėjo, nes per dieną kiekvieną iš mūsų užplūsta ir taip didelis laiškų kiekis.

Tad verta įsiminti, kad komunikacija atostogų metu nesustoja. Gerai pagalvokite, kokią žinutę norite siųsti atostogų metu.

M360