1. Atsisakyti inhouse programuotojų
Programuotojų paslaugos kainuoja labai daug, o ir jų pačių trūksta. Daliai programavimo užduočių galima naudoti sistemas, kurių nereikia programuoti. Labai dažnu atveju, kai reikalingas naujas internetinis puslapis, patartina tiesiog nusipirkti „WordPress“ šabloną ir tokiu būdu sutaupyti dvigubai ar net trigubai. Vidiniams agentūros reikalams taip pat vertėtų paieškoti skaitmenizuotų sprendimų.
2. Samdyti pasaulį
Šiomis dienomis galima nusipirkti paslaugas iš bet kur. Iš vienos pusės, toks darbas gali pasirodyti ne visai efektyvus, ypač tais labai dažnai pasitaikančiais atvejais, kai darbuotojas sako: „Tu nepyk, negalėsiu kelti ragelio, nes aš žiemą būsiu Balyje, bet briefus man siųsk, ne problema“.
Iš kitos pusės, M. Kubilius prisipažįsta, kad kartais norisi padirbėti ir su žmonėmis iš užsienio, ne vien lietuviais. Kalbama apie tokius smulkius darbus kaip, pavyzdžiui, vienam iš agentūros klientų, „Mokilizingui“, buvo sugalvotas naujas konceptas su 3D technologijos elementais. Lietuvoje Mantui pasirodė labai sunku rasti specialistų, kurie sugebėtų juos nupiešti, arba jų paslaugos labai brangiai kainuoja ir tokie žmones išties užimti.
Vienos iš platformų, galinčių padėti įdarbinti įvairių profilių užsienio talentus – „Fiverr“ ir „Upwork“. Jose yra puikiai išspręsta ir juridinė pusė: tiek atlyginimą, tiek užduoties kokybę patikrina trečioji šalis. Tad ir užduoties atlikimo greitis, ir kaina, ir kokybė dažnai yra nepalyginti geresnė nei galima būtų rasti čia pat, mūsų šalyje.
3. Būti „debesyse“
Visą įmonės informaciją M. Kubilius pataria saugoti internetinėse platformose. Nors trumpuoju laikotarpiu atrodo gana brangu nenaudoti savo serverių, bet ilguoju laikotarpiu labai pasiteisina tiek „Dropbox“, tiek „Google“ platforma, ir apsaugo, pavyzdžiui, nuo galimų vagysčių. Tuo teko įsitikinti ir patiems „Choco“ darbuotojams.
Kaip pasakoja M. Kubilius, praėjus vos keliems mėnesiams nuo atsikraustymo į naujas patalpas, „Choco“ agentūra buvo apvogta. Vagys išnešė brangiausius dizainerių kompiuterius, kur buvo sukaupta visa informacija. Jai atkurti ir darbui pilnai atstatyti prireikė maždaug keturių valandų, tad klientai to beveik net nepajuto.
Taip pat, sukaupus visą reikalingą informaciją internete, galima keliauti dirbti į bet kurį kitą miestą ar net šalį. Pavyzdžiui, praeitą vasarą agentūros darbuotojai susikrovė darbo įrangą į automobilius ir savaitę darbavosi iš Klaipėdos. Tad jiems tai labai pasiteisino.
4. Nenaudoti elektroninio pašto
„Choco“ vadovas dalinosi prisiminimais, kaip prieš porą metų su vienu jaunuoliu tarėsi dėl informacijos persiuntimo ir paklausus, koks jo elektroninio pašto adresas, atsakė: „Seni, aš neturiu email’o“. Taip pat ir agentūros viduje buvo pastebėta, kad daug dažniau naudojamasi „Messenger“.
Todėl įvyko natūralus perėjimas prie „Slack“ programėlės, kur dar iki šiol sėkmingai vyksta darbuotojų komunikacija tiek asmeniniais reikalais, tiek projektų klausimais. Elektroninis paštas lieka tik bendravimui su klientams. Nors M. Kubilius pastebi, kad net ir su jais komunikacija jau persikelia į „Messenger“, kuris, anot jo, „valdo šį pasaulį“.
5. Skaitmenizuoti buhalteriją
Turbūt labiausiai kiekvienos agentūros vadovus erzinantis dalykas yra buhalterija. M. Kubilius pasakoja, kad per mėnesį, nors agentūra nedidelė, tenka sutvarkyti ir pristatyti buhalterijai 200–300 sąskaitų. Vadinasi, būdavo sunaudojama visa pakuotė popieriaus ir viena spausdintuvo kasetė, o tada, kaip juokauja M. Kubilius, sėdama „ant arklių“ ir fiziškai nuvežama priduoti buhalterijai.
M. Kubilius prisipažino, kad pagalvojo, jog tikrai turi būti kitas būdas visa tai padaryti paprasčiau. Ir jis buvo teisus, nes, pasirodo, yra sistemų, kurios, nusiuntus PDF formato failą, atpažįsta tekstą ir patalpina viską į tam tikrus failus, kuriuos vėliau galima nusiųsti buhalterijai. Todėl šiuo metu agentūra didžiuojasi turėdami zero waste buhalteriją.
Tokį sąskaitų skaitmenizavimo darbą atlieka lietuviška įmonė „Fitek“. Mantas džiaugiasi, kad tai yra, ko gero, didžiausia iki šiol padaryta pažanga buhalterijos srityje. Užtrunka vos pusvalandį per mėnesį vietoje kelių dienų tokiam darbui atlikti.
6. Prisijaukinti banką
„Revolut Business“ paleido savo produktą Lietuvoje, kurį agentūra labai aktyviai naudoja. Naudojantis jo pagalba, pavyzdžiui, gavus bankinį pavedimą, ateina pranešimas į „Slack“ programėlę. Taip pat kiekvienam įmonės darbuotojui galima įteikti po kortelę ir matyti, kiek jis išleidžia darbo reikalams. Mantas teigia, kad šiame sektoriuje tai yra didelė inovacija, kurią jie kartu su darbuotojais puikiai išnaudoja.
7. Verslą žaisti visiems
Agentūros vadovas įsitikinęs, kad įmonė turėtų padėti mokytis darbuotojams. Kiekvienas agentūros projektų vadovas yra tarsi maža įmonė didesnėje bendrovėje. Jis juokauja, kad nors už klaidas susimoka didelė įmonė, bet yra įsitikinęs, jog edukacinė funkcija labai reikalinga, tad biudžetus leidžia projektų vadovams tvirtintis patiems, beveik be jokios kontrolės.
Agentūros vadovas džiaugiasi – darbuotojai šiuo atžvilgiu vis tiktai yra sąmoningi: jiems rūpi, kaip sutaupyti, jie kelia klausimus, kai nėra dėl ko nors tikri, net pasisiūlo susimokėti už klaidas.
8. Sekti KPI
Kai iškyla tam tikrų klausimų įmonės viduje ar išorėje, reklamos agentūros vadovas pataria juos spręsti ne pasitelkiant nuojautą ar emocijas, o pasižiūrėjus į konkrečius duomenis bei statistiką. Čia geriausiai pasitarnauja tokie įrankiai kaip „Klipfolio“ ir „Supermetrics“.
Daliai „Choco“ klientų yra suteikta prieiga prie duomenų, kuriuose atsispindi, kaip sekasi dirbti su projektais. M. Kubilius kalbėjo apie ateities viziją standartizuoti ataskaitas klientams ir suteikti galimybę specialių programėlių pagalba pamatyti, kaip sekasi agentūrai dirbti su tam tikru projektu ir ar viskas vyksta teisingai.
9. Visada po ranka turėti rašiklį
„Rašiklio niekas nepakeitė“, – įsitikinęs vyras. Mantas papasakojo, kaip jam besiruošiant pranešimui, užsirašinėjant svarbiausius dalykus, atėjo poros metų sūnus ir pridėjo savo „minčių“.
Iš to išeina išvada, kad rašiklis – visiems natūralus dalykas, ir idėjas pravartu užsirašyti būtent juo, ne kompiuteriu ar telefonu. O susitikus akis į akį su partneriais ar klientais jis skatina užsirašyti viską tiesiog užrašinėje. M. Kubilius tiki, kad rašant daug geriau įsimenama informacija ir, prireikus, rašikliu galima greitai ką nors pavaizduoti, nupiešti eskizą.