aA
Žodis „sekretorė“ kilęs iš viduramžių „secretaries“ ir reiškia patikimą asmenį. Šiandien tokia profesija viena populiariausių.
Sekretorių darbo paslaptys
© Shutterstock nuotr.

Sekretorės sąvoka dabartiniais laikais gana sudėtinga ir turi daugybę gradacijų – nuo vadovo sekretorės-padejėjos, sekretorės referentės, sekretorės-mokslininko, sekretorė-kolegės, agentūros-sekretorė, struktūrinio padalinio sekretorės ir t. t. Visa tai lemia pareigų ir teisių skirtumus, skirtingus reikalavimus išsilavinimui, profesionalumo įgūdžius (nuo specialisto su auktšojo mokslo diplomu iki vidurinio išsilavinimo, kai baigiami sekretorių kursai).

Iš dvidešimt populiariausių profesijų sekretorė-referentė užima devintą vietą, be to, prestižiškiausia ir perspektyviausia artimiausiems 5 metams ši profesija gavo maksimalų įvertinimą.

Per pastaruosius metus sekretorės-referentės profesija išgyveno reikšmingų pokyčių. Sekretorė dažnai siejama su įmonės vidaus ir išorės santykiais. Būtent sekretorė-referentė privalo būti pagrindiniu siūlu, siejančiu vadovą su pavaldiniais, darančia įtaką sprendimams ir gyvenimo instrukcijoms tarp vadovo ir jo verslo partnerių.

Atsiliepiant telefonu, organizuojant susitikimus, susirinkimus, prezentacijas, perduodant svarbius dokumentus, sekretorė visuomet įvykių sūkuryje. Gera sekretorė gali padidinti savo vadovo darbo rezultatyvumą, bloga sekretorė, priešingai – sumažinti per pusę.

Nuo sekretorės profesionalumo lygio priklauso įmonės prestižas. Tokios savybės kaip komunikabilumas, pareigingumas, iniciatyvumas ir profesionalumas vadovui padės išvengti sunkumų ir gelbės sprendžiant problemas. Esant itin didelei konkurencijai, nedaug vadovų sau leidžia rinktis sekretorę tik pagal išvaizdą. Tokie reikalavimai, kaip ūgis, amžius ir per minutę klaviatūroje surenkamų simbolių kiekis, vis dažniau vietą užleidžia išsilavinimui, intelektui, komunikabilumui bei darbo stažui.

Šiandien visose išsivysčiusiose šalyse ruošiant sekretores išskirtinis dėmesys skiriamas profesionalios erudicijos tobulinimui, pasaulėžiūrai, lavinama savybė spręsti skirtingas darbo užduotis, taip pat emocionalus intelektas.

Atsiradus kompiuteriams, sekretorėms nebereikia rūpintis dokumentų registravimo, saugojimo paieška ir ruošimo procedūra, šios profesijos atstovo vaidmuo išaugo kaip organizatoriaus ir konsultanto. Iškilo nauji reikalavimai asmeninėms ir profesionalumo savybėms. Sekretorės pavadinimas įgavo naujų variacijų: asistentė, padėjėja bendrais klausimais, biuro administratorė, direktoriaus atstovė, biuro vadybininkė.

Šiuolaikinė sekretorė – iniciatyvus ir išmanus vadovo padėjėjas, turintis visus profesionalo įgūdžius, reikalingus darbui biure, kompetetingai priimantis sprendimus ir esant būtinybei gebantis perimti valdymą.

Galima išskirti keletą sekretorės pareigybių pavyzdžių:
Sekretorė telefonu – priima pranešimus ir konkrečius užsakymus, vadovo paliepimu perskambina įmonėms, didelėse kompanijose priima skambučius, sujungia su reikiamu asmeniu;

Techninė sekretorė – dirba su biuro technika (faksu, kopijavimo aparatu, skaneriu ir kt.), puikiai moka naudoti rusišką bei lotynišką klaviatūrą;

Priimamojo sekretorė (reception) – priima gaunamus laiškus ir faksus, taip pat pranešimus elektroniniu paštu, atsiliepia telefonu, peradresuoja skambučius į skyrius ar konkretiems darbuotojams, sutinka klientus;

Biuro sekretorė (skyriaus) – priima ir analizuoja gaunamą korespondenciją, vykdo vadovo ar jo įgaliotinio užduotis, renka dokumentų tekstus, pildo dokumentaciją, yra koordinatorius ir organizuoto biuro (skyriaus) darbo vadovas;

Biuro vadovo padėjėja (personal assistant) – koordinuoja vieno ar dviejų vadovų užduotis, savarankiškai pildo dokumentus, ruošia medžiagą susirinkimams ir deryboms, verčia iš užsienio kalbų, rūpinasi vadovo komandiruotės reikalais;

Sekretorė-referentė – dešinioji vadovo ranka, specialistė ne tik sekretorės darbams, bet ir įmonės veiklos srityje. Savarankiškai gali priimti sprendimus. Darbas ne tik techninis, bet ir kūrybinis, atsakingas, tarkime, ataskaitų bei pranešimų ir kalbos paruošimas, kiti svarbūs dokumentai;

Referentas – dviejų-trijų veiklos sferų specialistas, turintis aukštąjį išsilavinimą, darbuotojas, ruošiantis vadovo sprendimus, analizuojantis situaciją, plėtojantis perspektyvius veiklos nurodymus, dalyvaujantis strategijų ir darbo taktikos plėtroje, dirbantis su literatūra, spauda, dokumentais. Paklūsta įmonės vadovui ir biuro vadybininkui.

Sekretorių darbo įvertinimams galima išskirti tokias savybes: profesionalus meistriškumas, iniciatyvumas, organizuotumas, punktualumas, sąmoningumas, diplomatiškumas, gebėjimas saugoti tarnybines paslaptis, puiki atmintis, lojalumas.

Biuro vadybininkas – užtikrina viso biuro darbą, ruošia prezentacijas, derybas, susirinkimus, rūpinasi transporto paslaugomis, ryšiais, aprūpina technika ir kanceliariniais reikmenimis, į jo pareigas gali būti įtraukta kadrų darbo tvarkymas (kai nėra kadrų skyriaus specialisto), atsakingas už patalpų švarą bei pietų kokybę. Biuro vadybininkui gali paklusti sekretorės pamaininės, vairuotojai, virėjai, valytojos ir t. t.

Šių karjeros pakopų žinios yra stimulas ir galinga savirealizacijos jėga keliant kvalifikaciją, norint kopti karjeros laipteliais. Tai specializuoto aukšto lygio išsilavinimo, išskirtinių žinių gavimas šiuolaikinių informacinių technologijų srityje, valdymo ir ekonomikos pagrindai, verslo etikos, derybų valdymas, teisių žinojimas, užsienio kalbų mokėjimas ir t. t.

Šis kelias sekretorei leidžia užimti daug aukštesnę pareigybių pakopą arba, priešingai – suteikia galimybę itin greitai pasiekti žemiausią. Tačiau pati sunkiausia šio kelio užduotis – pirmalaikis įsidarbinimas. Darbdaviai visiškai teisūs teigdami, jog penkeri metai mokslų nesuteikia tiek patirties ir žinių, kiek vieneri metai įtempto darbo.

Bus tęsinys

Žurnalas
|Populiariausi straipsniai ir video
Įvertink šį straipsnį
Norėdami tobulėti, suteikiame jums galimybę įvertinti skaitomą DELFI turinį.
(0 žmonių įvertino)
0

Top naujienos

Matulas sulaukė skambučio iš Kauno medikų: vienkartines kaukes naudoja po tris paras papildyta 10:45 val. (78)

Seimo Sveikatos reikalų komiteto narys iš opozicinės Tėvynės sąjungos-Lietuvos krikščionių...

Sutuoktiniai po skambučio į karštąją liniją įbauginti: sudvejojome, ar verta tikrintis (485)

Pokalbis su karštosios linijos savanore dėl koronaviruso tyrimo vyrui ir jo žmonai pasirodė labai...

Kas iš tiesų vyksta Baltarusijoje? Mus tiesiog įspėjo: nebandykite juokauti žmonėms nerimą kelia daugybė plaučių uždegimo atvejų (160)

Vitebske gyvenantiems sutuoktiniams Daškevičiams tuo pat metu diagnozuotas plaučių uždegimas....

Svarbi žinia vairuotojams: nuo balandžio keliuose įsigalioja keli pakeitimai (5)

Balandžio 1 -oji vairuotojams – svarbi data, kadangi nuo šios dienos keliuose įsigalioja...

Nausėda pažėrė kritikos Seimui: man visiškai neįdomu, kas yra kaltas, – kalti visi papildyta (741)

Prezidentas Gitanas Nausėda trečiadienio rytą prie Sveikatos apsaugos ministerijos (SAM)...

Vaizdo įrašas kelia pasipiktinimą: „nepatogaus“ klausimo sulaukęs PSO atstovas nutraukė pokalbį (23)

Pasaulio sveikatos organizacija ( PSO ) tvirtina bendradarbiaujanti su Taivano sveikatos apsaugos...

Kukuraitis ramina: subsidijas ir išmokas valstybė stengsis išmokėti iki Velykų (16)

Trečiadienį ryte vykusioje spaudos konferencijoje socialinės apsaugos ir darbo ministras Linas...

Kėdainiuose nustatytas pirmasis koronaviruso atvejis (4)

Antradienio pavakarę paaiškėjo, kad Kėdainiuose nustatytas pirmasis susirgimo koronaviruso...

Svernelis: Lietuvą pasiekė trečiasis lėktuvas su apsaugos priemonėmis, šįkart – tiesiai iš Kinijos (63)

Lietuvą pasiekė trečiasis lėktuvas su apsaugos priemonėmis, apie tai feisbuke pranešė...

Daugiabučiams – nauja prievolė dėl laiptinių tvarkymo karantino metu (10)

Aplinkos ministras Kęstutis Mažeika trečiadienio rytą surengtoje spaudos konferencijoje...

|Maža didelių žinių kaina