Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

Griežtai draudžiama DELFI paskelbtą informaciją panaudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur arba platinti mūsų medžiagą kuriuo nors pavidalu be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti DELFI kaip šaltinį.
Populiariausios nuomonės
Parašykite savo nuomonę
arba diskutuokite anonimiškai čia
Skelbdami savo nuomonę, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Rodyti diskusiją Rodyti diskusiją

Top naujienos

Neįtikėtina po jūrą blaškomo lenko istorija: gelbėtojai tikina nematę nieko panašaus (36)

Gruodžio 25 d. Indijos vandenyne išgelbėtas nelaimėlis keliautojas iš Lenkijos, kelis mėnesius...

Valstybės tarnautojų laukia neramūs metai: rengiami pokyčiai užkabins dešimtis tūkstančių (260)

Į Seimą keliauja valstybės tarnybos pertvarka, paliesianti dešimtis tūkstančių dabartinių...

JAV Europoje žarstysis pinigais: kam atiteks šimtai milijonų dolerių? (693)

Baltijos šalims iš kitų metų biudžeto jau skyrusios 100 milijonų dolerių, JAV skirs antra tiek...

Po Naujųjų užsukusi į vaistinę tų pačių vaistų, liko nemaloniai nustebinta (26)

Nors „mažėja vaistų kainos“, skamba gražiai, vis dėl to, naudą pajuto ne visi. Kai kurias...

Pagaliau po šeimyninės dramos prabilo ir Oksana: pagalvojau, gyvenimas eina į priekį (613)

Sekmadienį Jasaičių namus supurtė skandalas – Simas Jasaitis už grubius veiksmus buvo...

Rezultatyvus brolių Ballų pasirodymas nublanko prieš „Pieno žvaigždžių“ rekordą (34)

LiAngelo ir LaMelo Ballai atsidarė savo sąskaitas „Betsafe– LKL “ pirmenybėse. Rezultatyviai...

Neįprasčiausios pasaulio oro linijos gundo masažais ir apsinuoginusiomis stiuardesėmis

Civilinės aviacijos sektorius – vienas labiausiai kerinčių pasaulyje. Paslaugų kokybė verslo ir...

Atkartokite Meghan Markle stilių šiais 6 klasiškais deriniais (1)

Turbūt daug kas pavydi merginai iš Kalifornijos, neilgai trukus tapsiančiai britų karališkosios...

Tūkstančiams grės nemalonumai, jeigu pamirš susimokėti per sausį (335)

Turbūt vienas iš nemaloniausių dalykų yra susirgti ir tik apsilankius pas gydytoją sužinoti, kad...

Tiesioginiame eteryje – Justino Jankevičiaus akibrokštas (9)

Sekmadienio vakarą pramogų pasaulio atstovai susirinko į apdovanojimus „Žmonės 2018“.