aA
Viena iš pagrindinių verslo komunikacijos dalių yra verslo laiškų rašymas. Ko gero, neįmanoma nevertinti verslo laiško reikšmės kuriant organizacijos įvaizdį ir reputaciją, užmezgant ir palaikant dvišalius santykius.
Kaip rašyti verslo laiškus?
© Shutterstock nuotr.

Nuo jų priklauso tolesnis bendradarbiavimas, jie net gali tapti sutarties pagrindu. Todėl rašant verslo laiškus aplaidumas nedovanotinas.

Konsultuoja vertimų biuro „Ars libri“ kalbos ekspertė Virgita Malinauskaitė:

Dalykiniai laiškai paprastai rašomi ant tipografiniu būdu atspausdintų blankų, kurių viršuje būna išskirtiniu šriftu užrašytas oficialiai įregistruotas įmonės pavadinimas, greta pateikiamas sutrumpintas pavadinimas arba logotipas, trumpas įmonės veiklos apibūdinimas, kontaktinė informacija.

Patį laišką sudaro šios dalys: antraštė, laiško data, adresatas (vidinis adresatas), įžanginis kreipinys, laiško turinys, atsisveikinimas ir parašas. Be šių formalių atributų, norint parašyti verslo laišką, kuris iš tiesų padėtų jums pasiekti savo tikslus, labai svarbu tinkamas pateikimas kalbos požiūriu.

Užsienio literatūroje išskiriamos vadinamosios vidinės verslo laiško savybės, pagal kurias nusakoma kalbos kokybė. Pagal šiuos kriterijus geras laiškas užtikrina, kad informacija bus greitai suvokta ir apdorota, ir dėl to bus nedelsiant reaguojama, imamasi veiksmų.

Galima išskirti kelis pagrindinius reikalavimus verslo laiško kalbai:

Paprastumas. Bendra tendencija yra tokia, kad verslo korespondencijos kalba vis labiau artėja prie šnekamosios. Vartokite paprastą ir lengvai skaitomą kalbą. Būtina vengti sudėtingų žodžių – nereikėtų tikėtis, kad skaitytojas nuolat žvilgčios į žodyną. Verslo laiške netinka per daug oficialios, pompastiškos, teisinę kalbą primenančios frazės. Jos būtinos teisiniuose dokumentuose, tačiau nėra jokio reikalo jų vartoti kituose tekstuose, taip pat ir verslo korespondencijoje. Iš verslo laiško turite atrodyti kaip paprastai kalbantis, praktiškas žmogus. Tačiau venkite ir žargono.

Aiškumas. Kalba turi būti aiški – tokia, kad gavėjas suprastų jūsų norimą perteikti žinią iš karto ir teisingai. Neaiški, dviprasmiška kalba sukelia painiavą, o jūsų tikslas yra išvengti bet kokių nesusipratimų ir pasiekti, kad adresatas suprastų informaciją būtent taip, kaip numatėte.

Tikslumas. Laiško formuluotės turi būti kiek įmanoma tikslesnės. Tikslumas reikalauja, kad kalba būtų vartojama taisyklingai – be gramatikos, rašybos, skyrybos klaidų. Tikslus, taisyklingas laiškas visada vertinamas.

Išsamumas. Išsamus laiškas yra toks, kuriame pateikiama visa reikalinga informacija. Pavyzdžiui, siunčiant užsakymą reikėtų aiškiai ir tiksliai nurodyti visas pageidaujamas prekių savybes: kokybę, spalvą, dizainą, kiekį, taip pat pristatymo laiką bei būdą, ir kt.
Reikšmingumas. Verslo laiške pateikiama tik reikalinga, aktuali informacija. Jokių nereikšmingų, nebūtinų detalių verslo korespondencijoje neturėtų būti.

Mandagumas. Be abejo, mandagumas labai svarbus siekiant skaitytojo palankumo. Tai – gerų santykių pamatas. Norint pasiekti savo tikslų, dalykinėje korespondencijoje mandagumui tenka net svarbesnis vaidmuo nei bendraujant akis į akį. Verslo laiškuose mandagumas reiškiamas žodžiais prašau, ačiū, kitomis pagarbą rodančiomis frazėmis. Būkite nuoširdūs, taktiški, atidūs.

Greta šių bendrųjų principų specialistai pateikia įvairių konkretesnių patarimų, kaip parengti verslo laišką, kad jis būtų lengvai skaitomas ir paliktų nepriekaištingą įspūdį. Čia apžvelgsime dažniausiai pasitaikančius ir aktualiausius iš jų.

Laiško tikslas ar pagrindinis jame aptariamas klausimas pristatomas laiško pradžioje. Nepamirškite, kad gavus verslo laišką skaitytojui pirmiausia rūpi išsiaiškinti, apie ką jame kalbama, ir kodėl reikėtų skirti laiko tam laiškui perskaityti. Todėl venkite nekonkrečios pradžios – informuokite apie laiško tikslą pačiu pirmu sakiniu.

Jei siunčiate atsakymą, pirmoje laiško pastraipoje ar sakinyje nurodykite laiško, į kurį atsakote, pavadinimą ir datą. Užimti adresatai, kurie patys rašo daug laiškų, gali neprisiminti savo laiškų jums. Taip padėsite sutaupyti laiško gavėjui brangaus laiko ir kartu galėsite tikėtis greitesnio atsakymo.

Verslo laiško pastraipos turėtų būti trumpos. Visiškai priimtina bei įprasta yra ir vieno sakinio pastraipa. Verslo laiškai skaitomi kitaip nei straipsniai ar knygos – paprastai jie skaitomi greitai. Todėl yra didelė tikimybė, kad ilgos, perpildytos, apie dešimt eilučių apimančios pastraipos, kurioms perskaityti reikia didelio susikaupimo, nebus skaitomos atidžiai, arba, dar blogiau – visai nebus skaitomos. Kad adresatai galėtų jūsų laiškus perskaityti greičiau bei įsiminti svarbius faktus ir mintis, rašykite sąlyginai trumpomis – 3–8 eilučių – pastraipomis.

Suskirstykite laiško turinį aiškiais segmentais. Kiekvienai laiško minčiai skiriama atskira pastraipa. Pavyzdžiui, rašant nusiskundimo laišką dėl savo kompiuterio gedimo, pastraipos gali būti tokios:

- problemos apibūdinimas;
- ankstesni nesėkmingi taisymo darbai;
- kokios kompensacijos pageidaujate ir kodėl.

Išnagrinėkite kiekvienos pastraipos tikslą ir turinį. Jei pastraipa atlieka daugiau nei vieną funkciją, verta pagalvoti, ar nebūtų geriau ją padalyti į dvi, ir atvirkščiai.

Pastraipos pagrindinė mintis turėtų atsispindėti pirmame jos sakinyje. Pasistenkite pirmame kiekvienos pastraipos sakinyje įterpti žodį ar frazę, nurodančią dominuojančią tos pastraipos temą. Pavyzdžiui, jei rašote dėl savo kompiuterio problemų, pirmame sakinyje turėtų būti žodis „problemos“ ar frazė „mano kompiuterio problemos“. Taip skaitytojas galės lengvai susidaryti įspūdį apie kiekvienos pastraipos turinį ir paskirtį.

Jei įmanoma, suskirstykite punktais. Taip suskirstytas tekstas daug lengviau skaitomas, laiško gavėjas greičiau suvoks svarbiausias tekste dėstomas mintis.

Svarbią informaciją pateikite strategiškai palankioje vietoje. Pirmoje ir paskutinėje pastraipos eilutėse pateikiama informacija skaitoma atidžiau ir įsimenama geriausiai, o esanti ilgos pastraipos viduryje – dažnai praleidžiama ar pamirštama. Šia strategija galite naudotis tiek siekdami akcentuoti tai, kas svarbiausia, tiek norėdami, kad tam tikra informacija mažiau kristų į akis, jei turite pasakyti ką nors nemalonaus. Jei laikysitės šių patarimų, laiškas išliks sąžiningas ir išsamus.

Raskite būdų pozityviai išreikšti blogoms žinioms. Gana dažnai verslo laiškais pranešamos prastos naujienos, pavyzdžiui: sugedusi kompiuterio klaviatūra negali būti pakeista, asmuo nepriimamas į darbą. Jei nenorima, kad verslo santykiai su prastą žinią gavusiu adresatu nutrūktų, tokie dalykai turėtų būti pateikiami taktiškai.

Kiek įmanoma, venkite tokių žodžių: neįmanoma, draudžiama, nepavyko, atsisakome, atmestas, ir pan. Šalto, nedraugiško atsisakymo pavyzdys: Savo laiške jūs prašote labai daug informacijos, tad tiesiog negaliu jums padėti visiškai nesuardydamas savo darbotvarkės. Daug pozityviau, taktiškiau būtų tą pačią mintį formuluoti taip: Savo laiške jūs prašote iš tiesų nemažai informacijos, kurią labai norėčiau padėti jums gauti. Tačiau dėl savo darbų krūvio galėsiu atsakyti tik į kelis jūsų klausimus.

Susitelkite ties adresato poreikiais, tikslais ir interesais. Venkite egocentriško dėmesio tik savo interesams verslo laiške. Net jai tenka daug kalbėti apie save, pasistenkite tai pateikti taip, kad jums rūpimi dalykai sietųsi su laiško gavėjo interesais.

Netinkamas pavyzdys: Norime jums pranešti apie kainų politikos pasikeitimą, padėsiantį sutaupyti mūsų įmonei laiko ir pinigų. Į adresatą orientuotas variantas: Norime jums pranešti apie naują politiką, kuri leis mums teikti paslaugas jūsų įmonei dažniau ir išvengiant vėlavimų.

Užbaikite laišką taip, kad skaitytojui būtų aišku, ko ir kada iš jo tikitės. Verslo laiškas neturėtų baigtis vien tokiomis neįpareigojančiomis frazėmis kaip Tikiuosi greitai sulaukti iš jūsų žinių. Geriau aiškiai nurodyti veiksmą, kurį adresatas turėtų atlikti, ir pageidaujamą laiką, pavyzdžiui – Ar galėčiau tikėtis sužinoti jūsų sprendimą per savaitę?

Geras, apgalvotai parengtas dalykinis laiškas ne tik sustiprins teigiamą jūsų įmonės įvaizdį, pelnys partnerių palankumą, bet ir padės lengviau ir greičiau pasiekti tikslą kiekvienu konkrečiu atveju.

Toliau pateikiama keletas dalykinių laiškų pavyzdžių lietuvių ir anglų kalbomis.

Šaltiniai:
David A. McMurrey, „Introduction to technical communications“
„Tarptautiniai verslo laiškai“, Enterprise Europe Network (Europos verslo ir inovacijų tinklas), 2009

Vertimų biuras „Ars libri“
|Populiariausi straipsniai ir video
Įvertink šį straipsnį
Norėdami tobulėti, suteikiame jums galimybę įvertinti skaitomą DELFI turinį.
(0 žmonių įvertino)
0

Top naujienos

424 nauji koronaviruso atvejai, pranešta apie dar 5 mirtis: daugybė atvejų ugdymo įstaigose 200 iš jų registruota Vilniaus, 80 Kauno apskrityse (568)

Ketvirtadienį paskelbti nauji duomenys dėl koronaviruso. Patvirtintas naujas rekordas ir net penkios...

Švietimo ministras: pradinukai ir ikimokyklinukai į ugdymo įstaigas grįš po atostogų (15)

COVID-19 plitimas Lietuvos mokyklose kelia nerimą, sako švietimo, mokslo ir sporto ministras...

Aiškėja, kaip nuo pirmadienio atrodys registracijos kavinėse ir baruose

Vyriausybei nusprendus, kad nuo pirmadienio visos viešo maitinimo įstaigos privalės vykdyti...

Veryga pasakė, kada gali tekti stabdyti planines gydymo paslaugas (31)

Naujų koronaviruso atvejų daugėja šimtais. Ketvirtadienį registruoti net 424 nauji koronaviruso...

Galima Šimonytės komanda – ministerijoms gali vadovauti ir profesionalai, ir gerai žinomi politikai (327)

Po pergalingo pirmojo Seimo rinkimų turo nakties, Tėvynės sąjungos – Lietuvos krikščionių...

VMI paruošė tūkstančius deklaracijų: reikės sumokėti žemės mokestį (12)

Valstybinė mokesčių inspekcija ( VMI ) informuoja, kad privačios žemės savininkams...

Žvirblienė: nesinori gąsdinti – laukia ilga žiema, netrukus galime pasiekti ir 1000 atvejų per dieną (146)

Trys šimtai naujų užsikrėtimų koronavirusu per parą – ne riba, laidoje „Delfi rytas“...

Keičiasi paveiktų šalių sudarymo ir saviizoliacijos tvarka: daliai keliaujančių galios išimtys (1)

Nuo pirmadienio keičiasi paveiktų šalių sudarymo tvarka bei izoliacijos taikymo principai....

Pratrūko ir Vokietija: kai kur koronaviruso plitimas jau gali būti nevaldomas (4)

Vokietija susiduria su labai rimta COVID-19 padėtimi, teigia šalies Roberto Kocho instituto...

Orijus Gasanovas pasidalijo idėja, kaip pajusti Ameriką, neiškėlus kojos iš namų: tą galite kiekvienas + klasikinio mėsainio receptas

Jei bet kurio praeivio gatvėje paklaustume, su kuo jam asocijuojasi amerikietiška virtuvė,...

|Maža didelių žinių kaina