aA
Viena iš pagrindinių verslo komunikacijos dalių yra verslo laiškų rašymas. Ko gero, neįmanoma nevertinti verslo laiško reikšmės kuriant organizacijos įvaizdį ir reputaciją, užmezgant ir palaikant dvišalius santykius.
© Shutterstock nuotr.

Nuo jų priklauso tolesnis bendradarbiavimas, jie net gali tapti sutarties pagrindu. Todėl rašant verslo laiškus aplaidumas nedovanotinas.

Konsultuoja vertimų biuro „Ars libri“ kalbos ekspertė Virgita Malinauskaitė:

Dalykiniai laiškai paprastai rašomi ant tipografiniu būdu atspausdintų blankų, kurių viršuje būna išskirtiniu šriftu užrašytas oficialiai įregistruotas įmonės pavadinimas, greta pateikiamas sutrumpintas pavadinimas arba logotipas, trumpas įmonės veiklos apibūdinimas, kontaktinė informacija.

Patį laišką sudaro šios dalys: antraštė, laiško data, adresatas (vidinis adresatas), įžanginis kreipinys, laiško turinys, atsisveikinimas ir parašas. Be šių formalių atributų, norint parašyti verslo laišką, kuris iš tiesų padėtų jums pasiekti savo tikslus, labai svarbu tinkamas pateikimas kalbos požiūriu.

Užsienio literatūroje išskiriamos vadinamosios vidinės verslo laiško savybės, pagal kurias nusakoma kalbos kokybė. Pagal šiuos kriterijus geras laiškas užtikrina, kad informacija bus greitai suvokta ir apdorota, ir dėl to bus nedelsiant reaguojama, imamasi veiksmų.

Galima išskirti kelis pagrindinius reikalavimus verslo laiško kalbai:

Paprastumas. Bendra tendencija yra tokia, kad verslo korespondencijos kalba vis labiau artėja prie šnekamosios. Vartokite paprastą ir lengvai skaitomą kalbą. Būtina vengti sudėtingų žodžių – nereikėtų tikėtis, kad skaitytojas nuolat žvilgčios į žodyną. Verslo laiške netinka per daug oficialios, pompastiškos, teisinę kalbą primenančios frazės. Jos būtinos teisiniuose dokumentuose, tačiau nėra jokio reikalo jų vartoti kituose tekstuose, taip pat ir verslo korespondencijoje. Iš verslo laiško turite atrodyti kaip paprastai kalbantis, praktiškas žmogus. Tačiau venkite ir žargono.

Aiškumas. Kalba turi būti aiški – tokia, kad gavėjas suprastų jūsų norimą perteikti žinią iš karto ir teisingai. Neaiški, dviprasmiška kalba sukelia painiavą, o jūsų tikslas yra išvengti bet kokių nesusipratimų ir pasiekti, kad adresatas suprastų informaciją būtent taip, kaip numatėte.

Tikslumas. Laiško formuluotės turi būti kiek įmanoma tikslesnės. Tikslumas reikalauja, kad kalba būtų vartojama taisyklingai – be gramatikos, rašybos, skyrybos klaidų. Tikslus, taisyklingas laiškas visada vertinamas.

Išsamumas. Išsamus laiškas yra toks, kuriame pateikiama visa reikalinga informacija. Pavyzdžiui, siunčiant užsakymą reikėtų aiškiai ir tiksliai nurodyti visas pageidaujamas prekių savybes: kokybę, spalvą, dizainą, kiekį, taip pat pristatymo laiką bei būdą, ir kt.
Reikšmingumas. Verslo laiške pateikiama tik reikalinga, aktuali informacija. Jokių nereikšmingų, nebūtinų detalių verslo korespondencijoje neturėtų būti.

Mandagumas. Be abejo, mandagumas labai svarbus siekiant skaitytojo palankumo. Tai – gerų santykių pamatas. Norint pasiekti savo tikslų, dalykinėje korespondencijoje mandagumui tenka net svarbesnis vaidmuo nei bendraujant akis į akį. Verslo laiškuose mandagumas reiškiamas žodžiais prašau, ačiū, kitomis pagarbą rodančiomis frazėmis. Būkite nuoširdūs, taktiški, atidūs.

Greta šių bendrųjų principų specialistai pateikia įvairių konkretesnių patarimų, kaip parengti verslo laišką, kad jis būtų lengvai skaitomas ir paliktų nepriekaištingą įspūdį. Čia apžvelgsime dažniausiai pasitaikančius ir aktualiausius iš jų.

Laiško tikslas ar pagrindinis jame aptariamas klausimas pristatomas laiško pradžioje. Nepamirškite, kad gavus verslo laišką skaitytojui pirmiausia rūpi išsiaiškinti, apie ką jame kalbama, ir kodėl reikėtų skirti laiko tam laiškui perskaityti. Todėl venkite nekonkrečios pradžios – informuokite apie laiško tikslą pačiu pirmu sakiniu.

Jei siunčiate atsakymą, pirmoje laiško pastraipoje ar sakinyje nurodykite laiško, į kurį atsakote, pavadinimą ir datą. Užimti adresatai, kurie patys rašo daug laiškų, gali neprisiminti savo laiškų jums. Taip padėsite sutaupyti laiško gavėjui brangaus laiko ir kartu galėsite tikėtis greitesnio atsakymo.

Verslo laiško pastraipos turėtų būti trumpos. Visiškai priimtina bei įprasta yra ir vieno sakinio pastraipa. Verslo laiškai skaitomi kitaip nei straipsniai ar knygos – paprastai jie skaitomi greitai. Todėl yra didelė tikimybė, kad ilgos, perpildytos, apie dešimt eilučių apimančios pastraipos, kurioms perskaityti reikia didelio susikaupimo, nebus skaitomos atidžiai, arba, dar blogiau – visai nebus skaitomos. Kad adresatai galėtų jūsų laiškus perskaityti greičiau bei įsiminti svarbius faktus ir mintis, rašykite sąlyginai trumpomis – 3–8 eilučių – pastraipomis.

Suskirstykite laiško turinį aiškiais segmentais. Kiekvienai laiško minčiai skiriama atskira pastraipa. Pavyzdžiui, rašant nusiskundimo laišką dėl savo kompiuterio gedimo, pastraipos gali būti tokios:

- problemos apibūdinimas;
- ankstesni nesėkmingi taisymo darbai;
- kokios kompensacijos pageidaujate ir kodėl.

Išnagrinėkite kiekvienos pastraipos tikslą ir turinį. Jei pastraipa atlieka daugiau nei vieną funkciją, verta pagalvoti, ar nebūtų geriau ją padalyti į dvi, ir atvirkščiai.

Pastraipos pagrindinė mintis turėtų atsispindėti pirmame jos sakinyje. Pasistenkite pirmame kiekvienos pastraipos sakinyje įterpti žodį ar frazę, nurodančią dominuojančią tos pastraipos temą. Pavyzdžiui, jei rašote dėl savo kompiuterio problemų, pirmame sakinyje turėtų būti žodis „problemos“ ar frazė „mano kompiuterio problemos“. Taip skaitytojas galės lengvai susidaryti įspūdį apie kiekvienos pastraipos turinį ir paskirtį.

Jei įmanoma, suskirstykite punktais. Taip suskirstytas tekstas daug lengviau skaitomas, laiško gavėjas greičiau suvoks svarbiausias tekste dėstomas mintis.

Svarbią informaciją pateikite strategiškai palankioje vietoje. Pirmoje ir paskutinėje pastraipos eilutėse pateikiama informacija skaitoma atidžiau ir įsimenama geriausiai, o esanti ilgos pastraipos viduryje – dažnai praleidžiama ar pamirštama. Šia strategija galite naudotis tiek siekdami akcentuoti tai, kas svarbiausia, tiek norėdami, kad tam tikra informacija mažiau kristų į akis, jei turite pasakyti ką nors nemalonaus. Jei laikysitės šių patarimų, laiškas išliks sąžiningas ir išsamus.

Raskite būdų pozityviai išreikšti blogoms žinioms. Gana dažnai verslo laiškais pranešamos prastos naujienos, pavyzdžiui: sugedusi kompiuterio klaviatūra negali būti pakeista, asmuo nepriimamas į darbą. Jei nenorima, kad verslo santykiai su prastą žinią gavusiu adresatu nutrūktų, tokie dalykai turėtų būti pateikiami taktiškai.

Kiek įmanoma, venkite tokių žodžių: neįmanoma, draudžiama, nepavyko, atsisakome, atmestas, ir pan. Šalto, nedraugiško atsisakymo pavyzdys: Savo laiške jūs prašote labai daug informacijos, tad tiesiog negaliu jums padėti visiškai nesuardydamas savo darbotvarkės. Daug pozityviau, taktiškiau būtų tą pačią mintį formuluoti taip: Savo laiške jūs prašote iš tiesų nemažai informacijos, kurią labai norėčiau padėti jums gauti. Tačiau dėl savo darbų krūvio galėsiu atsakyti tik į kelis jūsų klausimus.

Susitelkite ties adresato poreikiais, tikslais ir interesais. Venkite egocentriško dėmesio tik savo interesams verslo laiške. Net jai tenka daug kalbėti apie save, pasistenkite tai pateikti taip, kad jums rūpimi dalykai sietųsi su laiško gavėjo interesais.

Netinkamas pavyzdys: Norime jums pranešti apie kainų politikos pasikeitimą, padėsiantį sutaupyti mūsų įmonei laiko ir pinigų. Į adresatą orientuotas variantas: Norime jums pranešti apie naują politiką, kuri leis mums teikti paslaugas jūsų įmonei dažniau ir išvengiant vėlavimų.

Užbaikite laišką taip, kad skaitytojui būtų aišku, ko ir kada iš jo tikitės. Verslo laiškas neturėtų baigtis vien tokiomis neįpareigojančiomis frazėmis kaip Tikiuosi greitai sulaukti iš jūsų žinių. Geriau aiškiai nurodyti veiksmą, kurį adresatas turėtų atlikti, ir pageidaujamą laiką, pavyzdžiui – Ar galėčiau tikėtis sužinoti jūsų sprendimą per savaitę?

Geras, apgalvotai parengtas dalykinis laiškas ne tik sustiprins teigiamą jūsų įmonės įvaizdį, pelnys partnerių palankumą, bet ir padės lengviau ir greičiau pasiekti tikslą kiekvienu konkrečiu atveju.

Toliau pateikiama keletas dalykinių laiškų pavyzdžių lietuvių ir anglų kalbomis.

Šaltiniai:
David A. McMurrey, „Introduction to technical communications“
„Tarptautiniai verslo laiškai“, Enterprise Europe Network (Europos verslo ir inovacijų tinklas), 2009

Parašykite savo nuomonę
arba diskutuokite anonimiškai čia
Skelbdami savo nuomonę, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Rodyti diskusiją Rodyti diskusiją

Top naujienos

Didžiųjų miestų merams palikus Liberalų sąjūdį Gentvilas žada keisti partijos pavadinimą ir lyderį (210)

Vilniaus, Klaipėdos ir ne tik šių miestų merai liberalai į rinkimus eis be partijos paramos. Kad...

Mama gavo rekomendaciją per streiką vaiko nevesti į darželį: klausimas, ar dar nereikės ir susimokėti (149)

Pirmadienį Lietuvoje prasidėjo neterminuotas švietimo darbuotojų streikas. Prie jo kasdien...

Orai: plikledis primins apie artėjančią žiemą (1)

Artėjantis savaitgalis bus žiemiškai vėsus, tačiau termometro stulpelis į minuso pusę persiris...

Nepažinta pagrindinės Vilniaus gatvės pusė: Florencijos renesanso rūmai ir kiti didingi pastatai, išdygę vietoj kopūstų lysvių (25)

Pasivaikščiojimo po Gedimino prospektą metu praeiname pro Lietuvos banko, Lietuvos pašto, prekybos...

Slaugytojas tarsi iš siaubo filmo įtariamas sąmoningai numarinęs virtinę pacientų kai nebeturėjo, ko vogti, ieškojo naujų aukų (21)

Ne vienerius metus slaugos namuose Vokietijoje dirbęs lenkų tautybės slaugytojas pražudė...

Į Kauną grįžęs Pangosas atskleidė, ko išmoko iš Šaro ir perspėjo savo naujuosius komandos draugus (14)

Buvęs Kauno „Žalgirio“ vedlys Kevinas Pangosas ketvirtadienio vakarą su „Barcelona“ ekipa...

Tritaškėmis bombomis varžovų kovingumą užgesinę „dizaineriai“ išplėšė pergalę Stambule „Budočnost“ rekordas (10)

Milano „AX Armani Olimpia“ (5-2) su dviem lietuviais ketvirtadienį įveikė vieną iš Eurolygos...

Baisias ligas ir įvairias vėžio formas sukelia tik vienas įprotis (102)

Lietuvoje rūko apie 30 proc. vyrų, tai yra labai daug palyginus su Skandinavijos šalimis arba JAV,...

Trileris Zagrebe baigėsi kroatų triumfu – ispanus įveikė per teisėjo pridėtą laiką (1)

UEFA Tautų lygos pagrindinis mačas ketvirtadienį vyko Zagrebe, kur pasaulio vicečempionai...

Stiliaus tragedija: į karališkosios šeimos puotą atvyko su permatoma suknele ir be liemenėlės (40)

Praėjusią naktį vykusios princo Charleso 70-ojo gimtadienio iškilmės neabejotinai tapo vienu...