Nors oficialiai darbo diena Lietuvoje trunka 8 valandas, pusantros valandos kiekvieną darbo dieną biuro darbuotojas praranda dėl nesugebėjimo susitvarkyti darbo vietos ir dokumentų.
© Fotolia nuotr.

Tyrimai rodo, kad ant stalo padėtas dokumentas dėmesį išblaško 5 kartus per dieną, nors greičiausiai jis visiškai nereikalingas. Laiko valdymo specialistai pastebi, kad laiko sutaupyti padėtų dokumentų skenavimas ir archyvavimas kompiuteriuose.

„Kai biuruose dirbantys specialistai skundžiasi, kad vos spėja per darbo dieną nudirbti suplanuotus darbus ar kad tenka dirbti viršvalandžius, visada siūlau įvertinti, kiek laiko jie skiria dokumentų ar informacijos paieškoms. Skaičiai glumina, nes mažuma sugeba susitvarkyti darbo vietą, reikmenis ir dokumentus taip, kad galėtų efektyviai dirbti“, – pranešime spaudai teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Ieva Iacob.

Didžiausias „laiko vagis“ yra informacijos paieškos darbo kalendoriuje, kuriame žmonės dažnai užsirašo ne tik einamuosius dalykus, bet ir ilgalaikę informaciją. Dėl to vėliau dienynai saugomi ne vienerius metus, kad atsiradus poreikiui būtų galima ieškoti reikalingų užrašų.

„Darbo kalendoriaus lapus reikia išplėšti pasibaigus darbo savaitei, kad paskui nebūtų pagundos jo pasilikti ir praleisti valandų valandas ieškant vieno sakinio, kurį užsirašėte prieš kelis metus.

Jeigu kalendoriuje užsirašėte svarbią informaciją, ją prieš išmesdami lapus nuskenuokite ar persirašykite į kompiuterį. Taip informacijos paieška taps gerokai efektyvesnė. Darbo susitikimo metu gautą pašnekovo vizitinę kortelę taip pat reikėtų nuskenuoti ir elektroninėje jos versijoje pasižymėti svarbius komentarus“, – teigia konsultantė.

Pasak jos, didelę dalį laiko atima ir nereikalingų, saugoti nebūtinų dokumentų stirtos. 80 proc. ant stalo, stalčiuose ir lentynėlėse esančių dokumentų panaudojami tik vieną kartą, tačiau ir jie apsunkina reikalingų dokumentų paieškas arba tiesiog blaško dėmesį.

„Pastebėta, kad žmonės paėmę popieriaus lapą pirmiau skaito ne atspausdintą tekstą, bet ranka parašytas pastabas. Jeigu asmeninės pastabos yra vertingos ir ateityje gali turėti naudos, tą popieriaus lapą nuskenuokite ir išsaugokite kompiuteryje. Lygiai taip pat vertėtų elgtis ir su kitais dokumentais, nes vėliau jų ieškodami užtruksite mažiau laiko. Ypač jei byla turės informatyvų pavadinimą ir bus tvarkingai padėta į tinkamą vietą archyvo aplanke“, – pastebi I. Iacob.

Dokumentų valdymo sistemose galima kaupti įvairių tipų dokumentus – sąskaitas, paslaugų teikimo aktus ir panašius dokumentus, todėl viską, ką įmanoma, derėtų skaitmenizuoti. Anot laiko valdymo ekspertės, segtuvai ir lentynėlės yra šiukšlių dėžės, kuriose kaupiasi vėliau nenaudojami daiktai.

Juos tvarkantis patartina remtis taisykle: „Jeigu nesugebu išvardinti, kokie dokumentai yra segtuve ar stalčiuke, reiškia man jų nereikia, galiu tiesiog išmesti“.

Tiesa, nuskenuotus dokumentus išsaugant kompiuterio archyvuose ar serveriuose, reikėtų pasirūpinti, kad juose taip pat būtų tvarka. Pirmiausia, visus dokumentus, senesnius nei 2013 metų, reikėtų suarchyvuoti į vieną aplanką, o 2014 ir 2015 metų dokumentus laikyti skirtinguose aplankuose, nes jie yra aktualesni.

Taip pat reikėtų atidžiai peržiūrėti, kad vienas dokumentas turėtų vieną versiją. „Laiko vagis“ gajausias ten, kur reikia aiškintis, kuri dokumento versija yra naujausia.

Griežtai draudžiama DELFI paskelbtą informaciją panaudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur arba platinti mūsų medžiagą kuriuo nors pavidalu be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti DELFI kaip šaltinį.
Parašykite savo nuomonę
arba diskutuokite anonimiškai čia
Skelbdami savo nuomonę, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Rodyti diskusiją Rodyti diskusiją
Naujienų prenumerata

Top naujienos

Valstybinė propaganda ar viduramžių diskusijos – gydytojai patys neperka to, kas siūloma pacientams (18)

Bendrosios praktikos ir gydytojų specialistų nuomonės tyrimas atskleidė, kad didžioji dalis jų...

Reidas Vilniuje: naktimis didžiuliais greičiais važinėja ir „klevo lapai“, ir merginos (87)

Įprastinis Kelių policijos reidas Vilniuje vėlų penktadienio vakarą prasidėjo vairuotojų...

Muziejų Lietuvai dovanojantis V. Butkus: puikuotis prabanga ir mokėti darbuotojams minimumą yra neetiška Iš konferencijos „Lūžio taškas 2017” (136)

Jis nesipuikuoja savo turtais, nesišvaisto pinigais, nesivaiko visuomenės dėmesio. Tačiau...

I. Makaraitytė. Traumuotiems lietuviams iš „priklausomos Lietuvos“ reikia Holokausto su gėlytėmis (397)

Jos motina meldėsi, kol laukėsi jos, kad ji gimtų žydrom akim ir šviesiais plaukais. Kad jei vėl...

Smūgis S. Skverneliui: populiarumu jį lenkia ne tik D. Grybauskaitė (315)

Kauno meras Visvaldas Matijošaitis tapo antru populiariausiu politiku šalyje, aplenkęs premjerą...

Boksininkas E. Kavaliauskas iškovojo NAFB čempiono diržą (10)

Penktadienį Tuksone (JAV) vykusio profesionalaus bokso vakare Egidijus Kavaliauskas nugalėjo...

Ar naudojimasis nešiojamuoju kompiuteriu gali pakenkti vaisingumui? (14)

Naudojantis nešiojamuoju kompiuteriu taip, kaip numato jo angliškas pavadinimas „laptop“ –...

Tyrimas atskleidė keistą šiuolaikiškų automobilių savininkų savybę (1)

Prieš penkiasdešimt metų prabangių ir ekonominės klasės automobilių technologiniai skirtumai...

Jaunesnioji K. Kardashian sesuo Kylie laukiasi pirmagimio (7)

Neseniai su reperiu Tyga išsiskyrusi realybės šou žvaigždė Kylie Jenner laukiasi vaikelio....

Lyg namie Londone žaidęs „Žalgiris“ sutriuškino Lenkijos vicečempionus (50)

Itin šiltai Didžiosios Britanijos sostinėje lietuvių sutiktas Kauno „Žalgiris“ gerbėjams...