Apskritai, iš kur ir kaip atsiranda nepasiekiami deadlinai ir kodėl mes nuolat nespėjame atlikti darbų laiku? Beje, jei jūs esate vienas iš tų šaunuolių, kuris VISKĄ atlieka LAIKU, galite toliau neskaityti, nebent norite sužinoti, kokioje agonijoje kankinasi tie, kurie NIEKO NESPĖJA.
Atsakymui į pirmąjį klausimą turime kelias teorijas. Ir labai rimtas. O kiekvienai teorijai turime ir po sprendimą.
1. Norėdami įtikti kitiems (arba dar blogiau – visiems) ir pasirodyti paslaugiais greituoliais, patys pasiūlome tokius deadlinus, kurie, realiai pasvarsčius, yra sunkiai pasiekiami.
Sprendimas: žinokite ir nenutolkite nuo savo tiesioginių pareigų ir funkcijų, bei kasdieninių užduočių, todėl prieš pasakydami užduoties deadliną, apsvarstykite, ar tai: užduotis jums, ar ji yra prioritetinė, kiek iš tikro prireiks laiko jai atlikti, nepriklausomai nuo užsakovo verkšlenimų lygio ir drąsiai pasakykite realų deadliną. Nebijokite įvardinti tikrąjį deadliną, nes tai užtikrins tvarkingą tolimesnį užduoties vykdymą. Kad ir kaip banaliai skamba, visiems geras nebūsi.
2. Bijome arba nemokame pasakyti „NE“, todėl prisiimame VISAS pateiktas užduotis, neatsižvelgdami į jau turimą darbų ir užduočių kiekį ir jiems nustatytus terminus.
Sprendimas: ir vėl keliame tą patį klausimą – ar pateikiama užduotis tikrai skirta jums? Taip? Jūs užverstas nenormaliu kiekiu užduočių, o kiti švilpauja atsipūtę, neturėdami ką veikti? Deleguokite užduotį kitiems. Jei tokių laisvų „kitų“ nėra, perkalbėkite su užduoties teikėju, kokie dar galimi sprendimai, nes jūs šiuo metu turite x užduočių, kurioms atlikti prireiks x laiko. Dalinkitės atsakomybe.
3. Nemokame susidėlioti prioritetų, todėl iššvaistome daugybę laiko nevertiems nei menkiausio dėmesio reikalams, o rimtos užduotys kaip lokomotyvas tiesiog pervažiuoja visus mūsų lūkesčius ir liekame prie neatliktų darbų krūvos su dideliu galvos skausmu.
Sprendimas: planuokite savo veiklą, susidarykite darbų planus: stambius – mėnesinius, smulkesnius – savaitinius, detalius – savaitinius. Užduotis dėliokite pagal svarbumo lygį. Kai žinosite, ką turite atlikti ne tik šiandien ar rytoj, bet ir kitą savaitę, bus lengviau dėliotis papildomas užduotis, netikėtai atsiradusius darbus, planuotis ateitį ir pan. Planavimui gali padėti specialios programėlės ar darbo kalendoriai, kaip kam patogiau. Planavimas nėra toks nuobodus dalykas, kaip gali iš pradžių pasirodyti, o pripratus prie jo, pajusite palengvėjimą.
4. Neįvertiname užduoties sudėtingumo, todėl pasiūlome arba sutinkame su gerokai gerokai, tiesiog gėdingai per trumpu terminu.
Sprendimas: kartais neturime laiko arba noro ne tik užduočiai atlikti, bet ir įsigilinti į ją, todėl vėliau tenka gailėtis, kad pasakėme per trumpą terminą. Todėl tinkamai pradėkite nuo pačios pradžios, įsigilinkite į klausimą, užduotį, įvertinkite, kokių laiko ir kitų sąnaudų reikės atlikti šiai užduočiai.
5. Prisiimame ne savo srities (kai neturim net menkiausio supratimo, apie ką kalbama) užduotis, todėl ilgiausiai užtrunkame, kol išsiaiškiname reikalo esmę, kol surandame sprendimą ir kol įvykdome užduotį.
Sprendimas: ne jūsų sritis? Nukreipkite į tą žmogų, kuris išmano šitą reikalą. Negaiškite laiko užsiimdami ne jūsų srities reikalais. Tačiau, jei tai jūsų sritis, tik jūs neturite patirties ir nesate susidūrę su konkrečia situacija, nieko nepadarysi – teks pasigilinti. Šių laiko darbo rinka yra kaip niekad dinamiška, todėl vis dažniau tenka susidurti su naujomis problemomis ir situacijomis, o kompleksinis problemų sprendimas, kritinis mąstymas ir kūrybiškumas yra vienos iš svarbiausių darbuotojų savybių.
6. Kartais deadliną tenka priimti kaip faktą nuleistą iš viršaus.
Sprendimas: vykdykite.
