Gera žinia ta, kad ir namuose galima dirbti efektyviai ir netgi produktyviau nei biure išnaudoti savo laiką ir išteklius. Tam gali padėti įvairios strategijos ir triukai. Koks pagrindinis tikslas? Atlikti visus būtinus darbus neskriaudžiant savęs, kitaip tariant, nekenkiant savo gerovei ir nesužlugdant darbo ir gyvenimo pusiausvyros. Straipsnio autoriai įvardijo devynis mokslu grįstus ir ekspertų rekomenduojamus produktyvumo kontrolės principus.
Įsirenkite patogią darbo vietą
„Paper Giant“ užsakymu atliktas tyrimas atskleidė, kad net 49 proc. darbuotojų mano, kad namuose jiems reikalinga darbui tinkamesnė erdvė. Kiek daugiau nei trečdalis (34 proc.) apklaustųjų konstatavo, jog dirbti iš namų ne taip patogu kaip iš biuro. Sprendimas? Neapsikrauti darbo stalo popieriais, o įsirengti optimaliai patogią darbo vietą. Žinoma, labai svarbu tinkamas darbo stalas ir kėdė.
Neseniai leidinyje „Journal of Neuroscience“ skelbti vieno tyrimo rezultatai parodė, kad netvarka riboja smegenų gebėjimą teisingai apdoroti informaciją. Taigi, jeigu norite pradėti dirbti produktyviai, pirmiausia susitvarkykite aplinką.
Pirmiausia savo biuro erdvę namuose suskirstykite zonomis – būtina atskirti kanceliarinių reikmenų, po ranka būtinos informacijos ir ilgalaikių projektų zonas. Ant kiekvieno projekto aplanko pravartu pažymėti datą, iki kada jis turi būti baigtas, taip nepasimesite ir galėsite aiškiau dėliotis prioritetus. Tada susitvarkykite darbo stalą – ant jo turėtų likti tik kasdieniam darbui būtini daiktai ir nieko daugiau.
Ne mažiau svarbus dalykas – spalvos. Spalvos tiesiog būtinos ir gyvybiškai reikalingos. Ar tai būtų įkvepiantis spalvotas paveikslas ar plakatas ant sienos, galbūt ekrano užsklanda ar netgi puodelis kavai. Spalvos turi didžiulę įtaką nuotaikai: mokslininkai jau senokai įrodė, kad žali ir mėlyni atspalviai veiksmingai didina produktyvumą, taigi rinkitės vandenyno vaizdelį ar medžius (be to, Vašingtono valstijos universiteto mokslininkai akcentuoja, kad augalų motyvai produktyvumui prideda dar papildomos naudos).
Viena užduotis vienu metu
Kad ir nemaloni, bet vienintelė tiesa ta, kad tikrai ne visi gebame vienu metu kokybiškai atlikti kelis darbus. Tiesą sakant, tokie gebėjimai būdingi viso labo tik 2 proc. visų Žemės gyventojų, tvirtina Jutos universiteto profesorius Davidas Strayeris, kognityvinių reikalų ekspertas. Bėda ta, kad, nuolat šokinėdami nuo vienos užduoties prie kitos, nuo vieno darbo prie kito, nė vieno iš jų neatliekame kokybiškai. Užuot padarę daugiau, paprasčiausiai perkrauname savo smegenis nuolatiniu skubėjimu, blaškymusi, neretai tokius visur viską suspėti bandančius žmones ištinka perdegimas. Patarimas: geriau padarykite mažiau, bet kokybiškai, o ne daugiau, bet ne iki galo. Prie tokių neišbaigtų darbų neretai tenka sugrįžti vėl ir vėl, taisant padarytas klaidas.
„Kažkodėl gajus mitas, kad gebėjimas vienu metu daryti milijoną darbų yra labai vertingas įgūdis, esą, tokie žmonės labai produktyvūs ir tikri svajonių darbuotojai. Tiesą sakant, didesnės nesąmonės negali būti“, – sako verslo mokymų ekspertas ir knygos „The Success Rebellion“ autorius Ryanas Jacksonas.
Rytojų planuokite jau šįvakar
„Paper Giant“ užsakytas tyrimas atskleidė, kad 44 proc. darbuotojų mano, kad dabar svarbiausia rasti būdų, kaip save motyvuoti ne biuro aplinkoje. Vienas iš veiksmingiausių būdų tai padaryti yra susidaryti darbų, kuriuos privalome kitą dieną atlikti pirmiausia, sąrašą, o tinkamiausias metas tai padaryti – dar vakare.
Kol dar nebaigėte dienos darbų ir nepersijungėte į poilsio režimą, paskutines dešimt darbo dienos minučių skirkite įsivertinti, ką būtina atlikti rytoj. Ekspertai sako, kad svarbiausia rytojaus darbų sąrašo neperkrauti, jis turėtų ne bauginti, o įkvėpti. Kaip sako personalo vadovas iš „Workduman“ Niamhas Grahamas, puikus būdas tai padaryti – „skubu-svarbu matrica“.
„Šis metodas dar žinomas kaip Eisenhowerio (buvusio JAV prezidento, ištobulinusio darbų planavimo sistemą) matrica, tai tiesiog puikus būdas, padėsiantis prioritetine tvarka susigrupuoti užduotis, ypač dirbant iš namų. Ši matrica padeda veiksmingai remiantis skubos ir svarbos kriterijais padalinti užduotis į keturis kvadratus“, – paaiškina N. Grahamas ir priduria, kad toks metodas padeda išsigryninti, kurie darbai reikalauja būti daromi nedelsiant, kurios galima deleguoti, o kurie galbūt palauks geresnių laikų.
Pasidarykite sąrašą dalykų, kurių nevalia daryti
Kadangi tau turite sąrašą darbų, kuriuos turite atlikti, norėdami būti iš tikrųjų produktyvūs, privalote pasidaryti dar vieną sąrašą – dalykų, kurių daryti nevertėtų. Pastarasis sąrašas turėtų tapti kiekvienos darbovietės tradicija, padedanti identifikuoti ir išvengti visų laiką gaišinančių dalykų, stojančių skersai kelio siekiant svarbių kasdieninių tikslų – pradedant naršymu socialiniuose tinkluose ir kačiukų video bei baigiant nuklydimais į virtuvę darbo metu suplauti krūvą indų.
„Kadangi grėsmės, jog viršininkas sučiuops švaistant laiką kaip ir nėra, net ir labiausiai disciplinuoti darbuotojai kartais pasiduoda laiko švaistymo pagundoms. Sudarę draudžiamų veiklų sąrašą, labai aiškiai sau įsivardysite, ko vengti, o išvengę daugiau laiko skirsite tiesioginiam darbui, tad neteks dirbti viršvalandžių“, – argumentuoja R. Jacksonas.
Tam, kad tai padaryti būtų lengviau, vertėtų išbandyti tokias programėles kaip „RescueTime“, „LeechBlock“ ar „SelfControl“, kuriuos padėtų konkrečiu metu blokuoti prieigą prie pasirinktų svetainių internete.
Išnaudokite savo darbingiausią laiką
Kiekvienas iš mūsų turi savo metą, kai gali nuversti kalnus – paros laiką, kai visi darbai klojasi tarsi sviestu patepta. Pavyzdžiui, vieni patys darbingiausi ankstyvais rytais, kitiems darbams palankiausias pavakarys ar net vakaras. Kai išsiaiškinsite, koks paros metas yra būtent jūsų, tame laiko lange bent devyniasdešimt minučių paskirkite darbui, tiksliau – užduotims, kurioms reikia didžiausio susikaupimo ir aštriausio proto.
„Sunkiausioms užduotims reikalingas susitelkimas, susikaupimas. Tai gyvybiškai svarbu, nes kitu atveju prigausite save besirūpinant antraeiliais dalykais ir taip niekada nepasieksite progreso didesniuose projektuose. Paskyrę pastariesiems konkretų laiką, užsitikrinsite, kad dienotvarkėje įsivyraus nuoseklumas, o tuo metu, kai esate produktyviausias, nebus pašalinių dirgiklių, tad tikrai galėsite nuversti kalnus“, – pataria sertifikuotas produktyvumo mokytojas Davidas Grieve‘as.
Pareto ir Pomodoro prioritetai
Ekonomisto iš Italijos Vilfredo Pareto garbei pavadintas Pareto principas (dar žinomas kaip 80-20 taisyklė) byloja apie tai, kad 80 proc. jūsų pasiekiamų rezultatų priklauso nuo jūsų veiksmų ir atvirkščiai. Kitaip tariant, jeigu norite dirbti produktyviau, privalote įsivardyti tuos 20 proc. savo darbo, lemiančio 80 proc. galutinio rezultato, ir juos prioretizuoti.
Kitas dalykas: būtina maksimaliai išnaudoti minutes, praleidžiamas dirbant su tais 20 proc. Tai žinoma kaip Pomodoro (liet. pomidoro) technika – pagrindinis principas yra 25 minutes visą savo dėmesį skirti vienai užduočiai. Tada penkių minučių pertrauka ir vėl 25 minutės kitam darbui.
„Svarbu tai, kad mūsų koncentraciją lemia psichologinis užsispyrimas. Pomorodo ir Pareto – du metodai, padedantys veiksmingai valdyti savo laiką“, – konstatuoja D. Grieve‘as.
Ilsėkitės kaip profesionalai
Jeigu neieškote priežasties būti atleistas iš darbo, biure snausti pokaičio tikrai nėra būdas įsiteikti viršininkui. O dirbant iš namų popiečio miegas gali būti netgi naudingas. Paslaptis ta, kad vos dvidešimt minučių miego dieną gali veiksmingai perkrauti visą sistemą – pagerinti atmintį, kognityvinius gebėjimus, paskatinti kūrybiškumą.
Nustatę sau dvidešimties minučių pokaičio miego ribą, iš tokio trumpo poilsio gausite visą įmanomą naudą, tačiau nepanirsite į gilesnį miegą, iš kurio pabudę sunkiai orientuotumėtės aplinkoje ir jaustumėtės tarsi trenkti šlapiu maišu. Norėdami maksimalizuoti savo energiją, prieš pat popiečio poilsį išgerkite puodelį kavos. Mokslininkai nustatė, kad kofeino fiziologinis poveikis pasireiškia maždaug po dvidešimties minučių, taigi pabudę iš miego būsite pačios geriausios įmanomos formos.
Renkitės kaip profesionalai
Kai dirbate iš namų, iš esmės tarsi nėra skirtumo, kaip būsite apsirengę – netgi nesvarbu, ar per vaizdo konferenciją žemiau juostos esate vien su apatiniais. Visgi skirtumas yra, ir dar koks. Apranga tiesiogiai susijusi su produktyvumu. Pasiruošimo naujai darbo dienai ritualas, įskaitant ir drabužių pasirinkimą, siunčia žinutę mūsų smegenims, jog metas kibti į atlapus darbams. Tinkama apranga ne tik verčia pasitempti, bet ir suteikia daugiau psichologinių jėgų.
O dabar... darbas baigtas
Elitiniai sportininkai puikiai žino, kad, jeigu norime pasiekti optimalių rezultatų, mokėjimas laiku (nors ir nenoromis) sau pasakyti „stop“ yra ne mažiau svarbus nei treniruotės. Tad ir mums būtų labai pravartu to išmokti. Dirbant iš namų labai paprasta pamiršti, kad egzistuoja toks dalykas kaip darbo valandos, darbai gali užsitempti iki vakaro – o tai kenkia tiek asmeniniam gyvenimui, tiek motyvacijai dirbti kitą dieną. („Paper Giant“ apklausa padėjo nustatyti, kad dauguma darbuotojų pradeda justi, kaip darbas po truputį okupuoja jų gyvenimą namuose).
„Persidirbimas neretai kelia didžiulį stresą, gresia pervargimas ir perdegimas, o tai ne tik žudo produktyvumą, bet ir kenkia žmogaus psichologinei būklei ir gerovei. Taigi, ekspertai primygtinai rekomenduoja darbą baigti griežtai tą minutę, kada jis ir turi baigtis pagal grafiką – padaryti tai bet kokia kaina“, – teigia N. Grahamas. Jeigu šiuo klausimu kyla nesklandumų, susitarkite su kolega, draugu ar net vadovu, kad skambučiu oficialiai užbaigtų darbo dieną. Toks ryžtingas „stop“ ne tik padės užtikrinti, kad kitą rytą su didesniu užsidegimu kibsite į darbus, bet ir dirbsite produktyviau, nes būsite pailsėję.
